Понятие конфиденциального документооборота

 

Наиболее полно отобразить документооборот можно с помощью маршрутных (маршрутно-технологических) схем, графиков, блок-схем.

При построении маршрутных схем и оперограмм необходимо детально изучить технологию выполнения каждого вида работы, при этом следует определить, с чего данная работа начинается (что служит основанием для ее начала), из чего она состоит, на какие этапы подразделяется, чем завершается выполнение работы, какую форму принимает конечный ее результат, как фиксируется ее окончание либо наступление нового цикла ее выполнения.

Схема – графическое представление последовательности решения задачи, в котором используются символы для отображения операций, данных, потоков документов и др.

Блок-схема – разновидность схем, описывающих алгоритмы или процессы, в которых отдельные шаги (звенья процесса) изображаются в виде блоков различной формы, соединенных между собой стрелками. Пример блок схем представлен на рисунке 3

 

Рисунок 3 – Блок схемы

 

Для создания блок-схем используются различные программные средства, например, MS Visio. Но блок-схему можно  нарисовать даже в MS Word, для этого  нужно использовать фигуры, изображающие элементы блок-схем.

.

2.3 Рекомендации по оптимизации входящих конфиденциальных документов

 

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства. Совершенствование приема входящих документов (конфиденциальных) играет огромную роль  в современной организации. Эта система приема должна оптимизироваться за счет специалистов по документообороту.

Экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров следует  рассматривать во взаимосвязи с  повышением качественного содержания информации. Цель оптимизации (проектирования) документооборота — приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Оптимизация документооборота включает два крупных направления:

– повышение качественного содержания информации (привязка к центрам ответственности; оптимальный набор и содержание показателей; высокое качество норм и нормативов; наличие информации об отклонениях);

– повышение экономичности документооборота и удобства для менеджеров (ликвидация дублирования информации, оптимизация маршрутов движения; совмещение первичного учета для бухгалтерии и оперативного управления и др.; приведение названий документов в соответствие с содержанием).

Повышение экономичности  документооборота и удобства для  менеджеров следует рассматривать  во взаимосвязи с первым направлением, то есть экономичность документооборота не всегда связана с его сокращением. Потеря части информации может привести к отрицательному эффекту в целом для организации.

Рассмотрим вариант  сокращения документооборота при условии  сохранения его информационной емкости.

Итак, цель оптимизации (проектирования) документооборота –приведение его в соответствие с потребностями управления с одновременным снижением затрат на его ведение.

Процедура оптимизации (проектирования) документооборота включает следующие шаги:

– предпроектное обследование или описание организации;

– детальное описание существующего документооборота;

– анализ качественного содержания информации;

– оптимизация документооборота;

– создание стандартов (инструкций);

Задачами первого шага — описание организауции — являются определение потребностей менеджмента и выявление влияния факторов. Потребности менеджмента выявляются на основе изучения функций, заложенных в должностных инструкциях, и описания групп управленческих решений, принимаемых на разных уровнях управления. Для критического анализа можно использовать существующую внутрипроизводственную отчетность. Работы рекомендуется проводить параллельно с анализом качественного содержания информации.

При построении документооборота, как и при создании организационных структур управленческого учета, работы начинаются с изучения влияния таких факторов, как: особенности технологии, состав продукции, организация производства и управления предприятием и его структурными подразделениями, бизнес-процессы, материальные потоки. Организация документооборота во многом зависит от наличия в организационных структурах управления центров ответственности; развития механизма внутрифирменного предпринимательства; наличия управления по отклонениям; компетентности менеджмента и использовании им прогрессивных методов принятия решений; наличия персональных компьютеров, информационных сетей и др.

В ходе предпроектных  работ, в частности, нужна большая  детализация в части описания центров создания (преобразования, использования) информации и их персонифицированных взаимосвязей (учетных точек); описанию документов и существующих документопотоков.

Разработка систем документооборота под цели управления и психологию менеджмента, безусловно, с учетом технологических и организационных особенностей предприятия, должна начинаться без привязки к конкретному программному продукту. Вначале нужно создать идеологию, и только затем искать под нее программный продукт.

При проведении работ  по оптимизации документооборота воспользуйтесь советами, полученными в результате анализа практики ошибок: своевременно ставьте ограничения — «не объять необъятного»; выясните, составляет ли документ тот же работник, что и подписывает, или есть реальные невидимые исполнители; в ситуациях, когда начальник цеха подписывает накладную на передачу полуфабриката в следующий цех, определитесь, сколько раз вы опишите движение документа: один раз от цеха к цеху, или проследите весь путь. При этом должен быть идентичный принцип записей по всем подразделениям организации.

При проведении работ  должно соблюдаться обязательное условие: описание документов необходимо представлять в единообразной форме по всем подразделениям организации.

Локальные и общие  схемы документооборота. После описания документов можно переходить к построению схем. Они способствуют ответу, например, на вопрос — сколь труден путь рядового документа в четырех экземплярах в отличие от самой производственной операции. Анализ схемы движения документа заставляет задуматься о целесообразности итоговых маршрутов.

2.5 Использование системы автоматизации  документооборота «Дело» для  оптимизации входящих конфиденциальных  документов

 

Система поддерживает полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации  до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в себя 2 продукта:

– «ДЕЛО–Предприятие» – многопользовательская сетевая версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

– «ДЕЛО–Секретарь» – полнофункциональная однопользовательская версия, которая поставляется с СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

Предназначена для автоматизации  делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».

Система «Дело» настраивается  в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную  структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

Руководители могут  вводить поручения и автоматически  рассылать их исполнителям, делегируя  полномочия по контролю специально выделенным должностным лицам или отделам  контроля. Система поддерживает работу с любым количеством поручений  по документу, каждое из которых имеет своих фигурантов (авторов, контролеров и исполнителей). Таким образом, всем заинтересованным должностным лицам предоставляются эффективные инструменты для удобства контроля и исполнения документов.

После ввода поручений  документы автоматически пересылаются исполнителям в их рабочие кабинеты в системе «ДЕЛО». Получившее документ должностное лицо может либо само исполнить его и ввести в систему соответствующий отчет, либо своей резолюцией направить документ далее – исполнителям более низкого уровня.

Для контрольных документов, по которым введено поручение, автоматически  отслеживаются сроки исполнения, особо выделяются контролируемые документы  и документы с истекшими сроками  исполнения. Система автоматически  информирует пользователя о нарушении срока рассмотрения или исполнения документов и позволяет получать сводки об исполнении контрольных документов. Контроль также может осуществляться путем поиска документов по реквизитам контрольных поручений.

Снятие с контроля происходит после получения итогового отчета от исполнителя. Когда поручение снято с контроля, сведения о нем автоматически удаляются из всех рабочих кабинетов системы.

Система предоставляет  пользователю «виртуальное рабочее  место» – его личный кабинет, предоставляющий  удобные средства для работы с документами: выдачи, контроля и исполнения поручений, визирования и подписания проектов и др.

Кабинет представляет собой  набор папок, в которые группируются документы, поступившие на имя должностного лица: присланные на визирование или подписание, ожидающие вынесения резолюции, подлежащие контролю, принятые к исполнению и т.д.

Распределение по папкам кабинета позволяет упорядочить  большое количество документов, находящихся  в текущей работе.

Папки кабинета:

– «Поступившие»;

– «На исполнении»;

– «На контроле»;

– «У руководства»;

– «На рассмотрении»;

– «В дело»;

– «Управление проектами документов»;

– «На визировании»;

– «На подписи»;

В системе предусмотрены  развитые средства информирования владельца  кабинета о поступлении в папки  новых документов или изменении их статуса.

Благодаря понятному  и максимально приближенному  к реальным задачам пользователя интерфейсу можно предельно просто определить, с какими документами  работает должностное лицо и на какой  стадии исполнения они находятся. Как интерфейс, так и набор доступных функций могут настраиваться индивидуально для каждого пользователя системы.

Наличие собственных  «рабочих мест» сотрудников позволяет  удобно организовать совместную работу с документами большого числа  должностных лиц. Кроме того, кабинет является также одним из эффективных средств обеспечения безопасности конфиденциальной информации, благодаря возможности ограничения прав пользователей на доступ к нему.

Инструментарий кабинета и принципы работы в нем полностью  учитывают принятые делопроизводственные технологии, а также традиционное распределение обязанностей и «ролей» участников документооборота. В частности, у руководителей и других ответственных должностных лиц есть возможность передать часть своих полномочий помощникам или секретариату – например, функций выдачи поручений, контроля за их исполнением и др. (также, как это зачастую имеет место в действительности).

Современный уровень  развития управленческих связей и средств  коммуникации ведет к постоянному  увеличению объема служебной переписки. В крупных организациях со значительным документооборотом для ее обработки специально создаются отдельные подразделения – экспедиции. В связи с этим важным условием создания эффективной системы документооборота является автоматизация функций приема-отправки входящих и исходящих документов, причем как в электронной, так и в бумажной форме.

Для облегчения обработки  документов, передаваемых по электронной  почте, система «ДЕЛО» поддерживает  работу с MAPI-совместимыми почтовыми  программами, в т.ч. с MS Outlook. Пользователю предоставляются следующие возможности:

– прием и отправка документов по электронной почте из интерфейса системы;

– автоматизированная регистрация поступивших документов;

– подписание отправляемого сообщения  ЭЦП;