Понятие конфиденциального документооборота

Документы, адресованные руководству организации, а также  документы, в которых в качестве адресатов не указаны конкретные лица или структурные подразделения, предварительно рассматриваются в службе делопроизводства.   Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям[3].

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам. Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в РКФ вносится содержание резолюции.

Подлинник документа, который  исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный  исполнитель, остальным исполнителям передаются копии. Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение. Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю.

1.4 Обоснования направления исследования

 

Так как большинство  организации на сегодняшний день имеют традиционную обработку входящих документов (а именно ручную), поступающих  в огромном количестве, появляется необходимость в оптимизации процедуры входящих документов.

Для этого целесообразно  использовать журналы учета входящих конфиденциальных документов, а точнее перейти на электронный документооборот  с использованием системы «Дело».

Обработку исполненных  и отправляемых документов предпочтительнее централизовать в единой экспедиции организации. 
Экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Она осуществляется в соответствие с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи и должна проводиться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня. Рассмотрим подробнее оптимизацию документооборота организации.

При этом, проводя анализ документооборота, в качестве объекта исследования можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Однако основополагающим объектом исследования и совершенствования можно назвать документопоток.

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой и др.

В каждой организации можно выделить следующие потоки документов:

• поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
• потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
• поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом;

При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура  снимает много проблем при  смене менеджеров подразделений  и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений. Любая деятельность организации отражается в документах, и, чтобы улучшить качество рабочих бизнес-процессов, необходимо улучшить документооборот, то есть оптимизировать его. Под оптимизацией документооборота понимается комплекс мер организационного, технического, программно-технического и оргпроектного характера, выполняемых организацией.

  1.5 Выводы по главе

 

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным  количеством документов  при сохранении полноты и достоверности информации, применительно к организации документооборота  пользователи должны получить все необходимые документы, но только те, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.  При помощи оптимизации все  входящие документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в журнале регистрации документов с грифом «КТ» При значительном объеме документов могут быть заведены журналы отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов предприятия, содержащих гриф «КТ». Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются[4].

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2  КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ГБОУ

 

2.1 Деятельность  центра

 

ГБОУ  ДОД «Краевой центр экологии, туризма и краеведения» - ведущее учреждение Ставропольского края, являющееся научно-методическим центром, координирующим деятельность образовательных учреждений края в области экологического воспитания и образования, туристско-краеведческой работы. Работает в качестве турагента, предлагая своим клиентам не только внутри российские, но и международные маршруты. Занимаясь при этом исключительно выездным туризмом. Хотя и имеет сертификат туроператора.

Как и многие турагенты, центр может одновременно работать с несколькими туроператорами. От них стекает информация о различных  турах, из которых они подбирают  клиенту нужный и наиболее доступный  по цене.

На сегодняшний момент фирма работает с 50 туроператорами, но для того, что бы начать с ними работать нужно, заключить договор, к котором четко расписаны права и обязанности каждой стороны. Каждая из этих фирм работает по определенному направлению, многие из них организовывают туры, как по России, так и по зарубежью. Документационное оформление сделки является одним из важнейших этапов оказания туруслуг, т.к. от этого зависит качество оказанных услуг.

ГБОУ  ДОД «Краевой центр экологии, туризма и краеведения» использует определённый ряд документов. Важным документом, регламентирующим отношения центра и клиента, является договор на туристское обслуживание. Договор является также основным документом при удовлетворении исков и претензий туриста к организатору путешествия.

Заявка туриста (группы туристов) на бронирование тура, оформляется на специальном бланке. Она содержит сведения о намерении приобрести те или иные услуги .

Менеджеры турфирмы центра могут произвести бронирование тремя  способами: по факсу, по e-mail или используя систему online-бронирования. При бронировании по факсу или e-mail менеджеры турфирмы заполняют форму заявки, разработанную туроператором и отправляют её по имеющемуся адресу. При бронировании в режиме online все необходимые данные вносятся непосредственно в систему online-бронирования туроператора, что упрощает работу[1].

2.2  Тематический  анализ  по  оптимизации  и  приему  входящих

конфиденциальных документов в  ГБОУ

 

Одной из основных характеристик  документооборота является маршрут  документов.

Маршрут - это путь, по которому проходит документ или комплекс взаимосвязанных документов при решении определенной задачи или реализации определенного административного или бизнес-процесса.

Точками на этом пути являются инстанции, через которые проходит документ (документы), то есть рабочие места, на которых совершаются операции с документом, поэтому главная задача в организации документооборота - обеспечить оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому маршруту с наименьшими затратами времени, при этом должны быть исключены повторные операции, возвратные движения документа, не обусловленные деловой необходимостью.

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Загромождение документооборота, его нерациональность можно увидеть, проведя анализ по темам. Проанализируем, например, входы и выходы материального потока в подразделении (движение полуфабрикатов, готовой продукции). Может оказаться, что торжественный факт перехода контейнера с обработанным сырьем из цеха в цех будет сопровождаться фейерверком записей в первичных документах, журналах, сводках и отчетах. Значительное дублирование встречается и при передаче полуфабрикатов в пределах одного цеха[5].

Для выработки решения  о сокращении записей рекомендуется проводить реквизитный анализ в табличной или графической форме. Он формально показывает дублирование показателей в документах. Анализ локальных схем, дополненный выяснением конкретного назначения документа, сводки или записи в учетном регистре (управленческое решение и т.д.) помогут выявить дублирование документов или реквизитов по существу. В результате принимается решение о сокращении или преобразовании документов с учетом технической оснащенности цехов и возможностей АСУ[2].

Также могут быть даны рекомендации по объединению журналов. При оптимизации документооборота следует привести названия документов в соответствие с их содержанием. На первый взгляд незначительная процедура снимает много проблем при смене менеджеров подразделений и для организации внутреннего аудита со стороны внешних к проверяемому цеху подразделений. Наглядное представление об излишних функциях дают функциограммы, они также способствуют преобразованиям.

Завершает работы по проектированию создание стандартов документооборота и формирование внутренней отчетности. По каждой теме (или документу) разрабатываются формы отчетности (документа); инструкции по заполнению формы (целевое использование с учетом уровня управления, порядок заполнения реквизитов и (или) показателей: в какую графу и/или строку, какое значение показателя и т.д.); разрабатывается регламент (кто, куда, кому и в какие сроки передает форму отчетности (документа); устанавливается ответственность за нарушение регламента.

При оптимизации документооборота предпочтителен комплексный подход, так как изменения, вводимые на одном участке работы, могут вызвать затруднения на другом; иногда упрощение работы может привести к ослаблению контроля; перераспределение функций работников может повлечь за собой ухудшение качества работы и т.д.[2].

Целесообразность и  логика осуществления всех видов  работ оцениваются с точки  зрения того, как они способствуют оптимизации информационного обеспечения  управленческих решений, оперативности  и точности их выполнения.

На данный момент среди  способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят  все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения[4]

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых в деятельности организации, с характеристикой статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все  формы документов, создаваемых в  деятельности организации, но он не дает полного представления о маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации  в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. табеля. Примерная форма табеля представлена на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Примерная  форма табеля документов