Понятие «юридическая сила документа», цель существования и назначение использование понятия «юридическая сила документа», придание док

• дата создания дубликата, копии;

• код оператора, создавшего дубликат, копию.

При записи информации на машинном носителе данные обозначе-

ния и дополнительные реквизиты  проставляются в поле обязательных реквизитов после фамилии лица, ответственного за правильность из-

готовления документа  на машинном носителе и машинограммы, или

лица, утвердившего документ.

Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют

слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом  формы

документа.

На машинограмме, являющейся копией документа на машинном

носителе, дополнительно  должны быть штамп или печать организа-

ции, осуществившей преобразование документа в человекочитаемую

форму, удостоверительная  надпись и соответствующие подписи.

Изменение подлинника документа  на машинном носителе может

производить только организация  — создатель документа с обяза-

тельной регистрацией содержания и основания изменений и лица,

ответственного за произведенные  изменения. Регистрацию изменений

осуществляет организация  — создатель записи документа.

Если в подлинник машинограммы вносят изменения, то на ней должны

быть указаны основания  изменений, дата, время их внесения, должность и

подпись должностного лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка.

Организация — создатель  подлинника документа на машинном но-

сителе или машинограммы обязана известить организации  — пользо-

ватели документа о  всех изменениях направлением сопроводительно-

го письма, включающего  информацию об изменениях и содержащего,

наряду с указанием  обязательных реквизитов, следующие  сведения:

• содержание изменений;

• указание на основание  изменений;

• время внесения изменений;

• подпись должностного лица;

• при необходимости в  сопроводительном письме может быть

проставлен штамп или  печать организации, создавшей подлинник

документа на машинном носителе или машинограммы.

Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе

или машинограммы, находящиеся  у пользователя, вносят только на

основании извещения организации  — создателя документа на машин-

ном носителе или машинограммы.

Измененный подлинник  документа, а также дубликат и  копии из-

мененного документа сохраняют  юридическую силу, если изменения

внесены с соблюдением  приведенных требований.

В качестве документа, регламентирующего  процесс обмена машин-

ными документами между  взаимодействующими организациями  — сто-

ронами информационного  обмена, рекомендуется договор о  порядке

обмена документами на машинных носителях, заключаемый между

этими организациями, или  обязательный для сторон нормативный  акт.

Организация — создатель  документов на машинных носителях

и машинограмм несет ответственность  за качество этих документов.

Положения ГОСТ 6.10.4-84 в некоторой  степени не соответствуют

современной действительности и нормам федерального законода-

тельства, но все-таки не теряют своей актуальности в сфере использо-

вания технических и управленческих документов. В случаях создания

и использования электронных  документов, заверенных электронной

цифровой подписью, необходимо руководствоваться нормами Феде-

рального закона от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой

подписи» [21].

 

 

 

Литература:

• Учебник  «Документоведение» Н.Н. Куняев, Д.Н. Уралов, А.Г. Фабричнов
• http://xreferat.ru/60/4401-1-dokumentirovanie-upravlencheskoiy-deyatel-nosti.html
• http://document-ved.ru/