Понятие «юридическая сила документа», цель существования и назначение использование понятия «юридическая сила документа», придание док

мещается на таком бланке.

Кроме того, документ должен нести такие реквизиты:

• дата подписания или дата утверждения;

• регистрационный номер.

Эти реквизиты проставляются  на документе всегда, а при издании  до-

кумента на бланке документа  они размещаются на этом бланке. Любой

бланк документа несет  на себе постоянную часть этих реквизитов.

В обязательном порядке документ имеет реквизит:

• подпись.

Этот реквизит указывает  компетентность должностного лица, издав-

шего документ. Одновременно своей личной росписью это должностное

лицо подтверждает, что  оно действительно издало этот документ.

Для придания юридической  силы существенному количеству доку-ментов (в первую очередь документам, обеспечивающим управление

движением денег или активов, а также касающихся перемещения  лю-

дей или наделения их полномочиями) необходимо присутствие таких

реквизитов, как:

• гриф утверждения документа;

• оттиск печати;

• гриф согласования документа.

Гриф утверждения документа  проставляется тогда, когда документ

не может быть введен в  юридическую силу его автором. Процедура

утверждения документа официализирует документ и придает доку-

менту ту юридическую силу, которую (в силу своих полномочий) может

придать ему должностное  лицо (или орган управления), утвердившее

документ.

Заверение подписи печатью  организации — это особый способ

удостоверения подлинности  подписи на документе и, соответственно,

подтверждения юридической  силы документа. Оттиск печати простав-

ляется, как правило, в  районе реквизита «Подпись» или  реквизита

«Гриф утверждения документа» для удостоверения их подлинности.

Гриф согласования документа  обязателен тогда, когда (в силу дей-

ствующего законодательства) документ будет обладать юридической

силой при согласии на то органов государственной власти, органов

государственного надзора  или вышестоящих организаций. Гриф со-

гласования документа  при необходимости заверяется оттиском печати

соответствующих государственных  органов или организаций, которые

от своего имени оформили этот гриф согласования документа.

Все документы, кроме бланков, всегда должны иметь реквизит:

• текст документа.

Наличие этого реквизита  обеспечивает смысловую нагрузку доку-

мента и позволяет реализовать  распорядительные, управленческие,

информационные и другие функции документа.

 

Юридическая сила копии официального письменного  документа

 

Для придания юридической  силы копии официального письменного

документа на ней размещается  реквизит:

• отметка о заверении  копии.

Организация может выдать копии только тех документов, которые

создаются в самой организации (это положение не распространяется

на архивные учреждения, нотариат, консульства Российской Феде-

рации).

Проставить на документе  отметку о заверении копии  компетентно

только то должностное  лицо, которое уполномочено на то соответ-

ствующим документом за подписью руководителя организации. Под-

пись этого должностного лица может быть удостоверена оттиском

печати организации. Заверение  копии документа подписью руководителя организации и удостоверение этой подписи оттиском печати органи-

зации превращает копию официального письменного документа в

дубликат официального письменного  документа.

При изготовлении копии документа  рукописным или машинописным

способами документ перепечатывается полностью, включая элементы

бланка документа.

При оформлении копий с  документов, касающихся прав и интере-

сов граждан, на документе, с  которого снята копия, делается отметка

о том, кому и когда выдана копия, а на самой копии делается отметка,

что подлинник документа  хранится в данной организации.

Организация вправе изготовлять  копии документов, выданных

другими организациями, при  использовании копий в качестве вну-

тренних документов (при  приеме граждан на работу или учебу, удо-

влетворения их трудовых и  социальных прав, формировании их

личных дел).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Придание юридической  силы документам

на машинном носителе и машинограмме

 

Для придания юридической  силы документам на машинном но-

сителе и машинограмме должен быть выполнен ряд специальных

требований, которые зафиксировал ГОСТ 6.10.4-84 [97].

Информация, зафиксированная  на машинном носителе, должна

быть закодирована в соответствии с общероссийскими классификато-

рами технико-экономической  и социальной информации в социально-

экономической области. При  отсутствии в общероссийских класси-

фикаторах необходимой информации допускается применять коды

зарегистрированных межотраслевых  и отраслевых классификаторов.

Машинограмма должна быть создана с учетом требований стандартов

на унифицированные системы  документации.

Документ на машинном носителе и машинограмму следует приме-

нять только при наличии  соответствующих решений органов  власти.

Транспортирование (передача, пересылка) документа на машинном

носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводитель-

ным письмом.

При транспортировании (передача, пересылка) документа на ма-

шинном носителе в сопроводительных документах и на упаковке до-

кумента на магнитном носителе следует указывать на недопустимость

применения электромагнитных видов спецконтроля.

Подготовленный для отправки магнитный носитель с записью  до-

кумента должен быть упакован в стальную коробку. Предварительно

на носитель необходимо наклеивать этикетку.

При получении документа  на машинном носителе с признаками

нарушения мер его защиты, описанных в сопроводительном письме,

организация-пользователь вправе рассматривать его как заведомо

недостоверный. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают

юридическую силу после выполнения требований нормативных право-

вых актов по этому вопросу  и подписания сопроводительного  письма.

Документ на машинном носителе или машинограмма должны со-

держать следующие обязательные реквизиты:

наименование • организации  — создателя документа;

• местонахождение организации  — создателя документа или  поч-

товый адрес;

• наименование документа;

• дату изготовления документа;

• код лица, ответственного за правильность изготовления доку-

мента на машинном носителе или машинограммы, или, как правило,

код лица, утвердившего документ.

По решению органов  власти допускается использовать для  отдель-

ных документов на машинном носителе и машинограмме дополнитель-

ные реквизиты, отражающие специфику  создания, использования и

передачи этих документов, таких как, например, справочные данные

об организации (телефон, факс, телекс).

Обязательные реквизиты  документа на машинном носителе следу-

ет размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать

реквизит. Обязательные реквизиты  машинограммы следует печатать

и размещать в соответствии с требованиями стандартов на унифици-

рованные системы документации.

Реквизит «Наименование  организации — создателя документа»

должен быть записан в  следующем виде:

• идентификационный код  по Общесоюзному классификатору пред-

приятий и организаций (ОКПО) [169];

• наименование организации;

• для организаций, не обладающих правами юридического лица,

указывается код по ОКПО той организации, которой они  подчинены.

Реквизит «Местонахождение организации — создателя документа»

должен быть записан в  следующем виде:

• идентификационный код  по Общероссийскому классификатору

объектов административно-территориального деления (ОКАТО) [171];

• наименование населенного  пункта, где находится организация.

Реквизит «Наименование  документа» должен быть записан в  сле-

дующем виде:

• идентификационный код  и наименование формы документа  по Обще-

российскому классификатору управленческой документации (ОКУД) [170].

Реквизит «Дата изготовления документа» должен быть записан в  со-

ответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 и указано время записи до-

кумента, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит «Код лица, ответственного за правильность изготовления

документа на машинном носителе или машинограммы» или «Код лица, утвердившего документ» должен содержать идентификационный код

и должность, фамилию лица, ответственного за правильность изго-

товления документа на машинном носителе или машинограммы, или

лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу

должна быть зарегистрирована в организации — создателе  документа

на машинном носителе или  в организации — изготовителе машино-

граммы, а также должны быть созданы технические, программные

средства и организационные  условия, исключающие возможность

пользования чужими кодами.

Подлинники, дубликаты и  копии документа на машинном носителе

и машинограммы, полученные стандартными программными средства-

ми данного вычислительного  комплекса, имеют одинаковую юридиче-

скую силу, если они идентично  оформлены.

Подлинником документа на машинном носителе является первая

по времени запись документа  на машинном носителе, содержащая

указание, что этот документ является подлинником. Подлинником  ма-

шинограммы является первый по времени напечатанный экземпляр

документа на бумажном носителе и содержащий указание, что этот

документ является подлинником.

Дубликатами документа на машинном носителе являются все более

поздние по времени, аутентичные  по содержанию записи документа на

машинном носителе и содержащие указание, что эти документы являются

дубликатами. Дубликатами  машинограммы являются все более  поздние

по времени аутентичные  по содержанию распечатки на бумажном носи-

теле, содержащие указание, что являются дубликатами.

Копиями документа на машинном носителе или машинограммы

являются документы, переписанные с подлинника или дубликата до-

кумента на машинном носителе или машинограммы на другой носитель

информации, аутентичные  по содержанию и содержащие указание, что

эти документы являются копиями.

В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные рек-

визиты, содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе

или машинограммы.

Рекомендуется устанавливать  следующие обозначения видов  до-

кументов на машинном носителе:

• П — подлинник;

• Д — дубликат;

• К — копия.

При создании дубликата или  копии документа на машинном носителе

и машинограммы должны быть указаны дополнительные реквизиты: