Понятие и тенденции развития информационных систем в современной организации

Заместитель Генерального директора по финансам и экономике  проводит консультации с каждым ответственным  распорядителем бюджетных средств, на предмет выяснения обоснованности тех или иных затрат в проекты  бюджетов. Утвержденные заместителем Генерального директора проекты  бюджетов служб, курируемых ответственными распорядителями денежных средств, направляются в планово-экономический  отдел и финансовый отдел для  консолидации и предварительного анализа, исправления ошибок и недочетов, а также приведения полученных данных в утвержденные форматы.

В срок не позднее 3-х  рабочих дней до начала отчетного  прогнозного периода заместитель  генерального директора по финансам и экономике представляет проект бюджета на утверждение Генеральному директору ООО.

Анализ исполнения бюджета производится на заседании  бюджетного комитета ежемесячно в срок не позднее 25 числа.

На заседании  бюджетного комитета анализируются  причины отклонений фактических  значений от плановых, принимаются  решения в отношении корректировки  планов и бюджетов.

Система бюджетирования эффективно работает на ООО и обеспечивает устойчивую работу предприятия: обеспечивает полную взаимосвязь между интересами отдельного подразделения и интересами предприятия в целом, укрепляет  финансовую дисциплину, стимулирует  руководителей и сотрудников  структурных подразделений предприятия  к повышению рентабельности осуществляемых ими видов деятельности, повышению  ответственности за связанные с  этим доходы и расходы, за конечные финансовые результаты.

С 01 января 2003 года на ООО в промышленную эксплуатацию введена корпоративная информационная система на базе программного обеспечения Oracle Applications. Опыт работы системы за прошедший период показывает, что  внедрение системы Oracle Applications позволило  ряд бизнес-процессов предприятия  поставить на более высокий уровень.

Технологические процедуры  работы с финансово-экономическими документами связаны с работой  сотрудников ООО в данной системе, которая была внедрена на предприятии  с целью создания инструмента  управленческого учета, планирования и анализа движения материальных и финансовых потоков. Такой инструмент предоставляет руководству предприятия  возможность эффективно управлять  ресурсами и минимизировать непроизводительные расходы, оперативно управлять затратами  и расходами и в целом улучшить основные финансово-экономические  показатели. Система управления максимально  интегрирована, т.е. информация для  учета, планирования и принятия решений  должна вводиться в систему один раз и быть доступной для всех авторизованных пользователей.

Функциональные  автоматизированные области финансового  управления следующие: расчет себестоимости  готовой продукции; обеспечение  своевременности отражения всех хозяйственных операций в бухучете и своевременности получения финансовой информации; контроль дебиторской задолженности; контроль кредиторской задолженности; обеспечение консолидации финансовой информации в Главной книге при сохранении информации об источнике ее происхождения.

Система Oracle Applications позволяет бухгалтерии хранить  информацию о хозяйственных операциях, позволяет в любой момент получить необходимые данные по требуемым  запросам; обеспечивает всех пользователей  единой информацией, что предотвращает  рассогласованность данных: благодаря  созданному подробному плану счетов можно получать различные аналитические  данные.

Планово-экономическому отделу система позволяет планировать  себестоимость готовой продукции, услуг вспомогательных цехов, производить  расчет смет общехозяйственных расходов, смет обслуживающих производств. Разработаны  отчеты, позволяющие получать достоверные  данные для анализа основных технико-экономических  показателей работы структурных  подразделений и предприятия  в целом за отчетный период, а  также отчеты, позволяющие своевременно получать данные для контроля и анализа  выполнения бюджетов.

В финансовом отделе система применяется для ввода, корректировки и просмотра входящих и обработки исходящих счетов-фактур; создания, просмотра и корректировки  платежей; ввода и корректировки  данных по банкам, банковским счетам ООО  и поставщиков; обработки банковских выписок, создания, корректировки и  просмотра поступлений денежных средств на счета в банках, в  кассу, поступления векселей; закрытия дебиторской задолженности.

Проблемы, с которыми сталкивается финансовый отдел, в процессе работы с системой, можно назвать  следующие: недоработка некоторых  отчетов, имеющих важное значение для эффективности работы финансового отдела, сбои в работе системы, не всегда своевременно вносятся изменения в отчеты в связи с изменениями в организационной структуре предприятия (появление новых статей затрат), что искажает отчетные данные, возникают сложности по проведению счетов-фактур и др.

С увеличением аналитических  признаков усложняется работа в  системе конечных пользователей, увеличивается  количество обрабатываемых операций. При возникновении новых аналитических  потребностей необходим поиск оптимального решения между сложностью разрабатываемого отчета и сложностью ввода и обработки  операций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

В связи с развитием  электронно-вычислительной техники  и внедрением автоматизированных систем управления вопрос об эффективности  документационного обеспечения  управления становится все более  актуальным. Внедрение системы электронного документооборота является способом совершенствования  документооборота. Электронный документооборот  сокращает информационные потоки до оптимального минимума, обеспечивает упрощение и удешевление процессов  сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации  этих процессов.

Так же среди способов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование  технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

Задача сокращения объёма документооборота имеет два основных аспекта – сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы и источников

          Список использованных источников

1. ГСДОУ

2. ГОСТ Р6.30 –  2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов.

Список используемой литературы

Андреева В.И. Практика делопроизводства: организация и  ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: КНОРУС, 2006. – 272 с.

Байкова И.Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Байкова. 2-е изд., перераб. и доп. – М.: Эксмо, 2008. – 336 с.

Батянов М.В., Лобачев  В.В. Электронная цифровая подпись. Проблемы правового применения: доклад [Электронный ресурс] www.ict.edu.ru/vconf/index.php.

Барихин А.Б. Делопроизводство и документооборот. Второе издание, переработанное и дополненное. М.: Книжный  мир, 2008. – 416 с.