Понятие и тенденции развития информационных систем в современной организации

          Введение

Делопроизводство составляет полный цикл обработки и движения документов с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения как внутри предприятия, так и с другими организациями, и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими судами.

Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью  документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности.

В современном учреждении основными технологическими инструментами  работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охватывает все  рабочие места делопроизводственного  персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность  использовать сеть для перемещения  документов.

Полное упразднение бумажного  документооборота сейчас невозможно: консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться, боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает  после внедрения системы электронного документооборота; фактор директора  «советского типа» – нежелание  непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать  документы. С другой стороны, отсутствие закона об электронном документе  предполагает обязательное наличие  бумажного подлинника любого значимого  документа даже при существовании  электронного варианта. Сегодняшние  стандарты делопроизводства не учитывают  особенностей работы с электронными документами. Когда говорят об автоматизации делопроизводства или документооборота, то обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ и управления базами данных. В результате в эту категорию попадает очень широкий спектр программных продуктов .

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Понятие  и тенденции развития информационных  систем в современной организации

          Построение эффективной информационной системы, организация прохождения информационных потоков должны охватывать все подразделения. В ходе построения информационной системы не оставлено без внимания такое важное направление деятельности, как обеспечение информационной безопасности, антивирусной защиты, предотвращение несанкционированных действий по уничтожению, модификации, искажению, копированию, блокированию информации и других форм незаконного вмешательства в информационные ресурсы и информационные системы.

Должны быть разработаны  соответствующие регламентирующие документы, а также инструкция по организации технической эксплуатации средств вычислительной техники  и требования по мерам безопасности при работе со средствами вычислительной техники.

               1.2 Основные направления развития  электронной документации

Научно-технический  прогресс привел к появлению так  называемой электронной документации. Ее специфика заключается в том, что человек не может воспринять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе.[1]

Кроме того, электронные  документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тенденцию  изменяться и устаревать по мере научно-технического прогресса в области техники  и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа  к таким документам через определенный промежуток времени.

Несмотря на массовое использование в литературе и  практической деятельности термина  «электронный документ», его определение  еще не устоялось. Вместе с тем, ряд авторов считают, что электронный документ - это «документ, носителем которого является электронная среда – магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.».[2]

В понятии электронного документа можно выделить три  известные составляющие: зафиксированная  информация, носитель, идентификационные  реквизиты, что не выходит за рамки  существующего определения документа.

К сожалению, в отличие  от информации, зафиксированной на бумажном носителе, информация на машиночитаемом носителе может быть легко изменена без желания ее автора в результате несанкционированного доступа к  ней постороннего лица, причем без  всяких следов такого вмешательства.

Возникла проблема установления доказательственной силы машиночитаемого документа.

Классическая правовая трактовка термина документ (от лат. documentum – доказательство) связана  с письменной формой хранения информации. Действительно, в традиционных бумажных документах реквизиты и содержание документа неразрывно связаны с  материальным носителем документа. В электронных же документах каждая из этих составляющих относительно самостоятельна, что обусловлено особенностями  их изготовления, обработки, хранения и передачи.

Эта особенность  во многом определяет специфику правового  статуса электронных документов.[3]

В качестве юридических  признаков документа на машинном носителе выступают: машинный носитель информации; компьютерная информация; реквизиты, позволяющие идентифицировать форму и содержание компьютерной информации.

Для категории электронного документа особое значение имеет  четкое законодательное урегулирование его реквизитов, т.к. именно они придают  информации на материальном носителе статус документа.

Технология изготовления, хранения и передачи электронных  документов коренным образом отличается от письменных документов и уже в  силу этого реквизиты, успешно выполняющие  свои функции в традиционных документах (подпись руководителя, печать, банковские реквизиты сторон, фирменные бланки и пр.), далеко не всегда приемлемы  для них. В отношении электронных  документов только электронная цифровая подпись в полной мере может выполнять  функции реквизита.

Распространение документированной  информации, снабженной электронной  цифровой подписью, в системах связи  и телекоммуникации аналогично распространению  оригинала документов на бумажном носителе традиционными способами.

Распространение же документированной информации на машиночитаемом носителе без электронной цифровой подписи или других аналогичных  средств идентификации подобно  передаче или устной информации, идентичность которой гипотетическому оригиналу  может быть подтверждена показаниями  свидетелей, или копии документа, по отношению к которой требуется  возможными способами доказать соответствие ее оригиналу.

Таким образом, для  управленческого документа существенным является носитель информации. Носители документной информации изменяются в ходе технического прогресса. С  развитием новых информационных технологий появляются так называемые электронные документы, носители информации которых принципиально отличаются от «бумажных».[4]

Человек способен воспринимать электронный документ только с помощью  специальных технологических процедур и программных средств. Электронные  документы имеют физическую и  логическую структуру, не совпадающую  с прежними представлениями о  документе как жесткой, неизменяемой конструкции информации и ее носителя.

Перевод информации на машиночитаемые носители вместо бумажных потребовал введения новых механизмов обеспечения "юридической силы" или "доказательственной силы" документа  на таком носителе, например, электронной  цифровой подписи.

Развитие материальных носителей документированной информации в целом идёт по пути непрерывного поиска объектов с высокой долговечностью, большой информационной ёмкостью при  минимальных физических размерах носителя. Начиная с 1980-х годов, всё более  широкое распространение получают оптические (лазерные) диски. Это пластиковые  или алюминиевые диски, предназначенные  для записи и воспроизведения  информации при помощи лазерного  луча.[5]

В настоящее время  оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными  носителями документированной информации, записанной цифровым способом.

Оптический документ аккумулирует в себе преимущества различных  способов записи информации и материалов носителя. Важным достоинством данного  носителя информации является, во-первых, его универсальность, т. е. возможность  записи и хранения в единой цифровой форме информации любого вида –  звуковой, текстовой, графической, видео. Во-вторых, оптический документ дает возможность  организации и хранения информации в виде баз данных на едином оптическом носителе. В-третьих, этот документ обеспечивает возможность создания интегрированных информационных сетей, обеспечивающих доступ к таким базам данных.

Оптический документ - это интегральный вид документа, способный вобрать в себя достоинства  и возможности книги, микро-, диа- и видеофильмов, аудиозаписи и  т. д., причем все это одновременно. Он необходим для длительного  хранения больших массивов информации.

Самым перспективным  видом оптического документа, выделяемым по форме носителя и особенностям пользования, является оптический диск – материальный носитель, на котором  информация записывается и считывается  с помощью сфокусированного лазерного  луча.

Компакт-диски изготавливаются  из поликарбоната толщиной 1,2 мм, покрытым тончайшим слоем алюминия (ранее  использовалось золото) с защитным слоем из лака, на котором обычно печатается этикетка.

По технологии применения оптические, магнитооптические и  цифровые компакт-диски делятся  на 3 основных класса:

1. Диски, допускающие  однократную запись и многократное  воспроизведение сигналов без  возможности их стирания (CD-R; CD-WORM - Write-Once, Read-Many). Используются в электронных  архивах и банках данных, во  внешних накопителях ЭВМ.

2. Реверсивные оптические  диски, позволяющие многократно  записывать, воспроизводить и стирать  сигналы (CD-RW, CD-E). Это наиболее  универсальные диски, способные  заменить магнитные носители  практически во всех областях  применения.

3. Цифровые универсальные  видеодиски DVD (Digital Versatile Disk) типа DVD-ROM, DVD-RAM, DVD-R с большой ёмкостью (до 17 Гбайт).

В настоящее время  оптические (лазерные) диски являются наиболее надёжными материальными  носителями документированной информации, записанной цифровым способом. Вместе с тем активно ведутся работы по созданию ещё более компактных носителей информации с использованием так называемых нанотехнологий, работающих с атомами и молекулами. Плотность  упаковки элементов, собранных из атомов, в тысячи раз больше, чем в современной  микроэлектронике. В результате один компакт-диск, изготовленный по нанотехнологии, может заменить тысячи лазерных дисков.

Таким образом, внедрение  оптической технологии в документно-информационную сферу может рассматриваться  как начало новой эры в распространении, хранении, использовании документированной  информации.

В настоящее время  материальные носители магнитной записи классифицируют: по геометрической форме  и размерам (форма ленты, диска, карты  и т.д.); по внутреннему строению носителей (два или несколько слоёв различных  материалов); по способу магнитной  записи (носители для продольной и  перпендикулярной записи); по виду записываемого  сигнала (для прямой записи аналоговых сигналов, для модуляционной записи, для цифровой записи).

К магнитным носителям  информации относят магнитную ленту (МЛ), магнитную карту (МК), магнитный  диск (МД) (жесткий и гибкий). Из этой группы в настоящее время наиболее используемыми для работы с документированной  информацией являются магнитные  диски.

Магнитный диск –  носитель информации в виде диска  с ферромагнитным покрытием для  записи. Магнитные диски делятся  на жесткие и гибкие (дискеты).[6]

Жесткий магнитный  диск (винчестер) – это круглая  плоская пластинка, изготовленная  из твердого материала (металла), покрытого  ферромагнитным слоем. Он предназначен для постоянного хранения информации, используемой при работе с персональным компьютером и устанавливаются  внутри него. Винчестеры значительно  превосходят гибкие диски. Они имеют  лучшие характеристики емкости, надежности и скорости доступа к информации. Поэтому их применение обеспечивает скоростные характеристики диалога  пользователя и реализуемых программ, расширяет системные возможности  по использованию баз данных, организации  многозадачного режима работы, обеспечивает эффективную поддержку механизма  виртуальной памяти.

Гибкий диск (флоппи-диск) или дискета – это диск, изготовленный  из пластика, покрытого ферромагнитным слоем. Гибкий магнитный диск широко используется в персональных компьютерах  и является сменным носителем  документированной информации. Он хранится вне компьютера и устанавливается  в накопитель по мере необходимости.

В настоящее время  чаще всего используются дискеты  емкостью 1,44 Мбайт. Они позволяют  переносить документ и программы  с одного компьютера на другой, хранить  информацию, не используемую постоянно  в компьютере, делать архивные копии  информации, содержащейся на жестких  дисках.

Широкое применение, прежде всего в банковских системах, нашли так называемые пластиковые  карты, представляющие собой устройства для магнитного способа хранения информации и управления данными.