Понятие и тенденции развития информационных систем в современной организации

Поступившие в секретариат  требования налоговых органов, ставятся на письменный контроль с выдачей  контрольных карточек.

В качестве примера  входящего документопотока рассмотрим движение счетов-фактур на ООО (Рис. 2).

Рисунок 2 - Оперограмма  движения входящих счетов-фактур

Счет-фактура –  это товарно-расчетный документ, который выписывает поставщик при  отпуске товара покупателю. В целях  укрепления финансовой дисциплины и  отражения фактов хозяйственной  деятельности в том отчетном периоде, в котором они имели место  в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, на предприятии был установлен следующий порядок регистрации  и перемещения между структурными подразделениями счетов-фактур, счетов (платежных требований).

Все поступающие  на предприятие счета-фактуры и  счета регистрируются в обязательном порядке в финансовом отделе в  журнале регистрации с присвоением  порядкового номера и указанием  даты. Счета-фактуры, оформленные с  нарушением ст. 69 Налогового кодекса  Российской Федерации, а также «Правил  ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием  причины возврата.

В течение рабочего дня копии указанных документов передаются в соответствующие структурные  подразделения конкретным исполнителям под роспись с указанием даты передачи документа.

Исполнителями структурных  подразделений проверяются счета-фактуры  на соответствие № заказа, акцептируются  при наличии акта выполненных  работ (услуг), подтверждается приход товарно-материальных ценностей или его отгрузка (товар  в пути), согласовывается позиция  в системе Oracle Applications и в течение  трех рабочих дней передается под  роспись в финансовый отдел с  указанием даты. В случае отсутствия у исполнителя возможности акцепта  счета-фактуры в течение трех рабочих дней, он обязан согласовать  дату возврата (предоставления) с финансовым отделом.

Финансовый отдел  в течение двух рабочих дней согласовывает  счета-фактуры и утверждает в  системе Oracle Applications.

Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные  товарно-материальные ценности, оказанные  услуги оформляются финансовым отделом  в течение 5 дней со дня получения  первичных документов (накладных  на отпуск на сторону, актов выполненных  услуг).

Работники бухгалтерского отдела регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и копии счетов-фактур, счетов под роспись с указанием  даты для контроля правильности отражения  хозяйственных операций в бухгалтерском  учете. Исполнители структурных  подразделений все акцептированные  счета-фактуры за отчетный месяц  сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.

Исходящий документопоток включает в себя документы, формируемые  в финансово-экономическом управлении предприятия, и содержащие в себе ответы на требования налоговых органов, акты сверки взаимных расчетов, сведения отправляемые в федеральную службу государственной статистики, письма в банки и др. Исходящие документы, после подготовки, согласования и подписания, проходят регистрацию в корпоративной системе «Организационно-распорядительная документация ООО специалистом сектора секретариата и делопроизводства (кроме счетов-фактур, которые регистрируются в корпоративной информационной системе предприятия Oracle финансовым отделом (порядка 1100 в год). В системе фиксируется информация о получателе (город, название организации), порядковый исходящий номер, дата регистрации, исполнитель и код его структурного подразделения, а также тема документа.

Далее документы  проходят обработку для отправки (взвешиваются, заворачиваются в конверты, проходят обработку на фанкеровальном аппарате). Затем на весь объем корреспонденции, в день ее отправки, оформляется  реестр на отправку в двух экземплярах, один экземпляр которого, с отметками  специалистов Главпочтамта, возвращается на ООО и подшивается в дело для текущего хранения. В реестре  на отправку фиксируется адрес получателя, регистрационный исходящий номер  письма ООО, а также регистрационный  номер, который проставляется в  почтовом отделении. Кроме того, на основании данных, внесенных в  систему «Организационно-распорядительная документация ООО, специалистом распечатывается  реестр исходящих документов, отправленных за день, который подшивается в  дело для текущего хранения. Процесс  формирования исходящего потока документов можно представить в виде схемы: Обработка отправляемых документов в ООО.

Внутренний документопоток составляют такие документы, как  положения, штатные расписания, должностные  инструкции, общезаводские инструкции, приказы, распоряжения, служебные (объяснительные, докладные) записки, справки, отчеты, сводки, которые предназначены для внутреннего информационного обеспечения руководства и структурных подразделений.

На анализируемом  нами предприятии в корпоративной  системе «Организационно-распорядительная документация ООО из видов документов, составляющих внутренний документопоток, проходят регистрацию приказы, распоряжения и служебные записки. В ходе регистрации  приказов и распоряжений в системе  регистрации с присвоением порядкового  номера и указанием даты. Счета-фактуры, оформленные с нарушением ст. 69 Налогового кодекса Российской Федерации, а  также «Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную  стоимость» регистрации не подлежат и возвращаются поставщику (подрядчику) с указанием причины возврата.

В течение рабочего дня копии указанных документов передаются в соответствующие структурные  подразделения конкретным исполнителям под роспись с указанием даты передачи документа.

Исполнителями структурных  подразделений проверяются счета-фактуры  на соответствие № заказа, акцептируются  при наличии акта выполненных  работ (услуг), подтверждается приход товарно-материальных ценностей или его отгрузка (товар  в пути), согласовывается позиция  в системе Oracle Applications и в течение  трех рабочих дней передается под  роспись в финансовый отдел с  указанием даты. В случае отсутствия у исполнителя возможности акцепта  счета-фактуры в течение трех рабочих дней, он обязан согласовать  дату возврата (предоставления) с финансовым отделом.

Финансовый отдел  в течение двух рабочих дней согласовывает  счета-фактуры и утверждает в  системе Oracle Applications.

Счета-фактуры на отгруженную продукцию, реализованные  товарно-материальные ценности, оказанные  услуги оформляются финансовым отделом  в течение 5 дней со дня получения  первичных документов (накладных  на отпуск на сторону, актов выполненных  услуг).

Работники отдела Главной  бухгалтерии регулярно получают в финансовом отделе оригиналы и  копии счетов-фактур, счетов под  роспись с указанием даты для  контроля правильности отражения хозяйственных  операций в бухгалтерском учете. Исполнители структурных подразделений  все акцептированные счета-фактуры  за отчетный месяц сдают в финансовый отдел не позднее 3 числа месяца, следующего за отчетным.

Бюджетирование  – это процесс составления, исполнения, контроля и анализа финансовых планов; технология финансового планирования, учета и контроля всех доходов  и расходов, позволяющая анализировать  прогнозируемые и полученные финансовые показатели, и предназначенная для  выработки и повышения финансовой обоснованности принимаемых управленческих решений.

На ООО ежегодно утверждается сводный бюджет в составе  следующих бюджетов: бюджет продаж; бюджет производственных затрат; бюджет сбытовых расходов; бюджет прибылей и  убытков; инвестиционный бюджет; бюджет закупок; бюджет движения денежных средств.

Начинается формирование бюджета с планирования – одной  из основных функций управления, в  реализации которой должны участвовать  все члены Правления предприятия. Формирование бюджета – средство создания атмосферы работы в единой команде, подчиненной общим целям.

Планирование предусматривает 3 этапа:

1.Подготовка - процесс  сбора и получения исходной  информации, определения и расчета  на ее основе плановых показателей  в заданном формате, а также  передача в полученных данных  для продолжения работы на  данном этапе или исполнителю  следующего этапа.

2.Согласование - процесс  обсуждения (изменения) показателей  подготовленного бюджета или  плана между всеми заинтересованными  структурными подразделениями или  с вышестоящим руководством с  целью устранения возможных противоречий  таким образом, чтобы было достигнуто  соответствие возможностям и  интересам всех сторон, участвующим  в его исполнении с сохранением  заданных руководством целевых  установок.

3.Утверждение –  процесс принятия руководством  подготовленных и согласованных  со всеми участниками бюджетов  или планов путем проверки  на соответствие критериям и  целевым установкам. Принятые планы  визируются ответственными распорядителями  бюджетных средств и генеральным  директором и становятся директивными, т.е. обязательными для исполнения  всеми подразделениями и предприятием  в целом.

Генеральный директор не позднее 3 месяцев до начала планируемого периода приказом по предприятию  доводит до руководителей служб  и департаментов целевые показатели деятельности на предстоящий год; не позднее 2 месяцев до начала планируемого периода коммерческий директор на основе утвержденных целевых показателей  разрабатывает и представляет на согласование заместителю генерального директора по экономике и финансам прогноз продаж и поступления  денежных средств от покупателей  в помесячной и поквартальной  разбивке, а также данные для формирования бюджета коммерческих расходов.

Руководители структурных  подразделений - центров финансовой ответственности на основе производственных планов и нормативов, используя данные о расходах подчиненных структурных  подразделений и договоры с поставщиками и подрядчиками, представляют данные по статьям бюджетов на согласование в планово-экономический отдел  не позднее 60 дней до начала планируемого периода.

Заместитель Генерального директора по экономике и финансам на основе согласованных бюджетов структурных  подразделений и бюджета продаж разрабатывает сводный проект бюджета  ООО готовит пояснительную записку  и представляет его для ознакомления всем членам бюджетного комитета, не позднее 5 дней до даты его заседания.

Для формирования бюджета  производственных затрат, бюджета коммерческих расходов, инвестиционного бюджета  ответственные распорядители бюджетных  средств - заместитель Генерального директора - директор коммерческий, заместитель  генерального директора по производству, руководители отдела по ремонту и  обслуживанию основных фондов, технического отдела, начальник транспортного  отдела, заместитель генерального директора  по персоналу и социальным вопросам, представляют заместителю Генерального директора по финансам и экономике  проекты бюджетов для предварительного рассмотрения.

Проекты квартальных  бюджетов представляются в планово-экономический  и финансовый отделы на рассмотрение ответственными распорядителями бюджетных  средств в срок не позднее 25 числа  последнего месяца квартала, предшествующего  планируемому.

Проекты месячных бюджетов представляются на рассмотрение отделом  планирования не позднее 25 числа месяца, предшествующего планируемому месяцу, только в случаях отклонения прогнозных значений статей, предусмотренных квартальным бюджетом, от фактического исполнения более чем на 5 %. При отклонении прогнозных значений менее 5 %, квартальные бюджеты не пересматриваются и корректировки в месячных бюджетах не производятся.

Переброска средств  внутри квартала по месяцам и между  статьями возможна при предоставлении подробных обоснований заместителю  генерального директора по финансам и экономике плановым отделом  не позднее указанных выше сроков.

Переброска средств  между кварталами одного года возможна в исключительных случаях, вызванных  чрезвычайными форс-мажорными обстоятельствами, приведшими к неисполнению запланированных  значений.

Коммерческий директор представляет, помимо сведений по расходной  части бюджета, данные по планируемой  отгрузке готовой продукции потребителям в указанные сроки в следующем  разрезе: отгрузка в разрезе контрагентов; в разрезе вид оплат; в разрезе  контрактов; в разрезе продуктов.

Главный бухгалтер  ООО представляет на утверждение  заместителя Генерального директора  по финансам и экономике в указанные  выше сроки, данные по планируемой уплате налогов - налоговый бюджет, в разрезе  видов налогов и налоговых  периодов, а также прогнозный баланс по состоянию на отчетную дату 31 декабря  планируемого года, с целью прогнозной финансовой оценки состояния предприятия.

Начальник финансового  отдела представляет на утверждение  заместителя Генерального директора  по экономике и финансам сведения по планируемым расходам по кредитам и по услугам банков по экспортно-импортным  операциям, по расходам на расчетно-кассовое обслуживание и по другим услугам  финансового характера и формирует  в указанные выше сроки проект бюджета движения денежных средств.

Ответственные распорядители  денежных средств представляют заместителю  Генерального директора по финансам и экономике в утвержденном формате  данные для последующего составления  бюджетов предприятия.

Проект бюджета  движения денежных средств разрабатывается, исходя из утвержденной Генеральным  директором схемы поступления денежных средств и плана отгрузок готовой  продукции и утверждает его у  заместителя Генерального директора  по финансам и экономике.