Понятие документооборота и его характеристика

Объемные документы  справочного характера и долговременного  пользования следует изготавливать  с заменяемыми страницами. Это  позволит внести изменения в документ без необходимости перепечатывать весь документ.

Построение эффективных ИПС. Данный метод исключает дублетность дел, а также исключает необходимость дублирования документов. В данном методе определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения. ИПС строится на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении ИПС, их информационной совместимости и возможности доступа к БД каждого специалиста.

Большую роль в сокращении документооборота играет контроль исполнения. На СДОУ учреждения возлагается разработка рациональных форм контроля, ведение картотеки, наблюдение за сроками.

Использование множительной техники ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений, что также сокращает объем документооборота.

Для сокращения объема документооборота составляется план:

• В положения СП и должностных инструкциях предусмотреть право подписи документов;
• Ввести предварительное рассмотрение всей поступающей корреспонденции;
• В НД сократить кол-во дел за счет ликвидации дублирования;
• Унифицировать РД, заменить директивные, инструктивные письма единой формой правового акт «Указание»;
• Разработать трафаретные тексты наиболее часто повторяющихся документов;
• Повысить качество подготовки и оформления документов, унифицировать бланки в соответствии действующими стандартами;
• Расширить практику бездокументотного решения служебных вопросов;
• Усилить контроль за тиражирование документов;
• Разработать табель необходимых документов с указанием сроков их подготовки и исполнения.

Использование ИТ также позволяет сократить объем документооборота. Здесь управленческий документ заменяется машинной формой, удобной пользователю.

Переход к ИТ начинается прежде всего с упорядочения ДО управленческих процессов, технологии управленческой деятельности.

В унифицированных формах сохраняется название вида документа, который отражает правовой уровень  документа, характер его содержания.

Устанавливается набор  обязательных реквизитов, правила их написания. Такими реквизитами могут  быть: название вида документа, краткое содержание, дата и индекс, подпись, отметка о поступлении. Определяются также текстовые структуры и языковые формулы для групп документов.

Целесообразно представлять текст в виде таблицы, анкеты, разработка правил проектирования форм документов.

В условиях ИТ документальная деятельность в аппарате управления группируется в два блока:

Блок автоматизированной подготовки документов;

Блок машинной регистрации  поступления в систему, где рассредоточены учет, поиск, контроль исполнения и  др. операции.

На начальном этапе  создания машинного документа специалист создает первоначальную редакцию документа, одновременно выводя ее на экран дисплея  и занося в память. Создается машинный черновик. Внесенные в него изменения  воспроизводятся сразу на экране, причем первый вариант из памяти стирается. Отработанный вариант визируется автором и направляется на согласование. Согласование также производится машинным способом путем вывода документа на экран. На всех этапах согласования сохраняются в памяти машины все внесенные изменения и их авторство. Стадия подписания документа также имеет машинную форму. Руководитель выводит на свой экран окончательный текст документа, все визы согласования и мнения специалиста. Изучив всю информацию руководитель принимает окончательное решение.

После окончального согласования документа все его промежуточные  варианты могут быть из памяти машины стерты. Однако для наиболее важных документов, содержащих принципиальные решения или комплексные сведения, все мнения специалистов хранятся столько же, сколько и сам документ. При необходимости создания бумажной формы на ней факсимильно воспроизводятся все виды согласований или отдельно – предложенные изменения и замечания. Т.о., в автоматизированной технологии бумажная форма появляется лишь на завершающем этапе документирования.

Безбумажное документирование предусматривает еще создание автоматизированных бланков текстовых заготовок. В  них заключаются унифицированные  формы документов, повторяющиеся тексты и отдельные фразы, адреса, должности, обязательные реквизиты. Специалист-оператор выбирает необходимую форму, выводит ее на экран дисплея и задает машине программу.

Второй блок – блок машинной регистрации поступления в систему.

Задача – определить рациональную технологию регистрации  всех поступлений и обеспечить доступность информации для потребителей. Наиболее целесообразно применение РКК как формы, связующей бумажный и машинный носители и являющейся унифицированным местом сбора сведений об информационном массиве (своего рода страховой фонд машинной системы). Карточка в определенных условиях может заменить обращение к документу, она же может служить информационным источником в госархиве после передачи в него документов.

Карточка основывается на унифицированной форме, но с добавлением таких показателей как, способ записи информации, отметка о переводе текста документа в машинную память, срок его хранения. Регистрация проводится одновременно с поступлением документа в систему по соответствующей программе. Данные регистрации централизовано записываются в машинную память.

На базе регистрации  и идентификации каждого документа  реализуются автоматизированный поиск  и контроль исполнения. Идентификация  документа производится при помощи следующих реквизитов:

• Код по ОКУД;
• Код ОКОГУ (ОКЮЛП);
• Порядковый номер внутри организации-автора;
• Дата подписания.

В условиях новой ИТ машинные носители заменяют бумагу на всех этапах подготовки документа, при обменен  информацией между машинами, при  передаче одноразовых оперативных сообщений. Эффективно применение машинных методов для построения ИПС по управленческим документам с возможностями много аспектного использования.

Однако в официальной  сфере бумажный документ сохранится. Даже при безбумажном делопроизводстве целесообразно выводить на бумагу в  одном экземпляре документы, подлежащие передаче на госхранение.