Понятие документооборота и его характеристика

Проверка правильности доставки осуществляется прочтением адреса на корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Для проверки целостности вложений конверты вскрывают. Не подлежат вскрытию конверты с пометкой «лично».

Документы, поступившие  не по адресу, следует немедленно переслать  по правильному адресу, одновременно уведомляя об этом отправителя. Если в конверте отсутствует документ, который обозначен в описи, об этом следует поставить в известность отправителя. Специальные поступления (телеграммы, телефонограммы, заказные письма) обрабатываются в первую очередь.

На всех поступающих  документах проставляется регистрационный  штамп (реквизит «отметка о поступлении  документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

В момент поступления  документа в организацию в штампе проставляется только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.

Процедура регистрации  документов состоит из двух этапов:

- первый – проставление индекса  в штампе для регистрации документов;

- второе – заполнение соответствующей регистрационной формы.

Регистрация документов – процедура  регистрации документов состоит  из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации  документов и второй – заполнение регистрационной формы.

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования  в справочных целях. Среди них  – присылаемые из других организаций  и от физических лиц и создаваемые  – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Основным принципом регистрации  является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется  его индекс. Присылаемые – в  день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений  при регистрации, указывающих место  создания (исполнения) и хранения документа.

Входящие и исходящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

- 01 - индекс структурного подразделения;

- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа  по журналу регистрации.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных  формах – традиционных (карточная  и журнальная) или электронных карточках (журналах).

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или  А6. На карточках формата А5, как  правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.

Журнальная форма регистрации  применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.

Контроль за исполнением  документов и принятых решений –  одна из важнейших функций управления, целью, которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Исполнение предложений, поручений, решений вопросов, содержащихся в документах, должно постоянно контролироваться. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Контроль бывает двух видов:

1. контроль по существу  решения вопроса – это оценка  правильности ведения работы, определение её эффективности и качества. Этот вид контроля осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения), а также специально уполномоченные лица или вышестоящие организации путём проведения проверок, ревизий, отчётов;

2. контроль срока исполнения заданий (сроковый контроль) – ведётся секретарём или службой ДОУ.

Категории документов, подлежащих контролю, устанавливаются в соответствии с действующими нормативными актами и с учётом специфики деятельности конкретного учреждения. Они закрепляются в перечне. По указанию руководства на контроль могут быть поставлены документы, не включённые в перечень, а также отдельные устные указания.

Контроль по существу решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решён вопрос.

Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

- отслеживание хода  и фиксация фактического исполнения  входящих, исходящих и внутренних  документов, имеющих достаточно  важное значение, зафиксированных  указаний руководства;

- обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания  процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до  руководства в удобном формализованном  виде;

- выработка предложений  по ускорению документопотоков  и укреплению исполнительской  дисциплины.

Иногда по решению  руководства организации контроль за исполнением документов может  быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда  контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов  на контроль;

- проверку своевременности  доведения документов до конкретных  исполнителей;

- предварительную проверку  и регулирование хода исполнения;

- снятие документов  с контроля;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Срок исполнения –  это период времени, который отводится  на исполнение документа, или календарная  дата, на которую назначено завершение его исполнения.

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль. Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК (регистрационно-контрольной карточке), предназначенной для контрольной картотеки, или в регистрационном журнале.

Для этого работник, который  несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя  экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки. Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

Данные о ходе и  результатах контроля за исполнением  документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов  анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

4 Методы совершенствования документооборота

Методы совершенствования документооборота

Выделяют две группы методов совершенствования документооборота:

Совершенствование технологии документооборота;

Сокращение объема документооборота.

К первой группе относят  процедуры, связанные с совершенствованием прохождения документов в учреждении: создание моделей документооборота учреждения, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документогорамм, схем движения документов.

К числу способов, позволяющих  эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Влияние на документооборот оказывают ИПС учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения комплексов документов (по каждому типу решений).

В соответствии с этим должна формироваться методика обследования и совершенствования документооборота, основанная на изучении организационной структуры учреждения с целью выявления уровней принятия решений: органов и звеньев управления, принимающих решения; функциональной деятельности учреждения с целью определения круга решаемых вопросов и их типологии; ДО деятельности учреждения с целью выявления комплексов документов, используемых и создаваемых в процессе принятия и контроля исполнения решений, установления маршрутов комплексов документов; подсчета временных затрат на документооборот по типовым вопросам деятельности учреждения.

Главное условие сокращения объемов документов – упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы ДОУ.

Для этого в деятельности организации создаются различные  системы документации, строго устанавливающих  состав применяемых документальных форм и регламент пользования  ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке.

Состав УФД закрепляется в табеле документов, утверждаемом руководителем организации и имеющем нормативный характер (Приложение). В нем указываются:

Название ФД, КОД по ОКУД или отраслевому классификатору;

Периодичность составления,

адресование,

виза;

место регистрации,

способ заполнения;

срок исполнения;

годовая потребность;

срок хранения.

Набор граф может варьироваться. Так, иногда включается графа «дата  представления».

Табель ежегодно пересматривается, в него вносятся коррективы. Т.о. унификация позволяет упорядочить образование  документов и тем самым сократить объем документооборота.

Другое направление  сокращения объема документооборота – повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Это выражается в:

• Уменьшении различных преамбул, не несущих полезной информации (это особенно относится к распор. документам.);
• Исключение из служебной переписки персональных обращений и заключительных фраз, выражающих благодарность или уважение к адресатам.

Качество документа  достигается также за счет соблюдения требований к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкой структуры, ясности формулировок, реальности сроков исполнения.

Применение таблиц и  анкет позволяет исключить излишние данные, упорядочить информацию, сопоставить  сведения, сократить их объем.

Следующее направление сокращения документооборота – уменьшение физического размера документа.

Для этого следует  использовать бланки. Для переписки  можно использовать бланки формата  А5.

Применение стандартных  правил машинописи, деление текста на структурные части также позволяет сократить физический объем документа.