Понятие документооборота и его характеристика

 

1. Понятие документооборота и его характеристика

 

Документооборот – движение документов на предприятии с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Документооборот является составной  частью ДОУ. Его целью является – информационное обеспечение деятельности учреждения, ее документирование и хранение ранее созданной управленческой информации.

Исследование документооборота учреждения обусловлено тем, что деятельность каждого учреждения регламентирована как по уровням принятия решений, так и по кругу рассматриваемых вопросов.

Документооборот составляет часть  системы ДОУ и выполняет функции  системы коммуникации в учреждении. Поэтому цели его функционирования и совершенствования должны быть обусловлены целями функционирования и совершенствования ДОУ.

В соответствии с этим цель документооборота – обеспечение движения комплексов документов в процессе ДОУ, а задача совершенствования документооборота – организация такого движения, которое бы наилучшим образом обеспечивало достижение системой ДОУ ее целей.

ДОУ непосредственно зависит от управленческих решений, документационное обеспечение которых как процесс включает три составляющих:

Информационную поддержку управленческих решений, т.е. обеспечение принимаемого решения информацией (документами);

Документирование решения;

Контроль за его выполнением.

В данном процессе можно  выделить следующие аспекты:

Получение исходной (инициирующей) информации;

Постановка цели (задачи);

Поиск необходимой информации (справочная работа);

Выработка решения (составление проекта документа), его согласование, редактирование, изготовление, удостоверение, отправка (передача адресату);

Контроль за исполнением  решения.

Т.о. под документооборотом  понимается движение комплексов документов. В состав комплексов документов входят: документы, инициирующие решения, используемые при их выработке и фиксирующие их принятие (или сами решения), документы, направляемые для исполнения и сообщающие о результатах исполнения. Документооборот, рассматриваемый как результат, будет представлять собой совокупность документов, используемых и создаваемых в процессе принятия решений и контроль за их исполнением.

Совокупность документов, выполняющих определенное целевое  назначение в процессе документооборота можно – документопоток.

Исходя из классификации документов по месту составления, различают документооборот входящих, исходящих и внутренних документов.

Документооборот делится  на следующие документопотоки:

1. Входной документопоток (входящая корреспонденция), который несет первичную информацию и включает в себя:

• Документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, указания, инструктивные письма);
• Документы подведомственных предприятий (письма, запросы, заключения);
• Документы неподчиненных предприятий (письма, предложения, заявления, жалобы граждан, запросы депутатов);

2. Выходной документопоток (исходящая корреспонденция) несет информацию, выработанную при функционировании предприятия:

• Исходящие письма;
• Отчеты, справки;

3. Внутренний документопоток (внутренняя корреспонденция). Обеспечивает решение задач внутри предприятия (приказы, протоколы, акты).

Документопоток характеризуется  следующими основными параметрами:

• содержанием или функциональной принадлежностью;
• структурой;
• режимом или цикличностью;
• направлением;
• объемом.

Документопоток характеризуется следующими параметрами:

-содержание документопотока  – в состав документов входящих  в него и их функциональной  принадлежности.

-структура документопотока  – определятся признаками в соответствии, с которыми производится классификация документов для построения (информационно поисковая система) по которым строится ИПС к документам организации. 

-режим и цикличность  документопотока – определяется  изменением во времени его  информационной нагрузки.

-направление документопотока  – зависит от операций производимых при обработки документооборота.

-объем документопотока  – физическое количество документов.

Объем документооборота – это количество документов, поступивших в организацию и созданных ее за определенный период.

Количественные характеристики документооборота к ним относятся:

- количество документов входящих, выходящих и внутренних, и время их протекания;

- удельный вес каждого документопотока;

- плотность документопотока – это количество документов проходящих через СП за единицу времени;

- физический объем документооборота.

Качественные характеристики документооборота:

- разделение документооборота на три документопотока: входной, выходной и внутренний;

- особенности наполнения системы информации;

- определение документооборота как пространственно организованного процесса для этого создаются маршруты движения документов.

Временные характеристики документооборота:

-к временным характеристикам  относятся время затрачиваемое  документами в процессе документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Принципы организации документооборота

Для рациональной организации  документооборота должны учитываться  принципы:

прямоточности,

непрерывности,

ритмичности,

параллельности,

пропорциональности.

Принцип прямоточности состоит в том, чтобы документы перемещались по наиболее короткому пути. Для этого нужно создать целесообразную технологию обработки документов последовательность выполнения операций. Для выполнения данного принципа составляются схемы документооборота, маршрутные и технологические карты на управленческую документацию. Здесь отражается весь маршрут документа с момента его составления до сдачи в архив. Основное достоинство технологической карты документооборота – возможность регулирования с ее помощью последовательности операций, производимых с основными видами документов. При разработке технологической карты учитывается определение операционного времени, что особенно важно для ненормируемых видов работ.

Необходимо учитывать  также и пространственное расположение структурных подразделений аппарата управления и отдельных рабочих  мест. В данном случае линейное расположение структурных подразделений соответствует наиболее простой форме движения документов.

Принцип непрерывности заключается непрерывной подаче документов на тот уровень, где по ним принимается решение. Для исполнения данного принципа рекомендуется разработка перечня документов, не подлежащих регистрации СДОУ.

Этот принцип предполагает равномерную загрузку сотрудников  в работе с документами, требует  устранения или уменьшения перерывов  в процессах труда и документооборота.

Принцип ритмичности – равномерность движения потоков документов. Данный принцип тесно связан с принципом непрерывности, поскольку движение документопотоков не может быть ритмично, если нарушена непрерывность движения.

Принцип параллельности – выполнение отдельных операций по обработке документа в процессе его движения. Основное его назначение – сокращение времени на прохождение документа.

Принцип пропорциональности предполагает равномерно загрузку каналов движения документов. При несоблюдении этого принципа приводит к диспропорции документооборота, когда одни каналы перегружены, другие – недогружены.

Одним из общих требований в организации документооборота – экономия в движении документов. Это означает, что вместо непосредственного  перемещения документа содержащуюся в нем информацию передают по телефону или другими средствами связи.

Важным является принцип самостоятельности и ответственности в работе с документами. Он означает, что при всех действиях – направлении, распределении, согласовании, подписании – необходимо старого руководствоваться функциями учреждения и его частей, компетенцией работников. Выполнение этого принципа способствует сокращению пути движения документов, устранению ненужных операций.

Превышение должностным  лицом или другим работником полномочий при тех или иных действия с документами приводит к созданию излишних документов, порождению излишних инстанций, излишнему согласованию, утверждению.

 

 

3 Учет объема документооборота

Учет объема документооборота - осуществляется в целях получения  данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.

Цель контроля объема документооборота: сокращение количества документов.

Учет объема документооборота необходим для:

- расчета необходимой  численности делопроизводственного  персонала;

- определение его загруженности;

- расчет эффективности  применение технических средств;

Подсчет объема документооборота производится СДОУ по регистрационным  формам. За единицу подсчета берется сам документ. Копии и размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в машбюро.

Общий объем документооборота выражается дробью, где числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий. Поступающие документы и создающиеся в организации подсчитываются отдельно.

 Периодичночность  подсчета определяются самой  СДОУ в больших организациях  это проводится один раз в  месяц, в более мелких организациях  раз в квартал и раз год. 

При подсчете объема документооборота можно разделить документы на 2-е группы:

- внутренние;

- внешние.

Подсчет объемы документооборота осуществляется в целом по организации с обязательным учетом документов зарегистрированных в структурном подразделении. Итоговые данные оформляются в виде сводки учетных данных об объеме документооборота. Эти сводки представляют руководству для выработки мер по совершенствованию работы с документами.

Объем документооборота влияет на выбор формы ДОУ.

Существуют три формы  ДОУ:

- централизованная –  она используется в мелких организациях при этой форме ДОУ все операции, производимые с документами, осуществляется в централизованной службе ДОУ. Это форма ДОУ позволяет максимально механизировать и автоматизировать выполнений этих организаций;

- смешаная – используется в крупных организациях, при этой форме наиболее важные операции с документами производится в СДОУ. Все остальные операции производятся в структурных подразделениях;

- децентрализованная  – это операции, производимые  с документами осуществляющих  структурных подразделениях.

Правильная организация  документооборота предполагает прямоточность  движения документов, т.е. прохождение  их кратчайшим путем через наименьшее количество инстанций, исключающее  или сводящее к минимуму возвратные перемещения. Необходимо руководствоваться при этом принципом однократного пребывания документа в одной инстанции: каждый документ должен обрабатываться в структурном подразделении или находиться у исполнителя только один раз.

В целях ускорения  прохождения и наиболее рациональной обработки создаются схемы движения основных категорий документов внутри учреждения. Это позволяет установить наиболее рациональные маршруты движения документов, определить этапы их обработки, установить на этой основе единый порядок работы с документами. Схемы обработки документов включаются в инструкцию по ведению делопроизводства, разработанную в учреждении.

При обработке поступлении  поступающей корреспонденции выделяются следующие этапы:

- приём поступающих  документов;

- первоначальная (экспедиционная) обработка документов;

- предварительное рассмотрение  и распределение документов;

- регистрация документов;

- рассмотрение документов  руководителем (проставление резолюции);

- исполнение документа.

Приём и первоначальная обработка поступающей корреспонденции  осуществляется экспедицией, канцелярией или секретарём (в зависимости от категории учреждения), в функции которых входят проверка правильности доставки и целостности вложений, фиксация факта поступления документа в учреждение и подготовка корреспонденции к передаче по назначению.