Отчет по практике в ЗАО «ГОТЭК»

Входящая документация поступает в организацию ЗАО «ГОТЭК» несколькими способами:

1. по почте;
2. по электронной почте;
3. с курьером;
4. по факсу;

Большое значение имеет скорость прохождения отдельных документов, поставленных на контроль, для своевременного исполнения основных видов работ.

Входящий документопоток ЗАО «ГОТЭК» складывается из:

• документов вышестоящих организаций (органов власти и управления, центральных аппаратов министерств и др.). В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации;
• документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. По видам документов этот поток состоит из отчетов (о финансовой, хозяйственной, социальной, управленческой деятельности), инициативных докладных записок, писем, актов;
• документов от не соподчиненных организаций, направляемых с целью согласования совместных действий или побуждения к ним, с целью консультирования, получения информации. Основные виды документов: письма (информационные, рекламные, оферты, гарантийные, запросы и др.) и договоры, а также документы, сопровождающие выполнение договоров (акты взаимозачетов, счета, заявки, сертификаты, отгрузочные документы и др.);
• обращений граждан - предложений, заявлений, жалоб.

Обработка входящих документов включает в себя несколько этапов:

1. Прием и первичная  обработка документов.

2. Предварительное рассмотрение  и распределение документов.

3.  Регистрация документов.

4. Рассмотрение документов  руководителем.

5. Передача документов  на исполнение.

6. Контроль исполнения.

7. Подшивка документов  в дело.

 

Первые три этапа осуществляются в канцелярии организации. Затем документ направляется руководителю организации для рассмотрения, а служба директора передает документ на исполнение начальнику того отдела с которым связана специфика документа. В свою очередь начальник отдела передает этот документ на исполнение специалисту. Исполнитель, завершив работу, направляет документ директору на подпись. После подписания, документ подшивается в дело.

Маршрутная схема движения входящего документа. (Приложение № 13).  

                           

                            4.2. Исходящий документопоток.

Исходящие документы в ГП «ГОТЭК» в процессе обработки проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки.

Исполнитель создает проект документа и передает его в службу директора для согласования, визирования и подписания, после чего документ направляется в канцелярию для регистрации и отправки.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку, адресование, фальцевание (складывание), вложение в конверты, заклеивание, определение стоимости отправлений, составление реестра на заказную почту и передачу корреспонденции на почтамт.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в организации «ГОТЭК» и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. В исходящем документопотоке выделяется группа распорядительных документов и информационных (коммуникативных) - письма, докладные, обзоры, справки, отчеты, договоры, документы по их выполнению.

Маршрутная схема движения исходящего документа. (Приложение № 14).                   

                      4.3. Внутренний документопоток.

Поток внутренних документов в организации «ГОТЭК» осуществляется по электронной почте и факсимильной связи.

Внутренний документопоток составляют документы, создаваемые и используемые в самом аппарате управления, не выходящие за его пределы. Происхождение этих документов совпадает со сферой их применения. К внутренним относятся организационные документы, определяющие задачи, функции организации в целом, а также ее структурных подразделений, компетенцию, права и обязанности должностных лиц, правила выполнения отдельных видов деятельности - положения, уставы, учредительные договоры, должностные инструкции, регламенты, правила, штатные расписания и др. Функцию оперативного регулирования деятельности учреждения выполняют распорядительные документы, издаваемые руководством - приказы, указания, распоряжения, решения. Самостоятельные группы внутреннего документопотока составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, личного состава и т.д. В аппарате управления не рекомендуется вести внутреннюю переписку между должностными лицами и структурными подразделениями, вместо нее должны использоваться бездокументные способы обмена информацией (телефон, переговоры).

Движение внутренних документов включает следующие этапы:

1. Инициирование решения (обоснование необходимости издания документа).
2. Принятие руководителем решения о необходимости издания документа.
3. Передача документа, инициирующего решение, в подразделение на исполнение.
4. Подготовка проекта распорядительного документа.
5. Передача проекта документа на согласование.
6. Принятие решения (подписание документа).
7. Регистрация распорядительного документа.
8. Постановка распорядительного документа на контроль.
9. Копирование документов
10. Помещение подлинника документа в дело.
11. Рассылка копий исполнителям.

При необходимости создания внутреннего документа, структурное подразделение направляет обоснование необходимости издания данного документа. Решение руководителя о подготовке распорядительного документа выражается в виде резолюции на документе, инициирующем решение. В соответствии с резолюцией руководителя канцелярия передает документ, инициирующий решение, в структурное подразделение для исполнителя или исполнения. Далее подготавливается проект документа и оформляется исполнителем на соответствующем бланке. Затем внутреннее согласование документа оформляется визой, проставляемой в нижней части последнего листа проекта документа, на обороте последнего листа документа или на отдельном листе согласования. Визирование проекта документа проводится: с руководителями подразделений организации, их заместителями, юристом, а также заместителем руководителя организации. Принятие управленческого решения выражается в подписании распорядительного документа руководителем. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ. Подписанный документ регистрируется в канцелярии. В этом структурном подразделении ведется и контроль исполнения документов. На канцелярию возлагается так же и копирование документов, помещение подлинника документа в дело, рассылка копий документов.

Маршрутная схема движения внутреннего документа. (Приложение № 15).

 

5. ПОСТРОЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-ПОИСКОВОЙ  СИСТЕМЫ В ОРГАНИЗАЦИИ.

                 5.1. Постановка регистрации документов.

На предприятии ЗАО «ГОТЭК» документы регистрируются централизованно сотрудниками отдела канцелярия.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые – внутренние и отправляемые.

Обязательной регистрации подлежат документы, требующие ответа, а также документы, поступающие из вышестоящих организаций. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

В инструкции по делопроизводству предприятия ЗАО «ГОТЭК» приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе канцелярия. Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т.д.

Перечень документов, не подлежащих регистрации в отделе канцелярия:

1. Телеграммы и письма с просьбой  о продлении отпуска или командировки.

2. Графики, наряды, заявки, разнарядки.

3. Сводки и информации, присланные  для сведения.

4. Рекламные извещения, плакаты, программы  совещаний, конференций.

5. Прейскуранты.

6. Технические условия.

7. Нормы и нормативы расходов.

8. Поздравительные письма.

9. Пригласительные билеты.

10. Документы по заключению коллективных  договоров.

11. Бухгалтерские документы.

12. Планово-финансовые документы.

13. Печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

14. Формы статистической отчетности.

15. Корреспонденция, адресованная  работникам администрации с пометкой  «лично».

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

Регистрация осуществляется по группам распорядительных документов (например, по постановлениям, распоряжениям, приказам и т.д.). Нумерация ведется с начала и до конца года раздельно для каждой группы распорядительных документов. Датой указанных документов является дата их регистрации, которая, должна совпадать с датой принятия (подписания). Дата и регистрационный номер указываются на подлиннике распорядительного документа.

Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения. При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных, где каждый сотрудник имеет доступ к информации связанной с их профессиональной деятельностью.

Для возможного многоаспектного поиска в регистрационной карточке включаются следующие сведения:

- дата документа;

- дата получения (регистрации) документа;

- регистрационный номер документа;

- вид документа;

- краткое содержание документа;

- исполнители;

- количество листов в документе;

- дата исполнеия.

         Регистрационная карточка входящего  документа.

Образец форм регистрационных документов (Приложение № 5,6).

     5.2. Организация контроля над исполнением документов.

Контроль за сроками исполнения документов ведет отдел канцелярия. Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или резолюции руководителя. Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его. Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами. 

Контроль исполнения документов осуществляется в несколько этапов:

•     постановка документов на контроль;

•     проверка своевременности доведения документов до исполнителей;

•     предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

•     снятие документа с контроля;

•     направление исполненного документа в дело;

•     учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

•    информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

На предприятии ЗАО «ГОТЭК» ведется автоматизированный контроль за исполнением документов, который делопроизводитель ведет на персональном компьютере. Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения отправляется на компьютер исполнителя в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

· задания последующих лет – не реже одного раза в год;

· задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;