Отчет по практике в ЗАО «ГОТЭК»

 

 

1. ОБЩЕЕ ЗНАКОМСТВО С ОРГАНИЗАЦИЕЙ.

30 января 1969 года в городе  Железногорске Курской области  был организован Железногорский комбинат гофротары и этикетной продукции. В 1969 году он начал выпуск гофрокартона и гофроящиков, в 1971 году было налажено производство картона хром-эрзаци этикеток, в 11978 – 30-местных бугорчатых прокладок для яиц.

28 ноября 1991 года официально  зарегистрировано закрытое акционерное  общество «ГОТЭК». Уставной капитал  сформирован из основных фондов  комбината гофротары и этикетной продукции.

Одновременно с ЗАО «ГОТЭК» образовано ЗАО «ПОЛИПАК» на базе цеха по производству полиэтиленовой пленки. В 1992 году в ЗАО «ПОЛИПАК» был открыт новый цех по изготовлению гибкой упаковки с флексографской печатью.

В 1995 году «ГОТЭК» первым в России начал производство упаковки из кашированного гофрокартона.

По итогам конкурса “Лучшие российские предприятия – 1997” ЗАО «ГОТЭК» признано лауреатом в номинации «За эффективное управление производством».

В 1997 году ЕБРР приобрел пакет акций ЗАО «ПОЛИПАК».

В 1999 году цех полиграфии был выделен в ЗАО «ГОТЭК-ПРИНТ».

В 2000 году были зарегистрированы ЗАО «ГОТЭК-ЛИТАР», предприятие по производству литой тары для яиц, и управляющая компания ЗАО «ГОТЭК-ИНВЕСТ», занимающаяся стратегическим развитием группы предприятий «ГОТЭК».

По итогам конкурса “Лучшие российские предприятия – 2000” ЗАО «ГОТЭК» было признано лауреатом в номинации “За наиболее динамичное развитие”. В 2001 году ЗАО «ГОТЭК-ЛИТАР» впервые в России начал производство 10-местных контейнеров из бумажного литья под крупное яйцо с печатью до 4-х красок.

В 2001 году 2 октября все предприятия группы «ГОТЭК» получили сертификаты соответствия системы менеджмента качества стандарту ИСО 9001:2000.

18 февраля 2005 года зарегистрировано ООО «ГОТЭК-ЦПУ» (Центр предоставления услуг) - компания, осуществляющая функции финансового, бухгалтерского учета и логистики для всех предприятий группы «ГОТЭК». Разработана и внедрена новая операционная модель и новая организационная структура ГП «ГОТЭК».

В августе того же года ЗАО «ГОТЭК-ПРИНТ» - запущена в эксплуатацию первая в России линия "Asitrаde" (Швейцария), которая объединяет в один производственный цикл гофроагрегат и кашировальную машину. 

В октябре 2006 года ГП «ГОТЭК» на упаковочном форуме в Республике Беларусь награждена дипломом "За активное продвижения высокотехнологичной упаковки в Республике Беларусь". В ноябре департамент управления персоналом стал победителем второго Всероссийского конкурса "Лучшая кадровая служба - 2006". 21 ноября ЗАО «Полипак» становится лауреатом Премии Губернатора Курской области по качеству.

11 декабря 2009 года ЗАО «ГОТЭК» стало лауреатом Премии губернатора Курской области по качеству.  
Сбербанк принял решение о реструктуризации кредитов группы «ГОТЭК».

Структурные подразделения предприятия: 
1. ЗАО Управляющая компания группы предприятий «ГОТЭК» - компания, осуществляющая единое стратегическое развитие группы предприятий и определяющая их инвестиционную политику.

Производственные компании:

1. ЗАО «ГОТЭК», ЗАО «ГОТЭК-ЦЕНТР», ЗАО «ГОТЭК Северо-Запад» - предприятия по производству гофрированного картона, транспортной и потребительской упаковки с многоцветной флексографской печатью. 
 
2. ЗАО «ПОЛИПАК»- компания по производству гибкой упаковки на основе полимерных и бумажных материалов с многоцветной флексографской печатью. 
 
3. ЗАО «ГОТЭК-ЛИТАР» - компания по производству упаковки из формованной бумажной массы. 
 
4. ЗАО «ГОТЭК-ПРИНТ»- полиграфическая компания по производству упаковки из картона и пластика с многоцветной офсетной печатью.  
 
Компании оказывающие услуги :

1. ООО «ГОТЭК-ЦПУ» (центр предоставления услуг) - компания, осуществляющая функции финансового, бухгалтерского учета и логистики для всех предприятий группы «ГОТЭК».

В виде приложения организационно-структурной схемы аппарата управления представлена организационная структура ООО «ГОТЭК-ЦПУ». Приложение № 1. Штатное расписание ООО «ГОТЭК-ЦПУ». Приложение№2.

2. ИЗУЧЕНИЕ СТРУКТУРЫ И ФУНКЦИЙ    ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ.

На предприятии ЗАО «ГОТЭК» имеется единая для всех подразделений служба делопроизводства – канцелярия, численный состав которой з человека: старший переводчик и делопроизводитель которые находятся в подчинении заведующего канцелярией. Должностные обязанности работников закреплены в должностных инструкциях. Заведующий распределяет обязанности между персоналом подразделения на основе этих инструкций. Находится канцелярия в непосредственном подчинении генеральному директору.

Согласно положению о подразделении и должностным инструкциям функции выполняемые канцелярией заключаются в следующем:

1. организация единой системы делопроизводства в компании;
2. своевременная обработка входящих, исходящих и внутренних документов, передача документов исполнителям и отправка;
3. организация и ведение работ по делопроизводству;
4. организация работы дежурного транспорта;
5. перевод научной, технической, общественно-политической,  
   экономической и другой специальной литературы, патентные описания, нормативно-техническую и товаросопроводительную 
   документацию, материалы переписки с зарубежными организациями, а также материалы конференций, совещаний;
6. выполнение в установленные сроки устные и письменные, полные и 
   сокращенные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдение установленных требований в отношении научных и технических терминов и определений;
7. осуществление редактирования переводов.

Обязанности специалистами выполняются ежедневно. Выполняемая работа соответствует должностным обязанностям. Отдел взаимодействует со всеми структурными подразделениями.

Схема организационной структуры подразделения канцелярия (Приложение № 3).

              

 

                  Распределение видов работ между специалистами.

 

Имя работника		Должность		Функции
Н.Н. Ноздрина		заведующий канцелярией		Разработка локальных нормативных актов по делопроизводству. Контроль ведения делопроизводства в структурных и обособленных подразделениях компании. Подготовка отчетных документов по делопроизводству.
А.Г. Иванова		делопроизводитель		Предварительное рассмотрение, учет и регистрация входящих документов. Передача документов для резолюции руководству компании. Ведение протоколов совещаний руководства компании. Предварительное рассмотрение, учет и регистрация исходящих документов. Передача документов для исполнения работникам компании. Контроль сроков исполнения задач. Предварительное рассмотрение, учет и регистрация внутренних документов. Отправка документов посредством факсимильной связи. Сканирование и копирование служебных документов по запросам сотрудников компании. Заверение копий.
Л.И. Евтеева	старший переводчик		Перевод научной, технической, общественно-политической, экономической и другой специальной литературы, патентные описания, нормативно-техническую и товаросопроводительную документацию, материалы переписки с зарубежными организациями, а также материалы конференций, совещаний. Выполнение в установленные сроки устные и письменные, полные и сокращенные переводы, обеспечивая при этом точное соответствие переводов лексическому, стилистическому и смысловому содержанию оригиналов, соблюдение установленных требований в отношении научных и технических терминов и определений. Осуществление редактирования переводов.

 

3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ  ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ.

Деятельность организации ЗАО «ГОТЭК» отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы документации, применяемые в определенной сфере.

Среди большого разнообразия документов предприятия организационно-распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает центральное место.

ОРД классифицируется на три группы:

1) организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатное  расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания и др.);

3) информационно-справочная  документация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

Анализируя документы, я опиралась на основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТ Р 6.30 – 2003.

             3.1. Организационная документация.

Положения о структурных подразделениях оформлены с ошибками. Все положения, инструкции должны начинаться с раздела «Общие положения». Комментарии к положениям и инструкциям печатают в типовых нормативно-правовых документах для индивидуальных разработчиков. В нормативно-методических рекомендациях по делопроизводству дается примерный типовой бланк положения, инструкции.

На предприятии должен быть журнал регистрации всех нормативных документов и каждый документ должен иметь свой регистрационный номер. На организационных документах предприятия ЗАО «ГОТЭК» регистрационный номер отсутствует. Гриф утверждения так же не правильно оформлен на всех инструкциях и положениях: слово УТВЕРЖДАЮ в документе печатается жирным шрифтом - это не верно. В положении «Об отделе кадрового администрирования» в тексте положения стоит приказ о введение в действие данного положения. Это не правильно. В листе согласования в реквизите «Подпись» инициалы стоят после фамилии, а не перед фамилией. Не правильно в данных документах оформлен «Гриф согласования». Мы знаем, что если документ согласовывается несколькими руководителями равного уровня, то они располагаются на одном уровне. Также не правильно оформлен сам реквизит (Приложение № 4). Правильный вариант:

СОГЛАСОВАНО                    СОГЛАСОВАНО                  СОГЛАСОВАНО 

Начальник отдела                    Начальник отдела оплаты   отдела кадрового           

непрерывного                                и социальных программ          администрирования

совершенствования                  филиала ЗАО                         ООО «ГОТЭК-ЦПУ

филиала ЗАО Управляющая  Управляющая компания      _____Т.Н.Шкурина

компания ГП «ГОТЭК»          ГП «ГОТЭК»                        «___»_______2012г.

_________Н.В.Артюхова        _________Л.В.Федорова                                            

 «___»_______2012г.                «___»_______2012г.

Аналогичные ошибки в должностных инструкциях. Для разбора рассматривается должностная инструкция «Делопроизводителя» (Приложение №5).

                               3.2. Распорядительная документация.

Распорядительные документы представлены только приказами. Приказы составляются на общих бланках. Большинство реквизитов оформлены не правильно. Дата должна располагаться от поля без «от». Регистрационный номер на уровне даты справа. Заголовок должен располагаться по центру, без кавычек и полужирным шрифтом. Отсутствует констатирующая часть. Подпись оформлена не правильно. Должность должна располагаться от поля, расшифровка 12 см. от поля. Место издания документа также оформлено не верно (Приложение № 6,7).

                            3.3. Информационно-справочная документация.

Информационно-справочная документация в отчете представлена письмами и служебными записками. Протоколы мне не были представлены.

Все виды информационно-справочной документации оформляются неправильно. Несмотря на то, что что бланки письма составлены не правильно, нет единого бланка письма для всей группы предприятий ЗАО «ГОТЭК». В оформлении письма (Приложение № 8) неправильно оформлены дата, регистрационный номер. В реквизите «Адресат» почтовый адрес оформляется ниже инициалов и фамилии. Должность располагается от начала поля. Печать не должна ставится на подпись. И вообще не письмах печать не ставят.

Много на предприятии служебных записок. Они представлены докладными и служебными записками. Так как эти документы являются индивидуальными, то они составлены с небольшими отклонениями от стандартов. Все записки имеют заголовок, что очень важно. В этих документах в реквизите «Адресат» неправильно стоят инициалы. Они должны стоять перед фамилией, а не после. Заголовок должен быть без кавычек. Первая резолюция ставится между адресатом и текстом. В данном примере она стоит после текста и подписи. В левом верхнем углу нужно указать структурное подразделение, так как это внутренний документ (Приложение № 9,10,11).

  Таблица количественного состава документов (Приложение № 12).

                     4.  ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА.

                             4.1. Входящий документопоток.