Особенности этикета при деловой переписке

Деловые переговоры, встречи  и совещания.   

Переговоры — это особый вид совместной деятельности двух или нескольких лиц, не связанных отношениями прямого подчинения, направленной на решение стоящих перед ними проблем. Задача переговоров состоит в поисках нахождении такого варианта, который позволил бы оптимизировать деловое общение. В литературе переговоры классифицируются в зависимости от целей, которые ставят перед собой участники общения. Они могут быть направлены на продолжение соответствующих отношений; изменение существующих, отношений; перераспределение прав и обязанностей в связи с изменившимися условиями; достижение нового соглашения по интересующему вопросу. Возможно и получение побочных результатов, которые могут и не быть целью переговоров. 
   Основная  функция переговоров — это совместное обсуждение вопроса и принятие решения, устраивающего участников. Другая функция переговоров — информационная, состоящая в обмене мнениями сторон без принятия конкретного решения.  
   Переговорный  процесс — это основа деятельности руководителя. Вся деловая жизнь менеджера построена на ведении переговоров на разных уровнях общения с собеседниками, для достижения тех или иных целей. В процессе переговоров важно отмечать, насколько руководитель защищает интересы предприятия и насколько он владеет культурой делового общения.  
 
   3.1 Общие правила  поведения на переговорах 
   Для успешного ведения  деловых переговоров  его участниками должны соблюдаться следующие принципы:

кооперативности — твой вклад такой, какого требует совместно принятое направление делового общения; 
достаточности информации — говори то, что требуется в данный момент; 
качества информации — не лги; 
целенаправленности — не отклоняйся от темы, сумей найти решение; 
учета индивидуальных особенностей собеседника.    

Руководителю  важно владеть техникой ведения  переговоров. Во-первых, избегать высказываний, унижающих партнера, придерживаясь, правил этикета. Чтобы  успешно  вести переговоры, независимо  от их уровня  и масштаба, необходимо  овладеть культурой  переговоров, т.е.  системой  понятий, ценностей и норм, которая  бы стала  средством  успешного  общения  участников переговоров- государственных деятелей, политиков, дипломатов, деловых людей. Прежде всего любому вступающему  в переговоры  полезно  усвоить  изначальную истину: крайне невыгодно  делать ставку  на конфликтное взаимодействие, стремиться  к разовому выигрышу любой  ценой.Гораздо более продуктивен вариант партнерских отношений, когда  совместно  с партнером  проводится  анализ проблемы с тем, чтобы  найти решение, которое бы  в максимальной  степени  отвечало  обоюдным интересам.   
   Модель  переговоров  обычно включает: 
   - приветствие  участников и  введение  в содержание переговоров; 
   - взаимное  уточнение  позиций,  интересов, концепций участников; 
   - диалог участников; 
   - согласование  позиций  и подведение  итогов; 
   - принятие  решения (договоренностей)  и завершение переговоров. 
     Важно помнить о том, что   опаздывать на переговоры недопустимо. Это может отрицательно сказаться на имидже фирмы и повредить   самому ходу переговоров. За задержку с приемом необходимо также извиниться. 
     Не рекомендуется принимать   посетителей, сидя за столом. Гораздо  лучше выйти из-за стола и сделать несколько  шагов навстречу  гостям или же встретить  их при  входе  в кабинет или комнату  для переговоров. Когда переговоры проходят в офисе одного из участников,  то его сотрудник (референт или помощник)  должен встречать гостей у входа. 
   Переговоры  начинаются  с приветствия и  представления. Первым  представляется глава  принимающей делегации, затем - глава приехавшей.  После этого главы   делегаций представляют своих сотрудников, право первенства при этом принадлежит принимающей делегации.  Членов делегации  представляют «по убывающей», начиная с тех, кто занимает более высокое  положение, при этом можно обмениваться   визитными карточками. Если делегация очень большая, то каждому участнику вручается список делегаций, по возможности  с указанием полных  имен и должностей.  
   Участники переговоров рассаживаются так, чтобы члены каждой делегации, занимающие  примерно   равное положение, сидели друг напротив друга. Первым садится  за стол  переговоров глава принимающей  стороны, которому  принадлежит  инициатива ведения переговоров. Он начинает беседу, предоставляет слово другим членам своей делегации, экспертам, советникам, следит, чтобы не было  пауз в ходе   переговоров, которые могут быть   восприняты как  сигнал к их окончанию. Прерывать или перебивать  выступающих не принято, вопросы задают по окончании выступления.  В случае уточнения   какой-либо детали следует извиниться и свое  высказывание в момент выступления сделать максимально кратким и конкретным. Во время переговоров могут быть поданы  кофе, чай или  же устроен  непродолжительный перерыв для кофе.  
   Кроме того, в ходе переговоров  для  проработки  отдельных  вопросов   делегации могут  образовывать  экспертные  рабочие  группы из состава  входящих   в делегации специалистов, которые при  необходимости  удаляются  в отдельную комнату, согласовывают возможное решение или пункт в итоговом  документе и излагают результаты работы главам  делегаций. 
   По  окончании встречи необходимо попрощаться  с партнером.  Если делегации большие, то прощаются их главы, ограничиваясь вежливым  легким поклоном остальным членам делегации. 
   После переговоров целесообразно письменно  подтвердить их содержание, не забывая  о благодарности за знаки внимания и гостеприимство. Независимо от того, были переговоры успешными или безрезультатными, их итоги должны быть обсуждены в коллективе. 
   3.2 Подготовка  к  переговорам и  проведение делового  совещания 
      Сам успех   переговоров   зависит от тщательности их  предварительной подготовки. Процесс  подготовки   к переговорам  подразделяют на два тесно взаимосвязанных этапа: организационный и содержательный. 
     Плохая организация может привести  переговоры  к осложнениям   и даже к срыву. 
     Организационная  подготовка переговоров - это: 
   - определение  места и времени  встречи; 
   - формирование делегации и назначение  ее главы. 
     При содержательной подготовке  нужно: 
   - провести  анализ  проблемы и  оценить ситуацию, а также   проанализировать интересы, как  свои, так и партнера; 
   - согласовать все  вопросы внутри  своей делегации, а также с  теми. кто будет задействован  в выполнении возможных договоренностей ( смежные организации), т.е. провести « внутренние  переговоры»; 
   - проработать  несколько  возможных   вариантов  решения, чтобы   во время переговоров не принимать  скоропалительных  решений  при изменившейся ситуации; 
   - разработать целостные  и не  противоречащие  друг другу   предложения. 
     Обычно заранее  готовятся   аргументы  по наиболее  значимым  пунктам позиции, и они также   не должны  быть противоречивыми; 
   - подготовить инструкции участникам переговоров  (выработать  общее  направление действий) и подобрать необходимые документы (законодательные нормы, нормы  налоговых отчислений, справочные  материалы по ценам.) 
     успеху  проведения  деловых   совещаний  способствует соблюдение  простых правил: 
   - предварительная  подготовка  повестки  дня и  ее  неукоснительное  соблюдение; 
   - заблаговременное   предупреждение участников совещания о его  содержании и необходимости твердо его придерживаться; 
   - назначение времени  начала  и окончания совещания; 
   - если во время  совещания  предполагаются  выступления, нужно  следить  за их порядком. 
     Самое главное, чтобы подобное  совещание  было  продуктивно.  Обязанность ведущего   совещание   продумать  повестку дня так,  чтобы люди не тратили попусту   время. Если выгода от проведенного  совещания будет меньше, чем на него было потрачено, то  цена такого совещания неоправданна  и его не нужно было проводить. 
      
 

 
 
Заключение 
   Этика  делового общения – это учение  о проявлении морали и нравственности в деловом общении, взаимоотношениях деловых партнеров, а деловое общение — необходимая составляющая человеческой жизни, важнейший вид отношений с другими людьми. 
   Этикет  и такт делового человека проявляются  на каждом шагу: во время мимолетного  разговора с подчиненным, коллегой, на производственном совещании, с партнером по бизнесу и т.п. Поэтому этикет служебных, деловых отношений требует строгого соблюдения речевых норм, как в межличностном общении, так и во время деловых бесед, совещаний. Когда вы разговариваете с людьми, ведите беседу так, чтобы вам никто не мешал, Все дела, за исключением экстренных, внезапных, могут подождать. Принципы  этики  деловых отношений  служат основанием  для выработки  любой фирмы   собственной личной   этической системы, а культура устной и письменной  речи часто  бывает сердцевиной  профессиональной этики.  
   В содержание  делового этикета  может  входить  деловой  этикет офиса, подготовка  деловых бумаг по правилам  этикета, проведение деловых переговоров, встреч и совещаний по правилам, а также   и международные нормы делового этикета. Немало важным  является  и знание  национального стиля ведения деловых переговоров, что может  способствовать успеху  заключения  более удачной сделки. 
      Итак, успех фирмы, предприятия, организации  тесно связан с этикетом и культурой поведения. Для хорошего овладения деловым этикетом, культурой поведения требуются время, желание и настойчивость, постоянные тренировки поведения в различных условиях деятельности, чтобы знания перешли в навыки, привычки. Тогда реакция на любое действие, любой ход и развитие ситуации будет соответствовать правилам хорошего тона, делового этикета, требованиям культуры поведения в данной ситуации. Этикет и культура делового общения - ключ к успеху в сфере предпринимательства, в деловой карьере! 
  

 
Список  источников 
Бороздина, Г. В. Психология делового общения : учебное пособие. – М : ИНФРА-М, 2008. – 424 с. 
Чернышова, Л. И. Деловое общение. – М. : ЮНИТИ, 2008. – 415 с. 
Кирсанова, М. В. Деловая переписка. –  М. : ИНФРА-М, 2008. – 136 с. 
Аминов, И. И. Психология делового общения. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 428 с. 
Психология и этика делового общения : учебник для вузов / под ред. Н. В .Лавриненко. — 5-е изд., пере-раб. и доп. – М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2007. – 415 с.

Батавина Р.Н. Этика менеджмента. - М.: ГАУ. - 1996г. - с.30.  
Алехина И.В. Имидж и этикет делового человека. - М.: ЭНИ. - 1996г. - с. 33. 
Нестара Д.Ж. Деловой этикет. - М.:МГУ. - 1997г. - с. 136-138. 
Петкевич Э. Этикет менеджера. - Махачкала. -1991г.-с. 115 
Резчиков Е.А. Этика делового общения. - М.? МАСИ. - 1995г. 70с. 
Холонова Т.И., Лебедева М.М. Протокол и этикет для деловых людей. М.: 
ИНФРА М. - 1995г. - с. 57-258. 
Честера Дж. Деловой этикет. - М.: Фаир. - 1997г. - ЗЗбс. 
Этика и культура: их место в современном бизнесе //ЭКО. - 1994г. -№9.- с. 190-199.