Основные правила приема и регистрации документов

Не регистрируемые документы  сразу же передаются в соответствующие  службы, структурные подразделения  или конкретным лицам.

На практике в настоящее  время находят применение три  системы регистрации документов⁵.

• Централизованная;
• Децентрализованная;
• Смешанная.

При централизованной форме  все документы регистрируются в  одном месте. Такая форма характерна для сравнительно небольших учреждений или фирм, в которых регистрацией занимается секретарь руководителя или должностное лицо в секретариате или в канцелярии.

В крупных учреждениях  или компаниях, а так же в организациях с территориально разобщенными структурными подразделениями регистрация документов ведется децентрализовано. Децентрализованная форма регистрации предполагает наличие многих пунктов регистрации  документов: канцелярии, секретарей структурных  подразделений и т.д. В группе регистрации канцелярии регистрируются документы, адресованные руководству  учреждения или предприятия, и важнейшие  внутренние документы, например приказы. Все остальные документы регистрируются в структурных подразделениях работниками, отвечающими за делопроизводство.

Но, практика показывает, что  наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная  система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

Специализированную документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую) регистрируют в соответствующих  структурных подразделениях.

В условиях использования  автоматизированной системы ДОУ  предпочтение отдается централизованной регистрации. В этом случае, во-первых, сокращается трудоемкость обработки документов в структурных подразделениях и, во-вторых, появляется возможность формирования единой автоматизированной информационно-поисковой системы по документам всего учреждения или предприятия.

При любой форме организации  регистрации должен соблюдаться  ее основной принцип – однократность. Он предполагает, что информация о  документе фиксируется в избранной  регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование  в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Должны регистрироваться документы, поступающие в организацию  или отправляемые из нее по любым  каналам связи: по почте, электронной  почте, факсу. Место регистрации  документов фиксируется в инструкции по делопроизводству.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного  документа из одного структурного подразделения  в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются  предприятием⁶:

• Список структурных подразделений с их условными обозначениями.
• Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными.
• Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить  регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

 

2.2 Индексирование  документов

 

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров  и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Место простановки  определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», реквизит 12.

Регистрационный индекс означает принадлежность документа к конкретной классификационной группе и его порядковый номер внутри нее. Порядковый регистрационный номер является обязательным элементом индекса в пределах регистрируемого массива, как правило, за год.

Классификационные группы формируются  в соответствии с наименованиями видов документов, их авторов и  содержанием. Индексы необходимы для  учета, поиска и систематизации документов и в традиционных, и в автоматизированных системах обработки документации.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана  единообразная и стабильная система  индексирования. Не зависимо от того, где  регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В  качестве условных обозначений рекомендуется  использовать арабские цифры, в отдельных  случаях к ним добавляются  буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый  индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового  номера внутри данной группы⁷.

Например: 02-10/15, где 02-10 –  это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа. В  соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие  может добавлять к базовому индексу  иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса  могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются  отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости выделения  части документов из единого регистрационного массива возможно использование  дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107-К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о  приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те, на основании которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений  президиумов представительных органов  порядковый номер можно дополнить индексом (буквой) «П», например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных  номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью  указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной  организации документ зарегистрирован  под номером 16, а в другой –  под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который  одновременно проставляется и на документе и в регистрационной  форме. Регистрационные индексы  проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах.

 

2.3 Формы регистрации  документов

 

Ввод документа в ИПС  производится путем записи его индекса  и соответствующих реквизитов в  регистрационные входные формы⁸:

• Регистрационно-контрольные карточки (РКК).
• Экранные формы.
• Регистрационные журналы.

В процессе регистрации в  регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают⁹:

• Автора (корреспондента).
• Название документа;
• Дату документа, проставленную организацией-автором.
• Индекс документа, присвоенный организацией-автором.
• Дату поступления.
• Индекс поступившего документа (входящий индекс).
• Заголовок документа или его краткое содержание.
• Резолюцию.
• Срок исполнения.
• Исполнителя (кому направляется документ на исполнение).
• Отметку об исполнении.
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.

Сведения об исходящих  документах содержат¹⁰:

• Исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ).
• Дату документа.
• Регистрационный индекс.
• Корреспондента (кому адресован документ).
• Заголовок документа или его краткое содержание.
• Количество листов.
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.

Кроме того, в регистрационной  форме должен отражаться ход исполнения документов. А состав перечисленных  реквизитов может быть дополнен другими  сведениями о документе, которые  необходимы конкретной организации  для учета, контроля за ходом исполнения документа или задания и т.д. Например, могут использоваться такие сведения, как фамилия руководителя структурного подразделения, где исполняют документ, или данные о промежуточном решении вопроса и т.п.

На выбор формы регистрации  влияют следующие обстоятельства¹¹:

• Количество входящих, исходящих и внутренних документов.
• Наличие документов, требующих строгого учета.
• Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная).
• Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов.

 

 

Заключение

 

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет  особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или  распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

Управленческие документы  составляют основу документации организации. Они имеют универсальный характер, создаются органами власти, коммерческими  и государственными организациями. Управление предприятием неизбежно  требует создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета  и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Достижение науки и  техники, бурное развитие научно-технической  революции, воздействующие на всю сферу  человеческой деятельности, требуют  дальнейшего совершенствования  управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности  управленческого труда. В начале 3-го тысячелетия количество электронных  документов на предприятии уже будет  измеряться миллионами, поэтому системы  управления электронными документами  и архивами станут одной из важнейших  составляющих корпоративной информационной системы. Одним из путей, обеспечивающим высокую эффективность работы аппарата управления является правильная организация  работы с управленческими документами.

Управленческая  деятельность в любой организации  основана на переработке поступающих  официальных документов независимо от способов их пересылки (получения) и видов носителей, а также в производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для использования в рамках самой организации, так и корреспонденции во вне ее.