Основные правила приема и регистрации документов

Основные правила приема и регистрации документов

 

 

Содержание

 

С.

Введение	3
1 Основные правила приема  документов	4
Прием и первичная обработка	4
Передача документов	8
2 Основные правила регистрации  документов	9
2.1 Понятие, назначение, принцип  регистрации документов	9
2.2 Индексирование документов	13
2.3 Формы регистрации документов	15
Заключение	18
Библиографический список	20

 

Введение

 

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей  управления имеет информация, носителем  которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется  и перерабатывается.

Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение  эффективности работы с документами  непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение  обслуживания граждан государственным  либо муниципальным учреждением  или повышение конкурентоспособности  коммерческого предприятия¹.

Сегодня организация, которая  хочет получить современное решение  для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных  технологий до готовых комплексных  систем.

Цель данной работы –  изучить и проанализировать основные правила приема и регистрации документов.

Для достижения поставленной цели, необходимо решить следующие  задачи:

- изучить понятие, прием, обработку и распределение поступающих документов;

- рассмотреть понятие, назначение, принцип регистрации документов; индексирование документов; формы регистрации документов; организацию информационно-справочной системы; контроль за исполнением документов.

Объектом изучения являются прием и регистрация документов. Предметом – документооборот  организации.

1 Основные правила  приема документов

1.1 Прием и первичная обработка

 

Организация работы с документами зависит от объема документооборота, организационной структуры и формы работы с документами, принятой технологии обработки документов. Работа с документами состоит из ряда последовательных операций: прием документов, их распределение и направление на исполнение, исполнение и отправка.

Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого  предусматривают создание специализированного  участка — экспедиции, как одного из структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем.

Рекомендации по приему и  отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять до ленты исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота.

Доставка документов происходит почтой, телеграфом, курьерами. В современных  условиях наряду с этими способами  доставки поступление документов осуществляется через компьютерные сети, электронную  почту, факсимильную связь. Значительная часть документов поступает путем передачи их командированными сотрудниками других учреждений.

Задача службы делопроизводства — организовать учет поступления  документов из всех источников, их первичную  обработку, координировать их движение.

В нормативных документах регламентированы правила первичной  обработки поступивших документов. Они сводятся к следующему²:

1. Проверяется правильность  доставки. Ошибочно доставленная  документация возвращается на  почту для пересылки адресату.

2. Проверяется целостность  упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяется комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложений об этом сообщают отправителю.

3. При поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только  сопроводительная документация, машинные  носители в упаковке передаются  по назначению.

4. Как правило, конверты  уничтожают. Сохраняют конверты (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда  дата на почтовом штемпеле  имеет значение для доказательства  даты получения документа, когда  на конверте нет надписи «лично»,  а документ носит личный характер.

5. Документы с пометкой  «лично» не вскрываются, а передаются адресату. Однако в некоторых организациях количество документов может быть весьма значительным. В таком случае экспедиционная обработка поступивших документов предусматривает учет их поступления, дата и учетный номер проставляются на пакетах.

6. Экспедиция ведет учет  всех поступивших документов  — на документе проставляется  штамп об их получении, где  указывается наименование организации,  дата поступления, порядковый  учетный номер документа. Обычно  в штампе предусмотрено место  для последующего проставления  входящего регистрационного индекса.

7. При первичной экспедиционной  обработке документы сортируют  по структурным подразделениям. Главный критерий этой сортировки  — адресование документов. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию для подготовки к рассмотрению, туда же поступают документы, адресованные организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные в структурные подразделения, проходят сортировку по их названиям.

В небольших организациях вся поступающая документация сортируется  секретарем. В помощь секретарю можно  разработать классификатор видов  документов и вопросов деятельности с указанием исполнителей, которые  курируют определенные вопросы.

8. Процесс первичной обработки  заканчивается раскладкой рассортированных  документов по ячейкам сортировочного  шкафа, откуда документы забирают  секретари структурных подразделений.  В небольших организациях секретари  используют папки-регистраторы, разделы  которых закрепляют за отдельным  структурным подразделением или  исполнителем.

Большая часть организаций  и учреждений обладает помимо почты  и другими каналам информации. Например, значительное количество документов, содержащих, как правило, оперативную  информацию, поступает в организации  по факсимильным аппаратам. Масса документов доставляется сотрудниками сторонних  организаций, происходит передача «из  рук в руки». Все эти способы  доставки могут создать мощные документопотоки, содержащие необходимую для деятельности организации информацию. Служба делопроизводства обязана обеспечить учет и контроль за движением поступающих по различным каналам связи документов. Учет необходимо вести и для документации, поступающей по факсимильной связи и от курьеров. В противном случае эти документы «выпадают» из поля зрения службы делопроизводства и не включаются в информационную систему организаций, оседая у исполнителей. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм, которые затем передаются в службу делопроизводства, должен проводиться в службах связи.

Практически во всех сферах управления используются компьютеры, в связи с чем коренные изменения происходят в процедуре получения и отправки документов. С распространением факсимильной связи и факс-модемных устройств для компьютера документ может быть отправлен и получен из любого места. Факс-модем позволяет соединять компьютеры друг с другом по телефонным линиям и передавать сообщения непосредственно с одного компьютера на другой, пользоваться электронной почтой и подключаться к международным глобальным компьютерным сетям. При этом документ может передаваться в том виде, как он был создан, со всеми особенностями его внешнего вида, значит, возникает возможность использовать сведения из одного документа для создания другого.

Это приводит к децентрализации  приема-передачи документов, результатом  чего становится потеря службой делопроизводства контроля за документооборотом организации. Следствием такого положения может стать чрезмерная автономность структурных подразделений и утрата руководством организации контроля за их деятельностью. Поэтому для включения электронных документов в информационную базу организации (фирмы) служба делопроизводства должна участвовать в регламентации и этих потоков информации (в отношении доступа к информации, ответственности за ее сохранность и использование).

 

1.2 Передача документов

 

Согласно рекомендациям  Основных положений ГСДОУ, передача документов между структурными подразделениями (из экспедиции в канцелярию, из канцелярии в структурные подразделения  и т.д.) осуществляется через секретарей этих подразделений или тех должностных  лиц, которые отвечают в них за работу с документами³.

Документы передаются с соответствующими отметками в регистрационных  формах.

В крупных фирмах, учреждениях, на промышленных предприятиях, там, где  структурные подразделения расположены  на значительном расстоянии друг от друга, организуется курьерская связь для  доставки поступивших документов. Курьеры  совершают два-три обхода здания (территории) по заранее разработанным  маршрутам в установленные часы, забирая документы для отправки и доставляя поступившие документы.

Самый нерациональный способ доставки документов — выполнение этой работы специалистами аппарата управления, так как расходуется  их рабочее время, дорожает доставка и соответственно весь аппарат управления.

Таким образом, организация  первичной обработки документов позволяет выделить первичные потоки поступивших документов: в адрес  руководства организации, руководства  структурных подразделений, исполнителей. Движение этих потоков будет зависеть от количества инстанций прохождения  документов в процессе рассмотрения и принятой в организации технологии регистрации документов.

 

 

2 Основные правила регистрации документов

2.1 Понятие, назначение, принцип регистрации документов

 

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего  массива информации по определенному  вопросу в кратчайшее время в  организации должна быть построена  рациональная поисковая система. Информационно-поисковая  система (далее ИПС) по документам организации  создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащейся в них информации на основе следующих требований⁴:

• Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов.
• Обеспечение оперативного доступа к информации и документам.
• Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам.
• Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются  ИПС ручного, механизированного, автоматизированного  типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых  систем является регистрация документов.

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса  с последующей записью необходимых  сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

В соответствии с ГСДОУ  регистрации подлежат все документы, требующие исполнения, учета и  последующего использования в справочных целях: распорядительные, кадровые, плановые, отчетные, устно-статистические, учебные, финансовые, бухгалтерские и др. Регистрируются как документы, используемые внутри или направляемые в другие организации, так и поступающие  из вышестоящих, подведомственных и  сторонних организаций или частных  лиц.

Не подлежат регистрации  документы, присланные для сведения и не требующие ответа.

Существенную помощь в  определении такой категории  документов может оказать перечень нерегистрируемых документов, который  должен разрабатываться на каждом предприятии. Такой перечень является приложением  к инструкции по делопроизводству, но может быть и самостоятельным  документом. В этом случае он утверждается руководителем предприятия.