Основа понятия «документ»

или:

«...князю Ивану Алексеевичу  Воротынскому с товарищами ...», а  затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки  начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой ...»

или:

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой  России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов ...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети — сиротами; духовные лица — богомольцами.

В заключительной части  указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она  была написана:

«Писан в царствующем  граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась  и заверительной надписью: «К сей  челобитной Демьянко Власов руку приложил», а также указывались имена  послухов (свидетелей), место и время  составления челобитной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некоторых  стабильных элементах текста для  каждой разновидности документа. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось традиционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся, пожалуй...».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие  устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство.

В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следующие части:

• вступление в должность нового воеводы, порядок приема должности от прежнего воеводы;
• постановления о финансовом управлении;
• отношение воеводы к местному обществу и выборным должностям;
• постановления о полицейской деятельности воеводы;
• определение военных обязанностей воеводы, правила его отношения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизводстве включала следующие основные этапы:

• поступление документа на рассмотрение;
• подготовка дела к «докладу»;
• рассмотрение и решение дела;
• оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в  приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или  отписке. Указание царя передавалось им лично кому-либо из чинов приказа  или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если приказ располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось исполнение - рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов.

Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал  поручение кому-нибудь из старших  подьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими  приказами, она велась без соблюдения особых формальностей короткими «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа  на нем проставлялась дата, и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Фактически это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль докладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса — думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Думные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, младший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подписью - «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юридической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание документа.

Руководители приказов - судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ведение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и помечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дьяка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые  намечается обособление оконченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном приказе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых позже, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятельности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни - Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сношения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществлялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с нарочным гонцом, а при случае.

В целом, в приказной период постепенно создается система делопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления. Однако государство, действуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих административных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середины XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

 

 

 

 

 

 

 

Лагойскі раённы выканаўчы камітэт	Логойский районный исполнительный  комитет
РАЁННАЕ ЎНIТАРНАЕ ПРАДПРЫЕМСТВА «ЛАГОЙСКI КАМГАС»	РАЙОННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЛОГОЙСКИЙ КОМХОЗ»
_________ № _________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Лагойскі ранны выканаўчы камітэт	Логойский районный исполнительный  комитет
РАЁННАЕ ЎНІТАРНАЕ ПРАДПРЫЕМСТВА «ЛАГОЙСКІ КАМГАС»	РАЙОННОЕ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ «ЛОГОЙСКИЙ  КОМХОЗ»
вул. Завадская, 36 223141, г. Лагойск, мінская вобласць	ул. Заводская, 36 223141, г. Логойск, минская область
тэл./факс (+375 1774) 55-4-67 р/р 3012061126870 УНН 600019490 у ЦБП № 611, ф-л № 500 Мінскае упраўленне ААТ «ААБ Беларусбанк», код 601	тел./факс (+375 1774) 55-4-67 р/с 3012061126870 УНН 600019490 в ЦБУ № 611, ф-л № 500 Минское управление ОАО «АСБ Беларусбанк», код 601
_____________ № ___________ На №________ ад ___________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Адресация документов. Оформление реквизита адресат.

Реквизитом, характеризующим  географическое и иерархическое  положение документа, является «Адресат». Согласно ст. 1 Закона Республики Беларусь от 15.12.2003 № 258-З «О почтовой связи»¹ адресат — это физическое или юридическое лицо, которому адресованы почтовое отправление, денежные средства, телеграфное или иное сообщение. Другими словами, адресат — получатель документа. Существует еще понятие адресант — отправитель документа. Реквизит «Адресат» используется при составлении и оформлении писем, докладных и объяснительных записок, справок, заявлений, представлений, уведомлений.

В соответствии с Инструкцией  по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 г. № 4, и Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Государственного комитета Республики Беларусь по стандартизации, метрологии и сертификации от 21.12.2004 № 69, реквизит «Адресат» располагается на документе в правом верхнем углу. При угловом варианте расположения реквизитов бланка данный реквизит начинают печатать на уровне первой строки бланковых надписей, при продольном — сразу под надписями бланка (в письмах — на уровне реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс», в других документах, при подготовке которых используется общий бланк, — на уровне реквизита «Заголовок»).

Согласно гл. 6 Инструкции по делопроизводству реквизит «Адресат» печатается от 4 положения табулятора (после 32 печатных знаков при оформлении документа на пишущей машинке или 80 мм при оформлении на компьютере). При оформлении документа на компьютере текст реквизита «Адресат» следует печатать с интервалом точно 14 пт., а составные части реквизита «Адресат» нужно отделять друг от друга одинарным интервалом.

Согласно п. 51 Инструкции по делопроизводству² адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные лица, граждане, в том числе индивидуальные предприниматели. В зависимости от того, кому адресуется документ, реквизит «Адресат» следует оформлять по-разному.

Адресатами могут являться организации, их структурные подразделения, конкретные должностные и частные лица.

При адресовании документа  организации ее наименование указывается  в именительном падеже.

Например: 

  

Министерство юстиции

Республики Беларусь

 

При адресовании документа  структурному подразделению в именительном падеже указывается наименование организации, а ниже – наименование структурного подразделения.

Например: 

Министерство юстиции

Республики Беларусь

 

При направлении документа  конкретному должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата – в дательном.

 

 

Например:  

Министерство по налогам и сборам

Республики Беларусь

Начальнику управления контроля,

делопроизводства и материально-

технического обеспечения

Кондакову Н.В.

 

При адресовании документа  руководителю организации (его заместителю) наименование организации входит в  состав наименования должности адресата.

Например: 

Директору Государственного

архива Минской области

Кушновой Е.В.

 

При направлении документа  в несколько однородных организаций их наименования указываются обобщенно в именительном падеже.

Например: 

Республиканские органы

государственного управления

 

При направлении документа  руководителям нескольких однородных организаций наименования их должностей указываются обобщенно в дательном падеже.

Например: 

Руководителям республиканских органов

государственного управления

 

Почтовый адрес, как  правило, указывается только на конверте. Почтовый адрес входит в состав реквизита  «Адресат» при адресовании документа разовому корреспонденту.

Почтовый адрес в  реквизите «Адресат» оформляется  в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.

 

 

 

Например:

Учреждение «Белорусский научно-

исследовательский институт

документоведения и архивного  дела»

ул. Кропоткина, 55

220002, г. Минск.

 

На документах, направляемых постоянным корреспондентам, организациям своей системы, адрес не проставляется. Для отправки таких документов могут  применяться конверты с заранее  напечатанными адресами.