Основа понятия «документ»

Министерство образования  Республики Беларусь

Белорусский государственный  университет

Исторический факультет

 

 

 

Кафедра источниковедения

 

 

 

Перфильева Татьяна  Сергеевна

 

Контрольная работа студентки 1 курса заочной формы обучения

Направление специальности: Документоведение (по направлениям)

 

 

 

 

 

 

Подготовил Перфильева Т.С.

Проверил Преподаватель

Назаренко А.М.

_________________

^{(подпись)}

«___» __________ 2013г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Минск, 2013

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Содержание и эволюция понятия "документ"………………………………..3
2. Развитие текстового документирования……………………………………...9
3. История организации делопроизводства в Московском государстве

«приказное делопроизводство»…………………………………………………12

4. Необходимо подготовить и оформить бланки документов………………...21
5. Адресация документов. Оформление реквизита адресат…………………..23
6. Список литературы………………………………………………………........28

 

 

Содержание и  эволюция понятия «документ»

Документы используются в различных областях человеческой деятельности и сферах жизни.

История документа является одной из интереснейших тем документоведения и недостаточно изучена. В истории документа можно выявить истоки многих сегодняшних проблем управления документацией в организации.

Среди главных характеристик  процесса преобразования документа  можно назвать причины возникновения и сохранения форм, изменение удельного веса, влияние новых технологий на документ и т.д.

Документы сопровождают человека с момента возникновения  письменности. Формирование общественных потребностей, влияние особенностей языка отразились на становлении документа.

Основные функции документа  связаны с процессом фиксации информации с последующей передачей  её во времени и пространстве: учет, подсчет, команды, запись информации в  целях ее сохранения и распространения. Реализация данных функций привела  к появлению графической документации (карты, чертежи), медицинской, бухгалтерской и других видов документации.

Следовательно, документы  и документация возникают в связи  с общественными потребностями  человека и задачами.

К сожалению, до настоящего времени не выработано четкого и однозначного термина «документ».

По моему мнению, решение  задачи поиска смыслового значения термина  «документ» возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Рассмотрим толкование понятия «документ» разными дисциплинами.

В документалистике дано самое широкое понятие документа  – любой материальный носитель с  закрепленной информацией на любом  языке и любым способом.

В документоведении документ – средство закрепления информации различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

В источниковедении документ – объект, специально предназначенный  для передачи информации.

Если документоведение ставит своей первоочередной задачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом развитии, то другие научные дисциплины рассматривают документ как носитель информации о прошлом или современности.

В архивоведении употребляется термин «архивный документ» - документ, хранящийся в архиве (ретроспективная архивная информация, устаревшие опубликованные документы).

В правовой науке документы  являются средством документирования и доказательства правовых отношений.

Историческая наука определяет документ как важный исторический источник.

Документалистика считает  документом любую фиксированную  информацию.

В области управления документ рассматривается как средство фиксации и передачи управленческих решений.

Понятия «документ», «документация» в своем развитии претерпели существенные изменения. Изначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднее производная форма documentum, означающая «доказательство», «свидетельство», надолго утвердилась во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие  «документ» появилось в XVIII в. Петр I перевел его как «письменное  свидетельство», подчеркнув тем самым  правовое значение документа. В XIX в. Выделяется новый аспект: значение документа  в управлении. Документом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления. Понятие документа как письменного источника, имеющего юридическую силу, сохранилось и в XX в. Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практике учреждений это понятие отождествлялось с понятиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция «деловой бумаги» сохраняется до 20-х гг. XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служебным документом». В «Толковом словаре русского языка» 1934 года документом называется «письменное удостоверение, свидетельствующее о личности предъявителя».

Из вышеприведенных  определений можно выделить две  составляющие документа:

1. Информационную 

2. Правовую

Информационный документ – документ, зафиксировавший информацию, передаваемую во времени и на расстоянии.

Правовой документ –  документ, служащий доказательством  достоверности информации и предоставляющий  одну из форм выражения права.

В «Кратком словаре архивной терминологии» в определение «документ» заложено понятие об информации как объекте описания: «Документ – результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звукозаписи или другим способом на специальном материале (папирусе, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)». Хотя термины «информация» и «носитель» в этом определении отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» (М., 1971) вносит изменения в термин «документ»: «документ – средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека». В этом определении дано развернутое понятие информации:

1. Документ является  результатом сознательной человеческой  деятельности. Закрепление информации  выполняется при прямом участии  человека в создании документа, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком.

2. Информация, закрепленная  сознательно, не может быть  выражена без слов или каких-либо  знаков и символов, т.к. она  является мысленным отображением действительности.

В «Словаре современной  архивной терминологии социалистических стран» внесены коррективы в предыдущее определение термина «документ»: «Документ – результат закрепления  информации о предметах объективной  деятельности и о мыслительной деятельности человека посредством письма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе». В данном определении понятие «информации» как несущее основную, смысловую нагрузку, осталось в логико-семантической связи в составе словосочетания «результат закрепления информации». Понятие «носитель», на котором закреплена информация, придает дефиниции законченный вид.

В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство  и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983), в определение термина  «документ» внесены поправки: «Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве». Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значении термина.

В начале 70-х годов  в архивоведении вводится понятие  «документная информация», которое  наиболее точно отражает все виды документной информации, в том  числе и архивной: «под документной  информацией следует понимать социальную (то есть на уровне человеческого мышления создаваемую) информацию, или переработанные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и искусственной природы – зафиксированные на материальных носителях с целью переработки и хранения».

Таким образом, в ходе анализа определения «документ», можно выделить три основных подхода  к данному термину:

1. документ – материальный  объект 

2. документ – носитель  информации 

3. документ – документированная  информация.

С точки зрения документоведения обозначение «документа» считается материальный объект с зафиксированной на нем информации в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенного для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования. Такой подход к документу описал Поль Отле в «Трактате о документации». В СССР сторонниками данного термина стали специалисты по информатике, которые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа. В данном случае речь идет об информационных процессах, о передаче информации от одного субъекта другому. Впервые в кратком словаре архивной терминологии и ГОСТе 16487-70, в понятии «документ» обозначена замена словосочетания «материальный объект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». В последнее время в определении документа происходит перенос смысловой нагрузки с материальной составляющей на информационную. Законодательным путем введено в практику понятие «документированная информация (документ)». «В результате документирования происходит как бы материализация и овеществление сведений. Информация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым, обособляется от создателя информации… документированная информация… есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить её к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности».

Таким образом, основу понятия  «документ» составляют три основных компонента:

- информация 

- материальный носитель  информации 

- фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

Возможность понятия  «идентификации» зафиксированной  информации отличает документ от других носителей информации, является особенно важным с точки зрения его применения в управлении и архивном деле.

Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному официальному толкованию: «документированная информация (документ) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

 

 

 

Развитие текстового документирования.

Исторически первым способом документирования был начертательный способ закрепления и передачи информации – начертательное письмо, т.е. письмо с использованием графических знаков (картинок, букв, цифр) для фиксации и передачи звуковой информации. В своём развитии это письмо прошло ряд этапов, в результате которых сменилось несколько типов письма:

• пиктографическое;
• идеографическое (логографическое);
• слоговое (силлабическое);
• буквенно-звуковое (алфавитное, фонемографическое).

Пиктографическое письмо (от лат. “pictus” – писанный красками, рисованный и греч. “grapho” – пишу, т.е. рисуночное письмо) является наиболее древним типом письма. Оно выросло из первобытной живописи. Появление пиктографии учёные относят к эпохе неолита, к 8-6 тыс. до Р.Х. Появление в этот период сравнительно крупных общностей людей – племён, союзов племён – создало потребность в закреплении и передаче информации на большие расстояния. Посредством рисунка (пиктограммы) передавалось какое-либо сообщение в целом. На первых порах обычно это были сцены охоты, позднее – военные сообщения, религиозные формулы, любовные письма и др. Некоторые народы в течение длительного времени использовали пиктографическое письмо (индейцы Северной Америки – до конца XIX в.).

Особенность пиктографического  письма заключается в его доступности, поскольку оно не связано с  конкретным языком и может быть расшифровано (прочитано) на любом языке. Не случайно многие пиктографические знаки используются и в настоящее время: в рекламе, в компьютерных программах, дорожные знаки, олимпийская символика, изображение черепа и скрещённых костей на ёмкостях с ядовитыми веществами и т.д.

Однако пиктографическому  письму присущи значительные недостатки. Одна и та же пиктограмма может быть по-разному истолкована. С помощью пиктографии невозможно передавать информацию, содержащую отвлечённые, абстрактные понятия (ум, смелость, совесть и т.п.).

Между тем развитие мышления, языка позволило человеку разлагать речь на отдельные элементы – слова. Пиктографическое письмо перестало удовлетворять возраставшие человеческие потребности. И тогда на его основе возникло более совершенное – идеографическое письмо (от греч. “idea” – понятие и “grapho” – пишу).