Организация труда в государственном архиве

         Правила обязательны для всех государственных архивов, входящих в государственную архивную службу СССР, а также распространяются на соответствующие отраслевые государственные фонды и архивы министерств, ведомств СССР и организаций, осуществляющих государственное хранение соответствующих документов ГАФ СССР (архивы системы Академии наук СССР и академий наук союзных республик, Министерства иностранных дел СССР, музеи и библиотеки Министерства культуры СССР и др.).

Государственные архивы, хранящие научно-техническую  и кинофотофонодокументацию, должны пользоваться настоящими Правилами  в вопросах организации планирования, отчетности, организации труда, научно-исследовательской и методической работы, публикационной деятельности и работы с делопроизводственными управленческими письменными документами. В других вопросах они руководствуются Правилами работы архивов с кинофотофонодокументами и с научно-технической документацией.

Подготовка  новых Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД  с участием работников НИЦТД СССР, центральных государственных архивов  СССР, Главархива РСФСР, Главархива УССР, Главархива Узбекской ССР, Главархива Казахской ССР, Главархива Азербайджанской ССР, Главархива Литовской ССР, Главархива Армянской ССР, Московского государственного историко-архивного института.

 

 

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО

АРХИВНОГО ФОНДА СССР

Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) представляет собой совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

ГАФ СССР образован в целях централизованного  учета, хранения и использования документов.

ГАФ СССР находится в ведении Главного архивного управления при Совете Министров СССР (Главархива СССР).

         Документы ГАФ СССР - подлинники или заменяющие их копии, независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат постоянному государственному хранению в государственных архивах, отраслевых государственных фондах и в других ведомственных архивах в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР.

Для постоянного государственного хранения документов ГАФ СССР образована сеть государственных архивов, состоящая  из центральных государственных  архивов СССР; центральных государственных  архивов (и их филиалов) союзных и  автономных республик; государственных архивов (и их филиалов) краев и областей; государственных архивов автономных областей и автономных округов, районов и городов.

Для временного государственного хранения документов ГАФ СССР образованы государственные  районные и городские архивы с переменным составом документов.

До передачи на государственное  хранение документы ГАФ СССР хранятся в ведомственных архивах или  в выполняющих их функции других структурных подразделениях министерств, ведомств, центральных органов общественных организаций, учреждений, организаций, предприятий (В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, центральный орган общественной организации, учреждения, организации, предприятия", как правило, употребляется слово "учреждение").

 

ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ

ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО  ФОНДА СССР

Для обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда  СССР в государственных архивах  должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий  хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел  из хранилищ;

- проверка наличия и состояния  дел;

- создание страхового фонда особо  ценных документов и фонда  пользования;

- обеспечение физико-химической  сохранности документов. Подготовка дел к сдаче в лабораторию.

Обеспечение сохранности документов возлагается  приказом директора архива на заведующего  архивохранилищем (старшего хранителя, хранителя фондов).

Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителя фондов), второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.

При приеме хранилища заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.

Заведующий  архивохранилищем (хранитель фондов) несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

 

Создание оптимальных  условий хранения документов

Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

- оборудованием хранилищ средствами  пожаротушения, охранной и противопожарной  сигнализации;

- применением технических средств  для создания оптимального температурно-влажностного  режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ;

- применением специальных средств  хранения документов (стеллажи, шкафы,  сейфы, коробки, папки и т.п.).

 

Требования к зданиям  и хранилищам

Здания  для государственных архивов  могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Строительство зданий осуществляется, как правило, по типовым проектам, допускается по согласованию с Госстроем СССР строительство по индивидуальным проектам. Эксплуатация здания и его инженерных систем производится в соответствии с нормативными документами Госстроя СССР.

Здания  архивов должны быть удалены от:

- промышленных предприятий, загрязняющих  воздух пылью и агрессивными  газами (хлор, сернистый газ, окислы  азота), на расстояния, установленные  санитарными нормами;

- объектов и сооружений, опасных  в пожарном отношении, в соответствии  с требованиями строительных  норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе  не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/куб. м):

сернистого  газа - 0,05;

окислов азота - 0,085;

хлора - 0,03;

пыли  силикатной - 0,05.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

При строительстве новых и реконструкции  старых зданий архивов должны быть предусмотрены специально оборудованные  помещения для:

- приема и обеспыливания документов;

- хранения документов (хранилища);

- размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

- размещения справочно-информационного  фонда (СИФ), научно-справочной библиотеки  и методического кабинета;

- микрофильмирования и фотокопирования  документов (лаборатория микрофотокопирования  документов);

- реставрации, дезинфекции и переплета;

- размещения множительной техники;

- работы сотрудников (рабочие кабинеты);

- работы исследователей (читальный  зал);

- выставочного зала;

- помещения вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

В целях защиты документов от хищения  на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки.

Высота  хранилищ в зданиях архивов принимается  в зависимости от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций покрытий. Многоэтажные здания архивов оборудуются грузопассажирскими лифтами.

 

Электрооборудование, световой режим

В основных помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в  газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая.

Светильники, электрощиты и распределительные  устройства в основных помещениях архивов  должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются общими и  поэтажными отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В хранилищах предпочтительно использование  ламп накаливания, допускается использование  люминесцентных ламп определенных марок  с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на 50 см. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность  на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк; на рабочем  месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк; для работы с проектной документацией - 300 лк.

Хранилища рекомендуется располагать в  зданиях окнами на северную сторону. Естественное освещение допускается  только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных  лучей.

Защита  документов от действия света обеспечивается:

- хранением документов в шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках  и переплетах;

- применением на окнах светорассеивающих  стекол, светонепроницаемых и светорассеивающих  штор, раздвижных металлических  ставен.

Мероприятия по защите документов от разрушающего действия естественного света должны предусматриваться во всех помещениях, где производится работа с документами.

 

Противопожарное оборудование

По  пожарной опасности помещения архивов  относятся к категории "В".

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Здания архивов оборудуются  противопожарным водоснабжением. Питание  внутреннего противопожарного водопровода  осуществляется двумя вводами. Пожарные краны устанавливаются во всех этапах строения на лестничных площадках. При каждом кране необходимо иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Основным  противопожарным оборудованием  архивов являются углекислотные  огнетушители новейших конструкций, которые  устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

В целях противопожарной защиты все  электрооборудование обеспечивается заземлением.

Хранилища и помещения для работы с документами  должны быть оборудованы охранно-пожарной сигнализацией.

Хранилища и помещения для работы с документами  должны иметь удобные для эвакуации  документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.

Требования  к путям эвакуации документов:

- запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием;

- все двери эвакуационных выходов  должны свободно открываться  в направлении выхода из здания;

- подвальные помещения и цокольные  этажи должны иметь собственные  выходы;

- в коридорах на путях эвакуации  должны быть установлены символические изображения знаков "выход", "открытая дверь" в соответствии с действующим ГОСТом "Цвета сигнальные и знаки безопасности".

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение нагревательных электроприборов;

- хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

 

Температурно-влажностный режим  хранения документов

Для обеспечения длительной сохранности  документов на бумажной основе в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный  режим хранения: температура 17 - 19 °С, относительная влажность 50 - 55%. Для его поддержания применяются системы кондиционирования воздуха.

В помещениях хранилищ, как правило, следует применять системы воздушного отопления, совмещенные с приточной  вентиляцией; во всех остальных помещениях архива - системы центрального водяного отопления.

В системах приточной вентиляции, совмещенных с воздушным отоплением, предусматривается увлажнение воздуха  и рециркуляция - устанавливается  температура - 17 +/- 3 °С, относительная влажность - 50 +/- 10%. Объем наружного приточного воздуха определяется расчетом, но он должен быть не более 10% в зимний и летний периоды года, а в переходный период - не более 25% общего количества подаваемого воздуха.