Организация труда в государственном архиве

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО  ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«МАГНИТОГОРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет педагогического образования и сервисных технологий

Кафедра русского языка, литературы и методик их преподавания

 

РЕФЕРАТ

 

по архивоведению

 

тема "Организация  труда в государственном архиве"

 

студентки очного (заочного) отделения

 

4 курса группы дФНО6ДОУ-Фш21

 

Савицкой Натальи  Сергеевны

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Фершампенуаз 2013 год

 

"Основные правила работы государственных архивов СССР" 
(одобрены коллегией Главархива СССР 30.11.1983, Приказ Главархива СССР от 07.12.1983 N 352)

 

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА

РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ  АРХИВОВ СССР

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Советское социалистическое государство всегда проявляло и проявляет большую заботу о сохранении документальной памяти истории народа, считая эту деятельность своей важной общественно-политической функцией.

В стране создан Государственный архивный фонд СССР, являющийся собственностью государства, национальным достоянием всех трудящихся. В документах Государственного архивного фонда СССР нашли отражение все стороны общественной, социально-экономической, научной, культурной деятельности народа с древнейших времен до наших дней. Находящиеся в составе Государственного архивного фонда СССР архивные материалы - это документальные памятники истории, содержащие многоаспектную информацию об историческом опыте прошлого.

Для хранения Государственного архивного  фонда СССР, а также постоянного  пополнения и использования его  в интересах коммунистического строительства образованы государственные архивы.

Государственные архивы являются специальными учреждениями, на которые возложены в соответствии с Положением о Государственном  архивном фонде СССР и Положением о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденных Советом Министров СССР, важные государственные обязанности:

- государственное хранение документов  Государственного архивного фонда  СССР;

- государственный учет документов  Государственного архивного фонда  СССР;

- составление и развитие научно-справочного  аппарата к документам Государственного  архивного фонда СССР;

- комплектование Государственного  архивного фонда СССР на основе  экспертизы ценности новыми документами,  имеющими политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение;

- организационно-методическое руководство  и контроль за работой ведомственных  архивов и организацией документов  в делопроизводстве;

- использование документов Государственного  архивного фонда СССР в политических, народно-хозяйственных, научных, социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан;

- публикация в установленном порядке  документов Государственного архивного  фонда СССР;

- проведение научно-исследовательской работы в области архивоведения, документоведения, археографии;

- подбор, расстановка и воспитание  кадров государственных архивов.

В своей практической деятельности государственные  архивы руководствуются законодательством  СССР, постановлениями Совета Министров СССР по архивному делу, приказами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, главных архивных управлений при советах министров союзных республик, архивных управлений и отделов при советах министров автономных республик, исполнительных комитетов советов народных депутатов краев, областей, городов, районов.

Основные  задачи государственных архивов  страны определены в Положении о  Государственном архивном фонде  СССР и в Положении о Главном  архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года <*>. В них дана всесторонняя характеристика Государственного архивного фонда СССР, являющегося национальным достоянием социалистического общества, определены состав и порядок хранения входящих в него документов, система учреждений государственной архивной службы СССР, органы, формы и методы управления архивным делом в стране.

 

С учетом новых требований, вытекающих из вышеуказанных правительственных  актов, Главархив СССР разработал (1982 г.) типовые положения о государственных архивах, в которых определен их статус, задачи, функции и права.

Государственные архивы, составляющие основу государственной  архивной службы СССР, осуществляют огромный объем архивной работы, обеспечивают выполнение государственных планов развития архивного дела, вносят значительный вклад в дальнейший подъем архивного строительства в условиях развитого социалистического общества.

Основным  нормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективному выполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являются Правила работы государственных архивов.

Настоящие Правила работы государственных  архивов подготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших  Правил, изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы страны в новых Положениях о Государственном архивном фонде СССР и о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, а также Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры".

Правила работы государственных архивов  всецело базируются на ленинских  принципах социалистического архивного  строительства, в них учтены достижения советского архивоведения, документоведения и археографии в области разработки проблем советского архивного дела.

В Правилах изложены требования, единые и обязательные по отношению ко всем государственным архивам. Ими закрепляется единство требований по обеспечению  сохранности документов, их государственному учету, комплектованию и экспертизе ценности документов, использованию документов в интересах коммунистического строительства. Вместе с тем, Правила создают возможность для совершенствования методов и технологии проведения тех или иных видов работ с учетом использования передового опыта.

Настоящие Правила имеют следующую структуру  разделов, раскрывающих основную деятельность государственных архивов.

В 1-м разделе изложены вопросы классификации документов ГАФ СССР начиная от общих вопросов распределения документов по архивам и кончая их классификацией и систематизацией в пределах архивного фонда. Вопросы фондирования документов в соответствии с современными научными представлениями рассматриваются как часть классификации документов ГАФ СССР. Учитывая, что эти вопросы учреждениями государственной архивной службы в основном решены и чтобы не ориентировать архивы на трудоемкую работу по исправлению отдельных неточностей фондирования, связанную с пересоставлением описей и многих учетных документов, Правилами допускается конкретный подход в решении вопросов фондирования, с обязательным отражением в архивных справочниках сведений, необходимых для поиска документов.

Обеспечение сохранности документов отражено во 2-м разделе с позиций современных научных представлений об этой комплексной проблеме, включающей в себя решение архивных, технических и естественнонаучных вопросов. В разделе изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, к выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния документов и созданию страхового фонда особо ценных документов. В Правилах не рассматриваются те вопросы обеспечения сохранности документов, которые относятся к компетенции специализированных лабораторий: работа по специальной обработке документов (реставрация, консервация, биозащита), по воспроизведению документов на новых носителях и некоторым другим техническим аспектам работы.

В 3-м и 4-м разделах рассматриваются вопросы государственного учета документов Государственного архивного фонда СССР, составление и развитие научно-справочного аппарата к ним. Существенные уточнения касаются работы государственных архивов по усовершенствованию и переработке описей, подготовке архивных справочников к изданию.

Современные требования к работе государственных архивов в области комплектования и экспертизы ценности документов изложены в 5-м разделе Правил.

В 6-м разделе освещаются вопросы организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.

 

Раздел 7-й Правил посвящен вопросам организации использования документов, научно-публикационной деятельности государственных архивов. Их задачи, как это предусматривается положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, заключаются в информировании органов государственной власти и управления, иных заинтересованных государственных и общественных организаций о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, в исполнении их запросов, в предоставлении документов для изучения в читальных залах архивов, в организации выставок документов, в публикации документов и т.д.

В 8-м разделе Правил в соответствии с современными требованиями изложены основные положения ведения научно-исследовательской и методической работы, которую в государственных архивах осуществляет научно-руководящий состав, старшие и младшие научные сотрудники и другие специалисты в области архивоведения, документоведения, археографии согласно действующим квалификационным требованиям. Учитывая, что научная работа является функцией государственных архивов, а не управленческих органов (архивных управлений и отделов), рекомендуется создание научных (научно-технических) советов, как правило, в государственных архивах.

В последнем разделе рассматриваются вопросы организации работы государственного архива - управление, планирование, работа с кадрами, организация труда.

Следует учитывать, что в Правилах ряд направлений работы архивов  изложен сжато, поскольку более детальные инструкции и рекомендации будут даны позднее, по завершении их научной разработки. Это относится, в частности, к вопросам организации учета использования различных категорий документов ГАФ СССР; организации работ, связанных с автоматизацией информационного поиска; к созданию страхового фонда копий особо ценных документов на базе применения новых технических средств и фонда пользования; работе с машиночитаемыми документами; фондированию некоторых групп документов и ряду других работ в государственных архивах.

В Правилах не излагаются вопросы  научно-технической обработки документов, поскольку государственные архивы комплектуются, как правило, упорядоченными документами, имеющими описи, составленные в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях. Необходимый минимум требований к описанию документов, осуществляемому государственными архивами в процессе усовершенствования и переработки описей, изложен в соответствующих пунктах Правил, посвященных вопросам создания и развития научно-справочного аппарата.

Подразделения государственных архивов, ведущие на договорных началах оказание помощи ведомственным архивам в  выполнении работ по обеспечению  сохранности и упорядочению документов, должны руководствоваться Правилами работы ведомственных архивов с учетом требований по упорядочению профильной документации, изложенных в настоящих Правилах.

Новые Правила не отменяют изданных в последние годы инструкций и  указаний, посвященных отдельным  направлениям работы государственных архивов, а также различных пособий рекомендательного характера, список которых дан в Приложении. Их следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

К Правилам приложены обязательные формы документации, применяемые в архивном деле, структура формуляров которых определена с учетом современных требований к унификации документов. Учитывая наличие сложившихся и оправдавших себя на практике форм многих учетных и других документов, в них внесены лишь минимально необходимые изменения. С введением в действие настоящих Правил не требуется переработка документов, составленных по ранее действующим формам. Формы некоторых документов, в том числе планово-отчетной документации, ведение которых предусмотрено Правилами, не приложены. Они будут введены позднее, после их разработки.

В Правилах применяется современная  терминология, установленная соответствующими государственными стандартами и  предусмотренная "Словарем современной  архивной терминологии социалистических стран" (выпуск 1, М., 1982). В некоторых случаях сделаны отдельные отступления. Учитывая, что во многих государственных архивах существуют архивохранилища в качестве структурных подразделений архива, этот термин употребляется в Правилах именно в этом смысле, а для обозначения специально оборудованного помещения, предназначенного для хранения архивных документов, применяется термин "хранилище". Термин "дело" применяется в Правилах как вид более общего понятия "единица хранения" по отношению к делопроизводственным управленческим письменным документам.