Организация работы с документами

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем  предприятия после получения  докладной записки от исполнителя.

Решение о переносе срока  исполнения отражается в резолюции  руководителя и переносится из резолюции  в контрольную карточку.

Контроль исполнения включает:

1. постановку документа на контроль;
2. проверку своевременного доведения документа до исполнителя;
3. проверку и регулирование хода исполнения;
4. учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации  документов.

Карточки контролируемых документов (контрольная карточка) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля (или  секретарем) осуществляются следующие  операции:

• формирование картотеки контролируемых документов;
• направление карточки контролируемого документа в подразделение – исполнитель;
• выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя (в крупных организациях);
• напоминание подразделению – исполнителю о сроке исполнения;
• получение информации о ходе и результатах исполнения;
• запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
• регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
• сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
• снятие документов с контроля по указанию руководителей;
• формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения  срока.

Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.

Документ считается  исполненным и снимается с  контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и должностным лицам  или другого документированного подтверждения исполнения.

Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе (отметка об исполнении документа  и направлении его в дело).

В контроле выделяются два  аспекта:

1. Контроль по существу решения вопроса;
2. Контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса – это оценка того, насколько правильно ведется  работа, насколько полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля осуществляет руководитель (организации  или отдела), специально уполномоченные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т.д.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения (несколько  месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение  на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

Проверка хода исполнения осуществляется раз в 2-3 дня. Секретарь  обязан вносить в карточку все  существенные моменты хода исполнения документа: передача документа из одного отдела в другой, от исполнителя  к исполнителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения документа  должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный  контроль. Для этого необходимо за три дня предупредить каждого  исполнителя о том, что заканчивается срок исполнения документа.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на самом документе-запросе и в  контрольной карточке.

Когда документ исполнен, проставляется отметка об исполнении документа, а не обратной стороне  карточки пишут «документ снят с контроля» и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, которые готовили эти документы  и заинтересованы в получении  ответа. В небольших организациях эта работа поручается секретарю.

Секретарь должен связаться  с организацией, в которую был  отправлен документ, выяснить присвоенный  документу входящий номер, исполнителя  и ожидаемые сроки отправки ответа.

Если ответ вовремя  не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате переговоров, фиксируется в РКК в графе «Контрольные отметки».

 

 

 

 

 

Анализ данных об исполнении поручений и документов и их обобщение

 

Обобщение данных о состоянии  контроля исполнения поручений и документов проводится путем составления сводки (на первое число каждого месяца),  в которой указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них – по уважительной и неуважительной причинам.

Анализируя сводки, устанавливают  причины задержки исполнения поручений  и документов и принимают решения, направленные на устранение недостатков.

Такими причинами могут  быть:

• чрезмерная загруженность отдельных исполнителей работой;
• нечеткое распределение функций;
• недисциплинированность отдельных исполнителей.

 

Информационно-справочные карточки

 

Справочный аппарат  в делопроизводстве должен отвечать следующим требованиям:

• полно и разносторонне раскрывать состав и содержание документов;
• обеспечивать оперативный поиск документов, контроль их исполнения;
• сокращать время на непосредственное обращение к документам.

Различают карточки: вертикальные, подвесного хранения, вращающиеся, автоматизированные. Наиболее распространены вертикальные. В них карточки классифицируют с помощью разделителей на отдельные группы.

Картотека делится на две части: на неисполненные и  исполненные документы.

Часть картотеки, предназначена  для неисполненных документов, также  делится на группы: карточки на входящие, исходящие и внутренние документы.

Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления  документов.

По мере исполнения документов карточки переставляются во вторую часть  картотеки, в часть для исполненных  документов.

В справочной картотеке  разделителями могут быть названия структурных подразделений или направлений деятельности, то есть карточки расставляются по вопросному признаку (по содержанию документа).

При большом массиве  карточек внутри отдельных групп  картотеки, расположенной тематически, можно выделить более мелкие рубрики.

Форматирование картотек всех типов предполагает:

• своевременное и правильное включение в них карточек на вновь поступившие документы;
• регулярное внесение в карточки дополнительных сведений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документов (резолюций, отметок об исполнении и т.д.).

При правильном ведении  картотек вся справочная и поисковая  работа осуществляется оперативно без  обращения непосредственно к  документам.

Из регистрационных  карточек можно формировать различные  картотеки: справочную, контрольную, картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы и др. (в зависимости от задач).

Сроковая картотека. Для  ведения контроля в ручном используют регистрационные карточки и картотечный  ящик с 33 подвижными разделителями:

• 31 разделитель – это число дней в месяце;
• за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых наступит в следующем месяце;
• за 33-й разделитель ставят карточки на исполненные документы.

Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения (изменить срок исполнения разрешается только по указанию руководителя).

В последних числах месяца (за 2-3 дня до конца месяца) карточки, находящиеся за 32-м разделителем, расставляют по датам нового месяца.

 

Хранение дел 

Во время исполнения документы должны храниться исполнителя.

Дела с исполненными документами хранятся в структурных  подразделениях и в службе документационного  обеспечения организации до передачи в архив организации.

Наиболее распространенный способ хранения дел – шкафы, сейфы. Для обеспечения быстрого поиска на внутренней дверце шкафа прикрепляется  номенклатура дел, дела располагаются  на полках вертикально, на корешке каждого  дела указывается его индекс по номенклатуре. Расположение дел на полках должно соответствовать последовательности расположения дел в номенклатуре.

Если необходимо документ изъять из дела временного пользования, на место документа сотрудник, ответственный  за формирование и хранение дел, ставит лист-заместитель.      

Оформление листа-заместителя

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ   Документ № __________ от ___________,поступивший  из__________________ по вопросу __________________________________________________________ выдан по распоряжению руководителя на ________________________________ Дата выдачи _____________________ Кому _______________________________________________________________ Выдан ________________________ получил ________________________

 

Если требуется выдать дело целиком, заполняется карта-заместитель, где указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано, на какой срок, расписка получателя и расписка о приеме после возвращения документов.

Карта-заместитель помещается на место выданного дела. После  возврата дело ставят на место, а карта-заместитель изымается.

После завершения делопроизводственного  года выдача сотрудникам отдельных  документов из дела не допускается. При  необходимости во временное пользование  может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем организации.

Изъятие документов из дел  по требованию компетентных органов (например, прокуратура, суда и т.д.) может производиться  только на основании письменного  распоряжения этих органов и с  разрешения руководства с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

 

Оформление  карты-заместителя дела

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ ДЕЛА   Дело ________________________________________________________________ номер и заголовок Опись _______________________________________________________________ номер и название Выдано ______________________________________________________________ дата выдачи, кому выдано во временное пользование  до ___________________________________________ дата возврата Наименование должности сотрудника, выдавшего  дело ____________________________________________ подпись, расшифровка  подписи