Организация работы с документами

К обязательным частям регистрационного номера могут добавляться при  необходимости коды структурных  подразделений и т.д.

Внутренние документы  при регистрации делятся на группы по видам и разновидностям документов, каждая из которых регистрируется отдельно (приказы по основной деятельности, акты ревизий, отчеты, докладные записи и т.д.).

Порядковые регистрационные  номера присваиваются документам в  пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяются простая порядковая нумерация (приказ № 28).

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов  проставляются через косую черту  в порядке указания авторов на документе.

В процессе регистрации  в учетные формы вносятся реквизиты документа:

• автор документа (корреспондент)
• наименование документа
• дата документа
• номер документа
• дата поступления документа в организацию (для входящих документов)
• номер, присвоенный документу при его поступлении в организацию (для входящих документов)
• заголовок документа или его краткое содержание
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор резолюции, дата постановки резолюции).
• Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела, в которое подшит исполненный документ).

В случае необходимости  состав обязательных реквизитов может  быть дополнен следующими:

• Расписка исполнителя в получении документа;
• Ход исполнения;
• Наличие приложений;
• Количество листов и экземпляров документа и др.

В качестве регистрационных  форм в зависимости от объемов  регистрируемых массивов документов используют регистрационные журналы или  регистрационно-контрольные карточки (РКК).

Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени (документооборот менее 500 документов в год).

Журналы регистрации ведутся отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов.

Внутренние документы принято еще делить по видам и разновидностям.

Кроме того по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных  карточках.

Во всех регистрационных журналах графы заполняются только в хронологической последовательности.

 РКК позволяют более оперативно  внести информационно-справочную  работу и осуществлять контроль  за исполнением документов без  повторной регистрации РКК печатается  в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную карточку. Один из экземпляров карточки можно передавать вместе с документом в структурное подразделение, где документ будет исполняться, что позволяет устранить его повторную регистрацию в подразделениях. Карточки удобны при наличии больших массивов документов разных видов.

При ведении карточной системы  регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года. Специальные нумерационные бланки-шахматки для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

 

Нумерационный бланк шахматка

1      2      3      4      5      6      7      8      9      10      11      12      13      14      15      16 17    18    19    20    21    22    23    24    25    26      27      28      29      30      31      32 33    34    35    36    37    38    39    40    41    42      43      44      45      46      47      48 49    50    51    52    53    54    …

 

Регистрация документов–ответов должна вестись на регистрационных  формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный  порядковый регистрационный номер  в пределах соответствующего регистрационного массива.

Количество экземпляров  регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться и контролироваться.

Форму карточки и расположение в ней реквизитов может определить организация и записать в инструкцию по делопроизводству.

Бланки РКК изготавливаются  типографским способом или методом  оперативной полиграфии на плотной  бумаге светлых тонов формата  А5 или А6.

Карточки для регистрации  разных категорий документов можно  изготовлять из бумаги разного цвета, либо отмечать цветными полосами по верху поля.

Наиболее рациональной формой регистрации документов является регистрация на компьютере. В этом случае на экран выводится форма  карточки с аналогичными графами, и  в нее заносятся сведения о  документе.

Порядок заполнения регистрационно-контрольных  карточек:

1. На календарной шкале  отмечают число, к которому  должен быть исполнен документ.

2. В графе «Корреспондент»  указывают название организации,  из которой поступил входящий  документ, или название организации, в которую направляется документ (при регистрации исходящих документов).

3. В графе «Дата  поступления и индекс» отмечают, когда документ поступил в  организацию, и указывают номер,  присваиваемый ему при регистрации.

При регистрации исходящих  и внутренних документов эта графа не заполненяется.

4. В графе «Дата  и индекс документа» указываются  дата и индекс, присвоенные документу  организацией – автором документа.

При регистрации исходящих  и внутренних документов в этой графе  указывают дату подписания и регистрационный  номер документа.

5. В графе «Краткое  содержание» указывается вид  документа (приказ, письмо и т.д.), заголовок к тексту, или краткое  содержание.

6. В графу «Резолюция  переносится без изменений резолюция руководителя.

При отсутствии резолюции  в этой графе записывают название отдела или фамилию и инициалы должностного лица, которому направляется документ, или лицо, подготовившего исходящий документ.

7. В графе «Отметка об исполнении» указывают следующие данные:

• Дату и индекс ответного документа, его краткое содержание; при отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе;
• Номер дела по номенклатуре, в котором будет храниться исполненный документ;
• Подпись исполнителя и дату.

8. В графе «Контрольные  отметки» (на оборотной стороне)  фиксируют все этапы контроля  сроков исполнения, которые должны  содержать дату проверки и  ход исполнения документа.

9. Графы «Фонд №», и «Опись №», «Дело №» заполняются в архиве.

Процедура регистрации  входящих документов состоит из двух этапов:

1. проставление отметки на документе о поступлении;
2. заполнения регистрационной формы.

После регистрации документ передается на исполнение.

5. Обработка и отправка исходящих документов, так же как прием и обработка входящих, проводится централизованно или секретарем и состоит из следующих этапов:

1. составление черного документа;
2. подготовка проекта документа;
3. его согласование (визирование) с заинтересованными должностными лицами и доработка его их замечаниям;
4. удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);
5. отправка документа адресату;
6. подшивка копии-отпуска в дело.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, последующие и копия-отпуск - на стандартных листах бумаги.

При регистрации исходящих  документов, как правило самостоятельно регистрировать следует только инициативные документы, составленные в данной организации.

Регистрация исходящих ответных документов отмечается от регистрации инициативных факт отправки ответного документа фиксируется в РКК соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть такой же, как первая часть  регистрационного номера входящего  документа, на который дается ответ.

К первой части добавляется  порядковый регистрационный номер  в пределах регистрируемого массива исходящих документов. 

(например: входящий с  № 05-17/180; исходящий ответ с  №  05-17/210)

Это объясняется тем, что входящий документ и ответ  на него будут подшиты в одно дело, индекс которого по номенклатуре 05-17.

На инициативное исходящее письмо заполняется своя карточка.

После регистрации исполнитель  определяет необходимое количество экземпляров копий документа  и передает документ на тиражирование, если адресатов несколько.

К документу, рассылаемому более, чем в 4 адреса, исполнитель готовит список на рассылку. На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в небольших организациях секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: наличие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен  не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного  документа подшивается в дело.

 

6.  Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими документами начинается с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа  является его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вносящего проект, юрисконсультом.

В необходимых случаях  проводится внешнее согласование. Затем  документ направляют руководителю на подпись и на регистрацию.

При регистрации документу  присваивают только порядковый номер в пределах каждой регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с  внутренними документами с этого  момента проходит те же этапы, что  и работа с входящими документами.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут на контроль.

Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

 

Контроль исполнения документов

Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов.

Основная цель организации  контроля исполнения обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнитель.

Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями  или сотрудниками.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших – с даты поступления срок исполнения документа может быть типовым или индивидуальным.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления (для общений граждан – до 1 месяца со дня поступления, а для обращений не требующих дополнительного изучения – 15 дней).

Индивидуальные сроки  исполнения документов устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые  сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителем, который их установил.