Организация работы с документами

Организация работы с документами

 

План:

1. Понятие о документообороте

2. Основные этапы документооборота

3. Прием и первичная  обработка входящих документов

4. Регистрация документов. Регистрационные формы и их  заполнение

5. Обработка исходящих  документов

6. Организация работы с внутренними документами

7. Контроль исполнения  документов

 

1. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом.

Документооборот является частью организации работы с документами.

Документооборот должен отвечать следующим требованиям:

• Прохождение документов в организации должно быть оперативным;
• Движение документов в организации должно быть прямоточным, т.е. документ не должен проходить одну и ту же инстанцию дважды;
• Движение документов должно быть целесообразным, т.е. документ должен проходить только через те пункты, которые необходимы;
• Процесс обработки основных видов документов должен быть максимально единообразным.

Общее количество документов за год составляет объем документооборота организации. Копии документов учитывают отдельно.

Объем документооборота выражается дробью:

отражено количество основных документов

число экземпляров копий  основных документов.

Документооборот организации  анализируется службой ДОУ.

Форма делопроизводства в организации может быть:

1. Централизованной (она  предполагает, что все виды работ  с документами производится в  одном месте (в канцелярии, в  службе ДОУ, у секретаря), то  есть централизованно. Эта форма  наиболее эффективна в организациях с небольшим документооборотом).

2. Децентрализованной (она  применяется в организациях, имеющих  территориально разобщенные структурные  подразделения, с большим документооборотом.  Эта форма предполагает, что в  каждом структурном подразделении есть своя служба ДОУ или один работник, который самостоятельно исполняет все виды работ с документами).

3. Смешанной (в крупных  организациях с большим объемом  документооборота; при смешанной  форме часть делопроизводственных  операций осуществляется централизованно (например, прием и первоначальная обработка документов, их регистрация), а другая проводится в структурных подразделениях (например, текущее хранение и подготовка к сдаче дел в архив).

 

2. В технологической цепочке обработки документов можно выделить следующие этапы:

• Прием и первичная обработка поступающих документов;
• Предварительное рассмотрение и распределение документов;
• Регистрация документов;
• Информационно-справочная работа;
• Направление на исполнение;
• Контроль исполнения;
• Исполнение документов;
• Отправка документов адресатом;
• Формирование дел в соответствии с номенклатурой;
• Хранение и использование документов в текущей деятельности;
• Подготовка и передача дел в архив.

Все документы организации  делятся на 3 документопотока:

1. Входящие (поступающие) документы несут исходную, первичную информацию для выполнения управленческих действий. Это документы вышестоящих органов управления (постановления, решения, приказы и т.д.), документы подведомственных организаций (письма, акты, решения и т.д.) предложения, заявления и жалобы граждан и др.

2. Исходящие (отправляемые) документы (письма, отчеты, распорядительные документы и т.д.) несут информацию, выработанную органами управления, в целях ее передачи вышестоящим и подведомственным организациям, общественным организациям и отдельным гражданам.

3. Внутренние (не выходящие за пределы организации) документы (акты, докладные и объяснительные записки, распорядительные документы и др.), обеспечивающие решение задач в пределах данного органа управления без направления информации за его пределы.

Для каждого из документопотоков в организации составляется схема  работы.

 

3. В организации прием и первичную обработку документов могут осуществлять:

• Специальное подразделение службы ДОУ – экспедиция (при значительном объеме документооборота);
• Сотрудник службы ДОУ (экспедитор);
• Секретарь руководителя (при небольшом объеме документооборота).

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу и т.д.

При обработке поступающей корреспонденции выполняются следующие виды работ:

1. Проверяется правильность доставки корреспонденции, цельность упаковки (конверта, бандероли). Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и нескрываемую.

Вскрывается почти вся  корреспонденция.

 

Не вскрывается:

• Конверты с надписью «лично»
• Документы, адресованные общественным организациям
• Упаковки, содержащие документы на машинных носителях.

На невскрываемых документах отметка о поступлении делается на упаковке, далее они поступают на сортировку.

3. Определяется необходимость сохранения упаковки.

Конверты сохраняются  в тех случаях если:

• Получена доплатная корреспонденция;
• Адрес отправителя написан только на конверте;
• Дату отправки и получения документа можно установить только по почтовому штемпелю на конверте.

4. Проверяется комплексность каждой упаковки, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений. В случае обнаружения каких-либо недостатков на самом документе и в регистрационной форме об этом делается отметка, становится в известность отправитель письма, затем составляется акт. На сортировку документ передается вместе с этим актом.

5. Проставляется реквизит «Отметка о поступлении документа в организацию» (от руки или с помощью специального штампа). Отметка состоит из даты поступления и входящего регистрационного номера документа. Иногда добавляют сокращенное название организации-получателя.

Отметка о поступлении  документа проставляется в правом нижнем углу первого листа документа. Она подтверждает факт и время поступления документа в организацию.

На телеграммах и  документах с отметками о срочном  вручении рекомендуется проставлять  также часы и минуты поступления.

Факсимильное изображение  документа имеет дату получения, поэтому в нем проставляют только регистрационный номер.

6. Производится предварительное рассмотрение и распределение документов.

На этом этапе сотрудник  службы ДОУ или секретарь распределяет корреспонденцию на 2 потока: между  руководством организации и структурными подразделениями или конкретным исполнителем.

При предварительном  рассмотрении документов нужно выделить следующие группы документов:

1. Документы, поступающие на рассмотрение руководства (директор и заместители). В эту группу документы попадают по степени важности, по авторству, по виду, по срочности и т.д.

На поступивших к  нему документах должностное лицо пишет  «Резолюцию» (если в резолюции не указан срок исполнения, то принимается  типовой срок; например срок исполнения служебного письма – 10 дней; остальные сроки можно узнать в «Перечне типовых сроков исполнения документов»).

После резолюции руководства  документы возвращаются в службу ДОУ, где в соответствии с резолюцией разрабатывается их дальнейший маршрут.

Резолюция переносится  в регистрационную форму.

2. Документы, направляемые в структурные подразделения и не требующие резолюции руководства (это документы, адресованные в структурные подразделения конкретным исполнителям в соответствии с их функциями и компетенцией).

3. Документы, не требующие регистрации: для них сразу разрабатывается маршрут (не регистрируются поздравительные письма и телеграммы, рекламные проспекты, информационные сводки, присылаемые в копиях для сведения и некоторые др. документы). В инструкции по делопроизводству организации должен быть перечень документов, не подлежащих регистрации.

Большинство же документов подлежит обязательной регистрации. Это  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях, а также предложения, заявления  и жалобы граждан.

4. Обращения граждан  (предложения, жалобы, заявления,  ходатайства).

5. Документы, решение  которых не входит в компетенцию  данной организации; они возвращаются  отравителю или передаются по  назначению.

Такие предварительное  распределение документов сокращает время, необходимое для решения вопроса.

До отправки по маршруту документы должны быть зарегистрированы или в журнале регистрации  входящий корреспонденции или в  РКК.

(ПРИМЕР)

 

4. Регистрация  документов – это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимым сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документов необходима для решения следующих  задач:

• Учет количества документов;
• Обеспечение сохранности документов, устранение возможности потерь документов;
• Обеспечение возможности ведения контроля исполнения документов;
• Обеспечение поиска документов в информационно-справочных целях.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы, независимо от способа их создания (с использованием компьютера или пишущей машинки) и способа получения или отправки (почтой или по каналам связи).

Службой ДОУ должен разработаться  перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях (плановые, бухгалтерские, финансовые и др. документы) и перечень документов, регистрируемых в службе ДОУ.

Поступающие документы  регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в  день подписания или утверждения.

Входящие, исходящие и  внутренние документы регистрируются отдельно.

Для входящих документов характерна их повторная регистрация в структурных подразделениях. В то же время основным принципом регистрации является ее однократность. В связи с этим при повторной регистрации недопустимо присваивать ему новый регистрационный номер. В структурном подразделении документ регистрируется под тем номером, который был присвоен ему в службе ДОУ.

Регистрационные номера присваиваются входящим, исходящим  и внутренним документам в пределах календарного года.

Регистрационный номер  входящих и исходящих документов состоит как минимум из двух частей:

1. порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов с начала календарного года;
2. номера дела по номенклатуре дел.

Например:

для входящих документов

                                                           218/08-17 – 218 – очередной порядковый

                                                                                          регистрационный номер

                                                           08-17 – номер дела, в которое 

                                                                        будет подшит исполненный документ

для исходящих документов

                                                           11-03/532 – 11-03 – номер дела, в  которое 

                                                                                                    будет подшита копия

                                                                                                    отправленного документа

                                                           532 – очередной порядковый номер