Организация делопроизводства в государственных учреждениях

 

§ 2.2 Информация о характере обращений граждан, поступивших в Совет Федерации в марте 2010 года

В первом квартале 2010 года в Совет Федерации  поступило 6997 обращений граждан, из них в письменной форме 6398, на личном приеме принято 556 человек. Из числа  письменных обращений по сети Интернет поступило 415 обращений. Кроме того, дано более 2000 устных ответов гражданам и представителям различных организаций, позвонившим в телефонную справочную службу Совета Федерации.

В течение  первых трех месяцев 2010 года было проведено 4 личных приема граждан руководством и членами комитетов и комиссий Совета Федерации, в том числе заместителем председателя Совета Федерации М.Е.Николаевым. Всего было принято более 40 граждан. Подготовлено и направлено 26 запросов должностным лицам государственных органов в защиту прав и законных интересов граждан.

С начала года, задолго до подготовки к празднованию 65-летия Победы в Великой Отечественной  войне, в Совет Федерации стали  поступать обращения, так или  иначе связанные с этой датой. Среди центральных социальных вопросов авторы писем высказывали пожелания об обеспечении жильем и автотранспортом всех ветеранов Великой Отечественной войны без исключения. В обращениях также затрагивались вопросы предоставления участникам войны права бесплатного проезда в общественном транспорте на всей территории Российской Федерации и один раз в год права проезда по железной дороге страны, предоставления основных медицинских услуг, в том числе стоматологических, на бесплатной основе и другие.

Значительное число обращений поступило от ветеранов последнего военного призыва, которые были призваны на военную службу на завершающем этапе войны и проходили службу в частях, не входивших в состав действующей армии. Обращения от лиц последнего военного призыва содержали просьбу приравнять их по льготам к участникам Великой Отечественной войны, в том числе в получении, при наличии инвалидности, второй пенсии. Следует отметить, что проблема обсуждается не первый год. Поэтому ветераны считают, что принятие соответствующих законодательных мер в преддверии юбилея Победы явилось бы хорошей возможностью оценить заслуги защитников Отечества, нуждающихся на склоне лет в материальной и моральной поддержке государства.

Кроме того, поступило немало просьб ко Дню  Победы отреставрировать и благоустроить военные захоронения и установить новые памятники павшим защитникам Родины, наградить наиболее заслуженных участников Великой Отечественной войны государственными наградами Российской Федерации. В письмах, поступивших от ветеранов, звучали просьбы об урегулировании вопросов пенсионного обеспечения тружеников тыла, вдов участников Великой Отечественной войны, об усилении мер социальной защиты пенсионеров, которые были детьми в годы войны, на чьи плечи выпала нелегкая доля сиротства и тяжелых трудовых будней.

Обращают  на себя внимание письма, в которых  негативно оценивается участие  в Параде Победы ветеранов войск-союзников. По мнению корреспондентов, такое участие  уместно не в строю победителей, а на гостевых трибунах, чтобы не давать повода для пропаганды военных сил НАТО.

Обращения граждан с различными предложениями  о проведении мероприятий ко Дню  Победы продолжают поступать. Анализ почты, поступившей в Совет Федерации  в 1 квартале 2010 года, показал, что более 1000 писем содержали отклики о создании в Российской Федерации системы ювенальной юстиции. Следует отметить, что такие обращения поступили, практически, из всех регионов страны.

Указанные обращения содержали протестные заявления против введения судебной практики "западного образца". Авторы высказывали мнение о противоречии самой сути ювенальной юстиции морально-нравственным традициям и культуре российской семьи, православным устоям. По их мнению, ювенальная юстиция делает особенно уязвимыми нормальные, благополучные семьи, в которых детей стараются воспитывать в рамках традиционной морали, удерживая от соблазнов деструктивной массовой культуры. Кроме того, корреспонденты отмечали тот факт, что сам государственный аппарат не готов к построению и полноценному функционированию системы ювенальной юстиции как с социальной точки зрения, так и финансовой.

Граждане  предлагают провести тщательную аналитическую, исследовательскую, экспертную работу по изучению опыта западных стран  с привлечением представителей всех социальных слоев населения, традиционных религий, национальностей, представителей профессиональных и общественных групп, так или иначе связанных с детскими проблемами. Эта работа позволила бы, по мнению авторов обращений, разработать максимально адаптированную к российским реалиям программу мер по защите прав детей, основанную на духовно-нравственных, исторических, культурных ценностях российского многонационального и многоконфессионального общества.

Количественный  состав обращений, содержащих отклики  о введении ювенальной юстиции в  Российской Федерации, превысил в I квартале 10 % от общего количества почты, что является достаточно высоким показателем заинтересованности граждан в обсуждении проблемы. Нельзя не отметить, что в поддержку идеи введения ювенальной юстиции в России не поступило ни одного письма. Наибольшее количество обращений по указанной теме поступило из регионов Москвы и Московской области (280 и 96 обращений соответственно), Нижегородской области (99), Ярославской области (78), Ульяновской области (52), Липецкой области (50). Обращения продолжают поступать.

Также значительное количество обращений поступило  от работников образования и педагогических коллективов. Указанные авторы выражали обеспокоенность возможным ухудшением социального положения педагогов, работающих в сельской местности. Подобные отклики связаны с рассмотрением законопроекта № 85512-5 "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части установления мер социальной поддержки педагогических работников". Корреспонденты указывают на тот факт, что передача расходных обязательств по предоставлению педагогам бесплатного жилья в сельской местности с федерального уровня в ведение субъектов Российской Федерации, может существенно ухудшить ситуацию с предоставлением социальных гарантий педагогам и воспитателям сельских образовательных учреждений.

За указанный  период поступило более 1400 обращений (20% от общего количества писем), 98% из которых  составляют коллективные обращения. Наиболее активную позицию заняли регионы  Краснодарского края (500 обращений), Воронежской области (156), Кировской области (98). Много писем от работников образования поступило из Красноярского края, Свердловской, Нижегородской, Ульяновской областей и других регионов России.

Наибольшее число  обращений граждан традиционно затрагивают тему деятельности судебных, правоохранительных органов и органов юстиции. В процентном соотношении с общим количеством обращений, поступивших в I квартале текущего года, указанный тематический блок составляет 27%. Как правило, большинство авторов обращались в связи с просьбой о содействии в пересмотре судебного решения или с жалобами на их неисполнение. Вопросам социальной защиты и здравоохранения населения было посвящено около 10% почты.

 

Заключение

Работа с обращениями  граждан состоит из ряда этапов: регистрация, рассмотрение, исполнение, контроль исполнения, направление ответа заявителю. Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствует утвержденным регламентам (если они существуют). Это ведет к снижению качества работы с обращениями и, как следствие, негативно влияет на репутацию и имидж государственного учреждения.

В настоящее время  существует много специализированных решений для построения качественной работы с обращениями граждан. Основная задача при внедрении решения - не просто автоматизировать работу с обращениями граждан, а используя опыт и лучшие практики, определить наиболее оптимальный вариант работы для конкретного учреждения и провести качественное внедрение технического решения, обеспечив дальнейшую поддержку.

Автоматизация работы с обращения граждан» направлено на решение следующих задач:

·  создание и ведение реестра обратившихся граждан;

·  рассмотрение обращений граждан и формирование поручений исполнителям (как внутренним, так и внешним);

·  фиксация устного общения с обратившимися гражданами;

·  рассмотрение и обработка обращений граждан, поданных через интернет-приемную;

·  автоматическое формирование запроса отчета о ходе исполнения конкретного поручения;

·  автоматическая рассылка напоминаний о приближении срока исполнения поручения;

·  подготовка и контроль отправки ответа корреспонденту;

·  поиск обращений и поручений, а также связанных с ними документов;

·  подготовка отчетности по работе с обращениями и поручениями в различных разрезах;

·  накопление истории по принятию решения;

·  ведение «базы знаний» для граждан на сайте учреждения;

·  наличие возможности для гражданина самостоятельно просматривать на сайте состояние своего обращения, а также ход рассмотрения обращения и принятые по нему решения[15].

В ходе данной курсовой работы была изучена  организация делопроизводства по обращениям граждан в государственных учреждениях, рассмотрены основные понятия в  организации работы по обращению  граждан, показана характеристика процедуры  работы с обращениями граждан, рассмотрены организацию работы с обращениями граждан в Совете Федерации.

 

Список  источников и литературы

1. Конституция  Российской Федерации;

2. Федеральный  закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ  «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – № 19. – Ст. 2060;

3. Типовое  положение о ведении делопроизводства  по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан в государственных  органах, на предприятиях, учреждениях  и организациях;

4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное  дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998;

5. Распоряжение  Председателя Совета Федерации  Федерального Собрания Российской  Федерации от 30 января 2006 года №  27 рп-СФ «О работе с обращениями граждан, поступающими через официальный сайт Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в сети Интернет»;

6. Инструкция  по работе с обращениями граждан  в Совете Федерации Федерального  Собрания РФ / Распоряжение Председателя  Совета Федерации СФ РФ от 1 ноября 2006 года № 461рп-СФ;

7. Регламент  Совета Федерации ФС РФ / Принят  постановлением Совета Федерации  ФС РФ от 30 января 2002 года №  33-СФ;

8. Положение  об Аппарате Совета Федерации  ФС РФ/ Решение Совета палаты  от 22 ноября 2007 года.

9. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник для вузов. М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2000. 359 с;

10. Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления): Учебно-справочное  пособие. М.: ЗАО "Бизнес-школа  "Интел-Синтез", 2002;

11. Кузнецова  Т.В., Мосягина О.В., Овчинникова Н.В.  Организация и документирование  работы с предложениями, заявлениями  и жалобами граждан. Учебно-методическое  пособие. М.:РГГУ, 1992. 74 с;

12. Рыбаков  А.Е. Разъяснения по вопросам, касающимся обращений граждан//Секретарь-референт. - 2004. - №8(35). – С.34-38.

 

[1] См.: ст.4 ФЗ "О порядке рассмотрения  обращений граждан Российской  Федерации".

[2] Делопроизводство  и архивное дело. Термины и  определения. М.: Госстандарт России, 1998.

[3] Там  же.

[4] Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебно-справочное пособие. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002.

[5] Типовое  положение о ведении делопроизводства  по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан в государственных  органах, на предприятиях, учреждениях и организациях.

[6] Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления): Учебно-справочное  пособие. М.: ЗАО "Бизнес-школа  "Интел-Синтез", 2002.

[7] Типовое  положение о ведении делопроизводства  по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях

[8] Типовое  положение о ведении делопроизводства  по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан в государственных  органах, на предприятиях, учреждениях и организациях.

[9] Типовое  положение о ведении делопроизводства  по предложениям, заявлениям и  жалобам граждан в государственных  органах, на предприятиях, учреждениях  и организациях.

[10] Кузнецова  Т.В. Делопроизводство (Документационное  обеспечение управления): Учебно-справочное пособие. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002.

[11] Регламент  Совета Федерации ФС РФ / Принят  постановлением Совета Федерации  ФС РФ от 30 января 2002 года №  33-СФ.

[12] Положение  об Аппарате Совета Федерации  ФС РФ/ Решение Совета палаты от 22 ноября 2007 года.

[13] Инструкция  по работе с обращениями граждан  в Совете Федерации Федерального  Собрания РФ / Распоряжение Председателя  Совета Федерации СФ РФ от 1 ноября 2006 года № 461рп-СФ.

[14] Распоряжение  Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 30 января 2006 года № 27 рп-СФ «О работе с обращениями граждан, поступающими через официальный сайт Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в сети Интернет».

[15] www.directum.ru

 
Запостил: Аноним

Содержание 
 
Введение..................................................................................................................... 
 
1 Организация работы службы ДОУ по обращениям, предложениям и жалобам граждан ………………………………………………………………… 
 
1.1 Нормативное регулирование работы по обращениям, предложениям и жалобам граждан..................................................................................................................... 
 
1.2 Основные виды обращений граждан………………………………………………. 
 
1.3 Основные требования  к порядку работы  с обращениями граждан …………... 
 
1.4 Типы документов,  образующихся в службе ДОУ по обращениям ……… 
 
1.5. Сроки хранения обращений. Предложений и жалоб ……………………… 
 
2 Практический аспект работы Анализ деятельности конкретной службы ДОУ по работе с обращениями, предложениями и жалобам граждан на базе исследования, в Общественной приёмной депутатов Государственной Думы ФС РФ А.Е. Хинштейна и Р.В. Антонова.................................................................................................................... 
 
2.1Краткая история и структура базы исследования ............................................ 
 
2.2 Общая характеристика делопроизводства на базе  исследования............................... 
 
2.2.1 Структура и состав документационной службы ………………………….. 
 
2.2.2 Определение категоричности объекта изучения в зависимости от объёма документооборота ………………………………………………………………… 
 
2.2.3 Определение организационной формы делопроизводства на базе исследования…………………………………………………………………….... 
 
2.3 Нормативная база по излагаемой проблеме на объекте исследования ……. 
 
2.4 Виды обращений граждан на базе исследования……………………………. 
 
2.5 Регистрация и контроль исполнения обращений граждан на базе исследования, их тематика ……………………………………………………… 
 
2.6 Виды итоговой документации по обращениям граждан на базе 
 
 исследования………………………………………………………………………. 
 
2.7. Сроки хранения обращений. Предложений и жалоб граждан…………… 
 
2.8. Текстовый анализ форм документов………………………………………… 
 
3 Рекомендательная часть............................................................................................. 
 
3.1Список использованных источников........................................................................ 
 
Приложение А – Инструкция о порядке рассмотрения обращений граждан в законодательное Собрание Нижегородской обл.………………………………  
 
Приложение Б – Перечень основных федеральных и региональных нормативных правовых актов, регулирующих отношения в жилищной сфере  
 
Приложение В - Рекомендации о порядке организации работы с обращениями граждан в приёмных депутатов Законодательного собрания Нижегородской области……………………………………………………………………………  
 
Приложение Г – Письменные обращения граждан……………………………  
 
Приложение Д – Устные обращения граждан ………………………………… 
 
Приложение Ж  - Формы отчётов ………………………………………………. 
 
Приложение З – Карточка личного приёма граждан ………………………… 
 
Приложение И – Учётная карточка приёма граждан ………………………… 
 
Введение 
 
Теоретическая и практическая часть курсовой работы на тему: «Организация работы службы документационного обеспечения и управления по обращениям, предложениям и жалобам граждан», заключается в исследовании базы практики, а именно: Администрации Семёновского района. Общественная приёмная депутатов Государственной думы ФС РФ А.Е. Хинштейна и Р.В. Антонова. Целью написания курсовой работы является получение практических и теоретических знаний в сфере работы с обращениями, предложениями и жалобами граждан. Что бы наиболее подробно изучить актуальность данной темы, использовалась литература с изложением альтернативных подходов: 1. В.И. Андреева. Работа с обращениями граждан в Федеральных органах исполнительной власти [Текст] //   справочник секретаря и офис менеджера 11.2010. -  С.72 – 78. 2. Л.М. Вялова. Коллективные обращения граждан [Текст] // справочник секретаря и офис менеджера №8 2009. – С.116 – 119. 
 
Итак, что же есть обращение гражданина и какова его роль? Сразу отметим, что обращение - это далеко не каждое послание гражданина к государственному органу или должностному лицу. Обращение - это всегда юридический акт, т.е. действие, сознательно направленное на создание юридических последствий. Направляя обращение в какой-либо государственный орган, гражданин вступает с ним в определённые правоотношения. Таким образом, обращением можно считать только такое послание, из смысла которого явно следует желание автора побудить адресата (орган или должностное лицо) к каким-либо юридически значимым действиям. Следовательно, со всей очевидностью можно утверждать, что не являются обращениями поздравления, благодарности, рассказы о своей нелёгкой судьбе без каких-либо требований и прочие подобные послания.  
 
Роль института обращений граждан огромна. Обращения выполняют в сущности, три важнейшие функции: Во-первых, обращения есть средство защиты прав граждан. Наряду с судебной защитой, защита административная, проявляющаяся в реакции органов исполнительной власти на обращение гражданина и принятии ими соответствующих мер, есть важнейшее средство охраны человека, его прав и свобод. Во-вторых, обращение гражданина - это форма реализации его конституционного права на участие в управлении государством, и, следовательно, одна из форм выражения народовластия. Посредством обращений гражданин может воздействовать на принятие решений, органами государственной власти, внося свой вклад в выработку государственной политики в различных областях жизни. И, в-третьих, обращения граждан - это средство обратной связи, выражения реакции народа, масс на решения, принимаемые государственной властью. В условиях демократического государства и общества отработанные механизмы обратной связи необходимы как воздух, притом в первую очередь самой власти. Кроме того, обращения граждан часто могут вскрыть некую ещё не замеченную проблему, возможно, указать пути её разрешения, и способствовать таким образом совершенствованию системы государственного управления, улучшению социальной действительности в целом.  
 
Так что, изучая обращения граждан, внимательно и чутко относясь к поднимаемым в них вопросам, власть будет быстрее поспевать за изменениями в современном необычайно динамичном, обществе, что поможет ей стать более эффективной. В силу всего этого институт обращений граждан в современной правовой действительности занимает одно из важнейших мест.  
 
 
 
1.     
Организация работы службы ДОУ по обращениям, предложениям и жалобам граждан 
 
1.1.                     
Нормативное регулирование работы по обращениям, предложениям и жалобам граждан 
 
1.1.1.   Правоотношения, связанные с рассмотрением обращений граждан, регулируются Конституцией Российской Федерации, международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами, настоящим Федеральным законом и иными федеральными законами.  
 
1.1.2.   Законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации могут устанавливать положения, направленные на защиту права граждан на обращение, в том числе устанавливать гарантии права граждан на обращение, дополняющие гарантии, установленные настоящим Федеральным законом. 
 
1.2. Основные виды обращений граждан 
 
1.2.1.   Предложение- рекомендация гражданина по совершенствованию законов и иных нормативных правовых актов, деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества. 
 
1.2.2.   Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц; 
 
1.2.3.   Жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц; 
 
1.2.4.   Ходатайство – обращение гражданина с просьбой признать за ним определённые права, гарантии, льготы т.к. он предоставил документ, подтверждающий данные факты 
 
1.2.5.   Коллективное обращение –   обращение 2х или более лиц, содержащие либо частный индекс, либо имеющий общественный характер. 
 
1.2.6.   Петиция – коллективное обращение  граждан в органы власти о необходимости просвещения общественных реформ или референдума. 
 
1.3.                     
Основные требования к порядку работы по обращениям граждан. 
 
1.3.1.   Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо: 
 
1.3.2.   Обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение. 
 
1.3.3.   Запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления и у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия. 
 
1.3.3.1.       Принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина.  
 
1.3.3.2.       Дает письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в статье 11 настоящего Федерального закона (порядок рассмотрения отдельных обращений). 
 
1.3.3.3.       Уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией. 
 
1.3.4.   Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, обязаны в течение15 дней предоставлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, и для которых установлен особый порядок предоставления. 
 
1.3.4.1.       Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа или органа местного самоуправления, должностным лицом либо уполномоченным на то лицом. 
 
1.3.4.2.       Ответ на обращение, поступившее в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении. 
 
1.3.5.   В случае если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией. 
 
1.3.5.1.       Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения 
 
1.3.5.2.       Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо при по лучении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и семьи сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. 
 
1.3.5.3.       В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. 
 
1.3.5.4.       В случае если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель государственного органа или органа местного самоуправления, должностное лицо либо уполномоченное на то лицо вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в один и тот же государственный орган, орган местного самоуправления или одному и тому же должностному лицу. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение. 
 
1.3.5.5.       В случае если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. 
 
1.3.5.6.       В случае если причины, по которым ответ по существу поставленных в обращении вопросов не мог быть дан, в последующем были устранены, гражданин вправе вновь направить обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу. 
 
1.4.                     
Типы документов, образовавшихся в службе ДОУ по обращениям граждан. 
 
1.4.1.   Обращение регистрируется в электронной базе данных, оформляется электронная карточка, в которой указываются регистрационный номер (состоит из порядкового номера и года, например 123/2006), фамилия, имя, отчество автора обращения; почтовый адрес для ответа; краткое содержание обращения; дата поступления в Министерство; индекс департамента Министерства или наименование организации, в которую обращение направленно для рассмотрения. 
 
1.4.2.   Регистрационная карточка – содержит в себе 29 реквизит, проставляется вручную либо  при помощи штампа. 
 
1.4.3.   Акты на письма из конвертов, акт составляется в 2-х экземплярах, подписывается и отправляется в архив. 
 
1.4.4.   Соответствующее номенклатурное дело (производство), в которое подшиваются все документы, относящиеся к рассмотрению данного обращения, и все последующие обращения этого автора в хронологическом порядке. 
 
1.4.5.   Статистическая карточка, которая вместе с производством направляется в департамент- исполнитель, используется им для обобщения обращений. Порядок оформления и использования статистической карточки устанавливается приказом Министерства. 
 
1.4.6.   На обращения, поставленные на "особый контроль", оформляются контрольные карточки, один экземпляр которых направляется исполнителю вместе с делом (производством) и после рассмотрения обращения возвращается в отдел по работе с обращениями граждан с копиями ответов. 
 
1.4.7.   Ответы на обращения, подготовленные департаментами, оформляют на бланках Министерства, подписывают директора департаментов или их заместители и регистрируют в соответствии с подп. 4 п. 36 Инструкции. 
 
1.4.8.   Обращения о подготавливаемых, совершаемых или совершенных противоправных деяниях пересылаются с сопроводительными письмами в компетентные правоохранительные государственные органы. 
 
1.4.9.    Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина. 
 
1.4.10.                        На личном приеме гражданин может передать в приемную Министерства письменное обращение, которое регистрируется и рассматривается в порядке, предусмотренном Инструкцией для письменных обращений граждан. 
 
1.4.11.                      Составляется  номенклатура дел,  включающая  в себя все виды документов, образующихся в процессе деятельности отдела по работе с обращениями граждан. 
 
1.5.                     
Сроки хранения обращений, предложений и жалоб граждан. 
 
1.5.1.   Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на специалиста ответственного за работу с обращениями граждан. Сроки хранения документов по обращениям граждан определяются 5-ти летним сроком хранения. 
 
1.5.2.   В необходимых случаях постоянно действующей экспертной комиссией может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных предложений граждан, которое утверждается главой администрации. 
 
  
 
 
 
 
2.     
Практический аспект работы Анализ деятельности конкретной службы ДОУ по работе с обращениями, предложениями и жалобам граждан на базе исследования, в Общественной приёмной депутатов Государственной Думы ФС РФ А.Е. Хинштейна и Р.В. Антонова 
 
2.1. Краткая история и структура базы  исследования.  
 
На IX Съезде Партии Единая Россия и Президиума Генерального совета 14.04.2006, был принят УСТАВ Всероссийской политической партии «ЕДИНАЯ РОССИЯ». В Уставе было чётко прописано об обязательном  создании, региональной, местной и первичной общественной приёмной депутатов ФС РФ. Целью создания данных приёмных заключалось: «Формирование общественного мнения в Российской Федерации, политическое образование и воспитание граждан, выражение мнений граждан по любым вопросам общественной жизни, доведение этих мнений до сведения широкой общественности, органов государственной власти и органов местного самоуправления, и влияние на формирование их политической воли, выражаемой ими в голосовании на выборах и референдумах».