Организация делопроизводства в государственных учреждениях

 
Тема:

Организация делопроизводства в государственных  учреждениях

 
 

Оглавление

Введение

Гл. 1 Организация  делопроизводства по обращениям граждан

§ 1.1 Основные понятия в организации работы по обращению граждан

§ 1.2 Этапы  работы с обращениями граждан

Гл. 2 Характеристика процедуры работы с обращениями граждан

§ 2.1 Организация  работы с обращениями граждан  в Совете Федерации

§ 2.2 Информация о характере обращений граждан, поступивших в Совет Федерации  в марте 2010 года

Заключение

Список  источников и литературы

 

Введение

В 2006 году вступил в силу Федеральный закон  «О порядке рассмотрения обращений  граждан Российской Федерации» от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ. Закон регулирует правоотношения, связанные с реализацией  гражданином РФ закрепленного за ним конституционного права на обращение в государственные органы и органы местного самоуправления, а также устанавливает порядок обращения граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами.

Актуальность  данной темы обусловливается необходимостью построения государством качественной работы с обращениями граждан в соответствии с нормами федерального закона. Согласно статистическим данным предложения, заявления и жалобы граждан, обрабатываемые в государственных учреждениях, составляют от 50 до 75%.

Все граждане нашей страны, в том числе и  иностранные граждане и лица без  гражданства имеют право обращаться лично, а также направлять индивидуальные и коллективные обращения в государственные  органы, органы местного самоуправления и должностным лицам. 
Граждане реализуют право на обращение свободно и добровольно. Осуществление гражданами права на обращение не должно нарушать права и свободы других лиц.

Государственные учреждения Российской Федерации должны обеспечивать всем гражданам необходимые условия для осуществления конституционных прав, вносить в письмах и в устной форме предложения об их деятельности, критиковать недостатки в работе, обращаться с заявлениями, обжаловать действия должностных лиц, государственных и общественных органов.

Законодательство Российской Федерации предписывает, что государственные и общественные органы, их руководители обязаны принимать и в соответствии с их компетенцией в установленные сроки рассматривать предложения, заявления и жалобы граждан, давать на них ответы и принимать необходимые меры.

Для осуществления  своевременной обработки и передачи на разные его уровни управленческой информации организуются службы документационного  обеспечения. В практике управления действуют следующие службы документационного  обеспечения (ДОУ): управление делами, общий отдел, канцелярия. Одной из функций структурных частей службы ДОУ является функция группы (отдела писем), которая осуществляет: прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан; подготовку и передачу на рассмотрение руководству учреждения предложений, заявлений и жалоб, требующих решения руководства; передачу предложений, заявлений и жалоб на исполнение в соответствующие структурные подразделения и контроль за сроками их исполнения; извещение заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб; формирование дел с обращениями граждан; анализ и обобщение результатов исполнения предложений, заявлений и жалоб; организацию приема посетителей.

Объектом  данной курсовой работы является организация  работы с обращениями граждан в государственных учреждениях.

Предметом данной работы является совершенствование  организации работы с обращениями  граждан в Совете Федерации в  рамках автоматизации работ.

Целью данной курсовой работы является изучение организации работы с обращениями граждан в государственных учреждениях.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

1.  Изучить организацию делопроизводства по обращениям граждан;

2.  Рассмотреть основные понятия в организации работы по обращению граждан;

3.  Показать характеристику процедуры работы с обращениями граждан;

4.  Рассмотреть организацию работы с обращениями граждан в Совете Федерации.

 

Глава I. Организация делопроизводства по обращениям граждан 

 

§ 1.1 Основные понятия в организации работы по обращению граждан

Письменные  обращения граждан следует рассматривать  как важное средство осуществления  и охраны прав личности. Обращения  граждан выражаются как в письменной, так и в устной форме. В обращениях могут быть поставлены вопросы, касающиеся прав и законных интересов как автора обращения, так и других граждан или интересов всего общества.

Действующее законодательство под термином "обращение" понимает направленные в государственный  орган, орган местного самоуправления или должностному лицу письменные предложения, заявления или жалобы, а также устное обращение гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления[1].

Обращения делятся на предложения, заявления  и жалобы. Под предложениями обычно понимаются обращения в соответствующие государственные или общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации, фирмы или к должностным лицам, содержащие идеи по совершенствованию различных сфер деятельности, органов власти и управления, предприятий, организаций, фирм, не связанные с нарушением прав и законных интересов самого гражданина. Предложение – это желание автора включиться в общественную жизнь, эффективное средство политической активности гражданина, его непосредственного участия в совершенствовании форм управления. Обычно в них содержатся данные собственных наблюдений или практики работы автора, затрагивающие проблемы государственной и общественной жизни с указанием на недостатки в их решении, допускаемые конкретными органами, предлагаются пути и способы решения затронутых проблем.

Под заявлением подразумевается обращение граждан  по поводу реализации личных прав или  законных интересов, не связанных с  нарушением этих прав и интересов. Юридический  энциклопедический словарь дает следующее определение: "Заявление - официальное обращение лица (или нескольких лиц) в учреждение или к должностному лицу, не связанное с нарушением прав и законных интересов гражданина и не содержащее поэтому требования об устранении такого нарушения. Заявления подаются, во-первых, в целях реализации права или законного интереса гражданина... и, во-вторых, для того, чтобы сообщить о тех или иных недостатках в работе предприятий, учреждений и организаций..."[2].

Термин "жалоба" в словаре определен  следующим образом: "Жалоба - обращение  в государственный либо общественный орган или к должностным лицам по поводу нарушения прав и охраняемых законом интересов конкретного лица (гражданина), общественной организации, предприятия и т.д."[3]. Таким образом, под жалобой понимается обращение о нарушении прав, свобод и законных интересов граждан, о медленном, бюрократическом рассмотрении их дел государственными или общественными органами, предприятиями, учреждениями, организациями, фирмами, о невыполнении ими решений, принятых по обращениям и заявлениям граждан, о неправомерных действиях должностных лиц. Жалобой признается также несогласие с решением или действиями государственного либо общественного органа, предприятия, учреждения, организации, затрагивающими права и охраняемые законом интересы граждан.

Работа  с обращениями граждан – это самостоятельный участок службы документационного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, работа с этой категорией документов в маленькой организации, фирме является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо.

Личную  ответственность за организацию  работы с обращениями граждан, состояние  делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем[4].

§ 1.2 Этапы  работы с обращениями граждан

Работа  с обращениями населения имеет  свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Она регламентируется специальным общеотраслевым документом «Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях». В нем определен четкий порядок работы с этими документами, независимо от категории и специфики деятельности того или иного учреждения. Прежде всего, обращения граждан должны подаваться в те органы, учреждения и тем должностным лицам, от которых зависит разрешение данного вопроса[5].

Жалобы  на общественные организации, не имеющие  вышестоящих органов, подаются в местные органы власти.

При организации  работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него, прежде всего  порядок работы с этой категорией документов.

Технология  работы с обращениями граждан требует организации[6]:

·  приема граждан;

·  приема и первичной обработки письменных обращений;

·  регистрации обращений;

·  направления обращений на рассмотрение;

·  уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

·  уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

·  контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

·  информационно-справочной работы по обращениям;

·  извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;

·  группировки вдела и текущего хранения обращений;

·  анализа поступивших обращений.

Обращение граждан в государственные и  общественные органы, на предприятия, в учреждения, организации может быть подано в письменной форме, лично, по почте, с помощью телеграфа и телетайпа, факса, электронной почты, а также устно должностному лицу, наделенному правом и обязанностью рассмотрения обращений или ведущему прием граждан.

Все письменные обращения принимаются централизованно в одном месте, Проверив правильность доставки, письма вскрывают, при этом конверты не уничтожаются, так как штамп на нем может являться доказательством даты получения документа. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит ответить, часто бывает написан лишь на конверте. Поэтому конверт сохраняется вместе с документом до конца решения вопроса и будет подшит в дело.

На  самом документе в нижнем правом углу проставляется регистрационный  штамп учреждения, получившего обращение, в котором стоит дата его получения и начала работы с ним в данном учреждении. Иногда она может не совпасть с датой на конверте, так как последняя проставляется почтовым отделением, которое не всегда в тот же день доставляет письмо адресату. Поэтому именно с даты, проставленной в регистрационном штампе, начинается отсчет срока исполнения обращения. Помимо даты в регистрационном штампе указывается и регистрационный индекс предложения, заявления, жалобы, который состоит из начальной буквы фамилии автора и порядкового номера поступившего обращения.

К обращениям могут быть приложены различные  справочные материалы в подлинниках  или копиях. Их надо скрепить вместе с обращением, чтобы они не растерялись  в процессе работы. На этом заканчивается  первый этап работы с обращениями.

После первичной обработки все обращения  передаются на регистрацию, которая  ведется по единой форме в порядке, установленном типовым положением. Регистрация этой категории документов помимо общих задач регистрации - учет, контроль и справочная работа - является также юридическим свидетельством того, что они приняты к рассмотрению в данном учреждении. Регистрацию рекомендуется вести на карточках или на компьютере и только в тех случаях, когда в учреждение, предприятие или организацию поступает незначительное количество документов населения, можно оставить и журнальную форму регистрации.

Суть  регистрации – запись на карточке основных поисковых признаков документа  и сведений о заявителе. Количество экземпляров заполняемых регистрационно-контрольных карточек определяется исходя из потребностей организации контроля за исполнением и справочной работы по обращениям. Чаще всего это 2-3 экземпляра: 1-й-для контрольной картотеки, 2-й-для справочной картотеки, 3-й направляется вместе с документом к исполнителю. Однако прежде чем приступить к регистрации, выявляют по алфавитной картотеке или алфавитной книге, не является ли данное обращение повторным.

Повторным считается обращение, поступившее  от одного и того же лица по одному и  тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом.

Повторное обращение при первичной обработке  получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовой учет всех поступающих документов. Однако в регистрационной карточке при регистрации повторного обращения указываются все признаки и первого документа, то есть его номер и дата. На самом повторном обращении в правом верхнем углу и на его регистрационно-контрольной карточке делается от руки или специальным штемпелем отметка «повторно».

Типовое положение предусматривает и  такой случай, когда гражданин  одно и тоже предложение, заявление  или жалобу направил одновременно нескольким адресатам, и они были в конечном итоге переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, попавшие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, В—194/,, В-194/2, В-194/3 ит.д. Зарегистрированный документ докладывается руководителю или его заместителю для принятия решения[7].

В законодательно-нормативных актах предусмотрен вариант, когда полученное обращение вообще не относится к компетенции получившего его учреждения, организации, предприятия. В этом случае работником, отвечающим за эту категорию документов, оно должно быть не позднее чем в пятидневный срок направлено на рассмотрение в компетентный орган или заявителю. В ответном письме дается разъяснение, куда ему следует направить свое обращение.

Если  в обращении поставлены вопросы, требующие решения разных компетентных органов, руководитель организации, получивший обращение, рассматривает вопрос, относящийся к его компетенции, а о содержании других вопросов сообщает в установленные сроки соответствующим организациям.