Организация делопроизводства в государственных учреждениях

Во  всех случаях пересылки документов в другие организации заявители  ставятся об этом в известность в пятидневный срок с момента получения документа. В том случае, когда руководитель сразу в процессе рассмотрения документа может решить поставленный в нем вопрос, он отражает свое решение в резолюции, которая является по существу ответом. На ее основе составляется ответное письмо заявителю.

Если  вопрос требует лишь разъяснения, руководитель в резолюции указывает исполнителя  и срок написания ответного разъяснительного документа. Все указания руководителя о порядке рассмотрения документа и исполнения переносятся в регистрационно-контрольную карточку. Каждое решение, принимаемое по обращению граждан, прежде всего, должно быть основано на требованиях конкретных законов, всестороннем изучении обстоятельств и причин, породивших критические замечания.

Чаще  всего для принятия по обращению  обоснованного решения необходимо собрать нужный информационно-справочный материал, послать запрос на места, потребовать объяснения от виновных, направить документ для проверки в подведомственные органы, организовать выезд на место ответственного работника.

К рассмотрению обращений не следует привлекать лиц, участие которых может повлиять на объективное решение вопросов, поднятых в документе. Весь процесс  рассмотрения обращений граждан  подлежит обязательному контролю.

Сроки исполнения обращений определяются в зависимости от сложности поставленных в них вопросов. Установлен как  максимальный месячный срок разрешения жалоб, заявлений и предложений  во всех органах. Заявления и жалобы, не требующие дополнительного изучения и проверки, разрешаются безотлагательно, но не позднее 15 дней со дня поступления. В тех случаях, когда для принятия решений по жалобе или заявлению необходимо проведение специальной проверки и истребование дополнительных материалов, разрешено, в порядке исключения, продление сроков не более чем на один месяц с сообщением об этом лицу, подавшему заявление или жалобу. Для разрешения заявлений и жалоб военнослужащих и членов их семей были установлены более короткие сроки: в центральных органах власти и управления до 15 дней, в местных органах власти, на предприятиях и в учреждениях - безотлагательно, но не позднее 7 дней. Практика работы подтвердила оптимальность установленных сроков работы с документами граждан. Этих сроков продолжают придерживаться и сегодня.

Контроль  за своевременным разрешением рассматриваемых  документов возлагается на должностных  лиц, которые обязаны обеспечивать своевременное, правильное и полное рассмотрение обращений и исполнение решений, принятых по обращениям граждан.

Типовое положение специальным пунктом указывает, что письма граждан, направленные в государственные органы, предприятия, учреждения, организации, различным адресатам, требующие сообщить результаты рассмотрения предложения, заявления, жалобы, берутся на особый контроль. На всех экземплярах регистрационно-контрольных карточек и на предложениях, заявлениях и жалобах проставляется штамп «КОНТРОЛЬ» или знак контроля «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются[8].

Контроль  за исполнением ведется по регистрационно-контрольным  карточкам, которые ставятся по срокам исполнения в контрольную картотеку. Контрольная картотека по обращениям граждан организуется и строится так же, как и контрольная сроковая картотека по другим административным документам.

Все движение контролируемого документа, передача его от исполнителя к исполнителю  отмечается на карточке с указанием  не только фамилии исполнителя, но и  даты передачи ему документа. Обращение  снимается с контроля только после фактического выполнения принятого по нему решения, о чем делается отметка в контрольно-регистрационной карточке. Распоряжение о снятии с контроля дает лицо, принявшее по данному документу решение.

Для организации  контроля за исполнением предложений, заявлений и жалоб граждан успешно используется компьютер. Количество документов, которое может быть проконтролировано с помощью компьютера, практически не ограничено. Быстрота ввода и вывода информации в ЭВМ обеспечивает получение оперативных данных о ходе исполнения документов до истечения срока исполнения, что позволяет осуществлять превентивный, предупредительный контроль, обеспечивать выполнение документов в запланированные сроки. Напоминания могут поступать с любой запрограммированной периодичностью, ЭВМ в случае необходимости может обобщить и проанализировать за определенный период времени работу отдельных исполнителей и структурных подразделений по исполнению обращений граждан.

Ввод  данных в помять компьютера по обращениям осуществляется с клавиатуры. На экране можно перестраивать сводки о ходе выполнения жалоб и заявлений по различным аспектам и получать необходимое количество копий на печатающих устройствах. Диалог с компьютером ведет сотрудник, работающий с этой категорией документов. Автоматизированная система «АСУ - заявление» способствует обеспечению высокой исполнительской дисциплины, своевременному исполнению обращений граждан.

Имеются типовые программы для ведения  контроля за сроками исполнения документа  на персональных электронно-вычислительных машинах (ПЭВМ) и типовые программы для ведения контроля и справочной работы с обращениями граждан.

Одним из важных этапов работы с обращениями  граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрацией по контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку, построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конфетного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе, дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.

Результаты  решения вопроса, поставленного  в обращении, сообщаются заявителю. Ответы должны быть исчерпывающими, соответствующими действующему законодательству. Если конкретное выполнение решения поручено какому-либо другому органу, оно берется под контроль и об этом сообщается автору обращения с указанием должности лица, на которое возложен контроль за исполнением принятого решения. Решение, принятое единолично компетентным должностным лицом, сообщается автору обращения от имени органа, которому подчинено должностное лицо. Решение, принятое коллегиальным органом, сообщается автору обращения со ссылкой на номер и дату принятия этого решения либо в виде выписки из решения или протокола. В письменной форме сообщаются и решения об отказе в положительном удовлетворении поднятых в обращении вопросов. При этом отказ должен быть аргументирован, указаны мотивы и основания отказа со ссылкой на действующее законодательство и решения компетентных органов.

Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести  анализ этой категории документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается; сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы государственных органов, предприятий, учреждений и организаций.

На  каждом документе после окончательного решения и исполнения делается надпись  «ВДЕЛО» и ставится личная подпись  должностного лица, принявшего это  решение.

В соответствии с требованиями Типового положения  предложения, заявления, жалобы должны быть возвращены после их разрешения работникам, ведущим делопроизводство по обращениям со всеми относящимися к ним материалами и экземпляром регистрационно-контрольной карточки для централизованного формирования дела и картотеки. Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается[9].

Работник, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. При этом вместе с обращением подшивается копия  ответа и все относящиеся к  этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения, т.е. каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу. Внутри дела эти группы документов по обращениям располагаются обычно по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т.д. Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма сосредоточиваются в отдельном деле. Причем предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы организаций группируются раздельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом  количестве обращений их можно располагать  в делах и в хронологической последовательности. Появившиеся дополнительные материалы по вопросу, связанному с обращением или повторное обращение подшиваются к первой группе материалов. В дела группируются только исполненные документы. Обложка дела с предложениями, заявлениями и жалобами граждан оформляется по установленной форме.

Законченные дела с предложениями, заявлениями  и жалобами граждан хранятся в  учреждениях, организациях и предприятиях в справочных и других целях. Ответственность  за их сохранность, как и за сохранность всех документов, несут их руководители. Сроки хранения этой категории документов указаны в статьях Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.

Как видно  из приведенных статей перечня, обычные  обращения личного и второстепенного  характера, составляющие подавляющее  большинство этой категории документов, хранятся 5 лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив[10].

Подготовка  предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя: оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, обычно секретаря, ответственного за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

Гл. 2 Характеристика процедуры работы с обращениями  граждан 

§ 2.1 Организация  работы с обращениями граждан  в Совете Федерации

Право граждан на обращение в государственные  органы и органы местного самоуправления закреплено в ст. 33 Конституции Российской Федерации. Порядок рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан урегулирован Федеральным законом от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", который действует в настоящее время, в части, не противоречащей Конституции Российской Федерации.

На  каждую парламентскую сессию Председателем  Совета Федерации утверждается график приема граждан членами комитетов  и комиссий Совета Федерации.

В соответствии с Регламентом Совета Федерации  Федерального Собрания Российской Федерации[11] и Положением об Аппарате Совета Федерации  Федерального Собрания Российской Федерации[12] обеспечение реализации конституционных  полномочий Совета Федерации, вытекающих из права граждан на обращение в органы государственной власти, возложено на Аппарат Совета Федерации. Непосредственно работа по рассмотрению предложений, заявлений, жалоб и откликов граждан в соответствии с Положением о Приемной Совета Федерации возлагается на Приемную Совета Федерации (отдел) Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации.

Работа  с обращениями граждан осуществляется в соответствии с Инструкцией  по работе с обращениями граждан в Совете Федерации Федерального Собрания Российской Федерации[13], утвержденной распоряжением Председателя Совета Федерации от 1 ноября 2006 года №461рп-СФ, Распоряжением Председателя Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации от 30 января 2006 года № 27рп-СФ «О работе с обращениями граждан[14], поступающими через официальный сайт Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации в сети Интернет».

Основными задачами, которые стоят перед  Приемной Совета Федерации, являются: обеспечение личного приема граждан членами комитетов и комиссий Совета Федерации, согласно графику, утвержденному Председателем Совета Федерации; проведение ежедневного личного приема населения работниками Приемной Совета Федерации; рассмотрение поступающих в Совет Федерации письменных обращений граждан на предмет установления компетенции разрешения поставленных в них вопросов; информирование руководства и членов Совета Федерации о количестве и характере поступивших в Совет Федерации обращений.

Письма, в которых поднимаются общественно-значимые вопросы, докладываются руководству  Совета Федерации. Предложения о  внесении изменений и дополнений в законодательство передаются в  аппараты соответствующих комитетов  и комиссий Совета Федерации для учета в законотворческой работе. Письма по вопросам, не входящим в компетенцию Совета Федерации, направляются для фактического их разрешения в соответствующие государственные органы и органы местного самоуправления с извещением об этом авторов писем.