Оптимизация документа оборота корпорации

Для решения этой задачи в организациях проводятся оргпроектные работы, в ходе которых вырабатываются наиболее оптимальные маршруты документов. Как правило, такая работа проводится при внедрении систем электронного документооборота (СЭД), поскольку оптимизация документооборота - одно из условий успешного внедрения СЭД в организации.

Результаты работы по оптимизации документооборота закрепляются в различных документах. К таким  документам относятся:

• табель форм документов;
• маршрутно-технологические схемы (блок-схемы);
• графики документооборота;
• схемы перемещения документов и др.

В большинстве своем  при подготовке этих документов используется графический способ представления  информации, позволяющий наглядно и  в достаточной степени формализовано  показать либо только движение документа (документов), либо последовательность операций, совершаемых в ходе реализации какой-либо функции (задачи) или процесса, и, соответственно, движение документов, используемых при решении данной задачи или реализации процесса.

 

2.4 Табель форм документов

 

Табель форм документов - это перечень форм документов, применяемых  в деятельности организации, с характеристикой  статуса документов, основных этапов их подготовки и прохождения.

Табель включает все формы документов, создаваемых  в деятельности организации, но он не дает полного представления о  маршруте документов, поскольку в нем, как правило, обозначаются только наиболее важные и значимые с точки зрения документооборота операции по обработке документов, такие как подготовка документа (обычно в табеле указывается подразделение или должность работника, в зоне ответственности которого находится подготовка документа), согласование (визирование) документа (в табеле указываются подразделения или должности работников, участвующих в согласовании документа), подписание (утверждение) документа и некоторые другие.

Кроме того, табель включает наименования только тех документов, которые готовятся в организации, и не включает форм документов, поступающих  в организацию.

Основная задача табеля форм документов - определить состав форм документов, применяемых в организации  в процессе документирования ее деятельности, а поскольку табель форм документов утверждается руководителем организации  и является документом, обязательным для применения, его можно рассматривать как способ оптимизировать состав документов (виды, разновидности, формы документов), применяемых в организации. Поскольку не существует единой установленной формы табеля, каждая организация, которая проводит подобную работу, может исходя из собственных потребностей и решаемых задач разработать для себя форму табеля.

 

 

Глава 3. эффективности и совершенствование  документооборота

 

 

3.1Способы совершенствования документооборота

 

На данный момент среди способов, направленных на совершенствование  документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.

К первой группе относят  все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого  документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, составление оперограмм и документограмм, схем движения документов и др.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят  оптимизацию процедур подготовки и  оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени  с целью более равномерного ее распределения.

Сокращение объема документооборота связывается с  регламентацией документирования, уменьшением  количества внутренних документов, рационализацией  документации, созданием унифицированных  систем документации (УСД), разработкой  унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей.

Главное условие  сокращения объемов документов –  упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

На практике это  выражается в создании различных  систем документации, строго устанавливающих  состав применяемых документальных форм и регламент пользования  ими. При унификации из документальных цепочек изымаются лишние звенья, документы, не соответствующие требованиям сегодняшнего дня и создаваемые просто по привычке. Применяемые однотипные формы заменяются единой. Например, после унификации организационно–распорядительной документации количество применяемых форм сократилось в 4 раза. Отмена издания приказа о командировках также способствовала бы сокращению объема документации. Состав унифицированных форм закрепляется в табеле документов, который утверждается руководителем и имеет нормативный характер. В табеле может указываться: название формы документа, код по ОКУД или отраслевому классификатору, периодичность составления, адресование, виза, место регистрации, способ заполнения, срок исполнения, годовая потребность, срок хранения. Могут быть внесены и другие графы, например, дата представления и др. Ежегодно табель пересматривается, в него вносятся соответствующие коррективы, отражающие изменения в функциях и задачах учреждения.

Таким образом, унификация позволяет упорядочить образование  документов и тем самым сократить  объем документооборота. Установление в табеле годовой потребности  каждой формы лимитирует изготовление бланков.

 

Внедрение системы  электронного документооборота, как  способ совершенствования документооборота

 

В связи с развитием  электронно-вычислительной техники  и внедрением автоматизированных систем управления появляется возможность  использовать электронный документооборот.

Автоматизированные  рабочие места.

Согласно Государственной  системе документационного обеспечения  управления автоматизация работы с  документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.

Типовое АРМ состоит  из компьютера, подключенного к сети и имеющего доступ ко всем вычислительным ресурсам и информационным базам  документов. В зависимости от сети АРМ может иметь доступ к внешним  ресурсам и базам данных.

Для объединения  компьютеров в единый комплекс используются различные линии связи: кабельные (связь по кабелю типа телевизионного), волоконно–оптические (связь по гибкому жгуту волокон, в котором информация передается световыми импульсами) и телефонные (связь по телефонному кабелю).

Каждое автоматизированное рабочее место, а также организация  сетей разрабатывается в соответствии с организацией службы делопроизводства организации и конкретными функциональными  обязанностями сотрудников. В системе  автоматизации делопроизводства (в  зависимости от схемы прохождения  документов) предполагается наличие  следующих рабочих мест: АРМ руководителя службы делопроизводства; АРМ подготовки проекта документа; АРМ согласования.

К современным техническим  средствам автоматизации информационно–управленческой деятельности относятся:

1) персональные  компьютеры, объединенные в сети;

2) электронные пишущие  машинки;

3) текстообрабатывающие системы;

4) копировальные  машины;

5) коммуникационные  средства, телефонная техника;

6) средства для  автоматизации ввода архивных  документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные  носители информации: магнитные  диски и ленты, микрофильмы,  диски с оптическими записями);

7) средства для  обмена информацией – электронная  почта;

8) видеоинформационные  системы;

9) локальные компьютерные  сети;

10) интегрированные  сети учреждений.

К автоматизированному  рабочему месту руководителя предъявляются  следующие требования: наличие баз  данных, постоянно пополняемых оперативной  и достоверной информацией; обеспечение  оперативного поиска необходимой информации в базе данных; наличие программных  средств, регулирующих организационную  и административную деятельность; обеспечение  оперативной связи с другими  источниками; обеспечение возможности  накопления в памяти документов и  решений.

Основные требования к АРМ подготовки проекта документа  состоят в следующем: возможности  доступа к банку текстовых  заготовок и автоматизированной информационно–поисковой системы; возможности работы с персональной базой данных и другими базами данных; возможности ведения диалога  с дополнительными источниками  информации; наличии технических  средств для печати документов.

 

3.2 Электронные офисные системы

 

Офисная система  – это программная среда, ориентированная  на совместное, скоординированное использование  электронных методов обработки, хранения и передачи информации.

Круг задач электронной  офисной системы:

1) автоматизация  рутинных операций, снижение (или  ликвидация) бумажного потока;

2) организация одновременного  доступа к документам различных  пользователей;

3) осуществление  эффективного поиска информации;

4) обеспечение высокой  скорости и необходимого качества  подготовки документов.

Офисные системы  должны обеспечить эффективное выполнение следующих функций:

1) ввод, подготовка  и редактирование документов;

2) регистрация документов;

3) совместная работа  над документами;

4) контроль исполнения  документов;

5) создание баз  данных (хранение документов);

6) прием и пересылка  документов;

7) систематизация  документов, формирование дел;

8) подготовка к  хранению и архивное хранение  дел.

Рассмотрим несколько  характерных офисных систем.

 

Система автоматизации  делопроизводства и документооборота «Дело»

 

Система поддерживает полный жизненный цикл документа  в организации: от его первичной  регистрации до списания в архив. В ней реализован контроль исполнения документов как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов, обеспечивается автоматический вывод на печать стандартных журналов, справок и сводок.

Система включает в  себя 2 продукта:

1) «ДЕЛО–Предприятие»  – многопользовательская сетевая  версия на базе СУБД Oracle или MS SQL 7.0, предназначенная для автоматизации делопроизводства в масштабе всего предприятия (учреждения).

2) «ДЕЛО–Секретарь»  – полнофункциональная однопользовательская  версия, которая поставляется с  СУБД Microsoft Data Engine (MSDE).

Предназначена для автоматизации делопроизводства небольших организаций, в том числе в рамках распределенной сети, обеспечивающей обмен по электронной почте на уровне «исходящих–входящих документов».

Система «Дело» настраивается  в соответствии со схемой документооборота любого предприятия (учитывая его организационную  структуру, сферу деятельности, номенклатуру дел и схему доступа к различным документам).

 

3.3 Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства компании «Интертраст»

 

Система включает в  себя 3 продукта:

1. «Делопроизводство»  – комплект баз данных для  автоматизации документооборота  предприятия. Система обеспечивает  регистрацию всех документов  предприятия; контроль документов, резолюций руководства, поручений;  статистический анализ исполнительской  дисциплины сотрудников; автоматическую  доставку электронных документов  исполнителям; ведение электронного  архива документов.

2. «Малый офис»  – комплект баз данных для  автоматизации офисной деятельности  малых предприятий. В комплект  входят базы данных: Регистрация документов, Договоры, Адреса и телефоны, Прайс–лист, Заказы товаров и услуг, Совещания и заседания, Обращения клиентов, Проекты и мероприятия, Планирование времени, Новости и дискуссии, Электронная библиотека документов. Отдел кадров, Приказы и распоряжения, Внешние контакты.

3. «Канцелярия»  – система автоматизации документооборота  предприятия. Система обеспечивает  подготовку и хранение исходящей  корреспонденции; подготовку распорядительной  документации; регистрацию входящей  и исходящей корреспонденции;  контроль результатов и сроков  исполнения документов; контроль  переадресации документов по  подразделениям; сортировку и поиск  документов; формирование сводок  и отчетов.

 

Система автоматизации  делопроизводства, документооборота и  управления деловыми процессами крупных организации на базе DOCS Open и Work Route

 

Применяется для  комплексной автоматизации делопроизводства документооборота и управления деловыми процессами, а также для создания электронных архивов крупных  и средних организаций.