Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве

Рекомендуется обеспечить максимальную герметичность архивохранилища. Но если все-таки приходится открывать окна или форточки, их надо затягивать марлей, смоченной 50 %-ным раствором глицерина и отжатой. Уборку помещения следует проводить только влажную. Необходимо периодически обеспыливать дела, коробки, папки и стеллажи с помощью пылесосов. При отсутствии пылесосов обеспыливание проводят тряпкой, смоченной в 1 %-ном растворе формалина. Для поддержания требуемых санитарно-гигиенических условий в архиве не реже одного раза в месяц следует проводить санитарные дни.

 

1.4.  Температурно-влажностный режим сохранности документов

 

Температура и влажность  воздуха являются основными факторами, создающими благоприятные условия  для длительной сохранности документов. На ускорение процесса старения бумаги влияет не только повышенная сверх  нормы температура, но и резкие ее колебания.

Все материалы, входящие в состав дел (бумага, кожа, клей), гигроскопичны, и потому их состояние зависит от влажности воздуха. При низкой влажности воздуха бумага теряет эластичность, клей становится хрупким, кожа переплетов ссыхается и трескается и переплет деформируется. Высокая влажность воздуха разрыхляет бумагу, деформирует ее края, т.е. делает ее непрочной, ускоряет протекающие в ней химические процессы. Переплеты дел могут расклеиваться.

Кроме того,   высокая  относительная  влажность  воздуха  способствует образованию плесени, которая быстро распространяется при резких колебаниях температуры и влажности воздуха.

В связи с этим в  хранилищах путем кондиционирования, вентиляции и других мер должен поддерживаться оптимальный режим хранения документов, т.е. такой температурно-влажностный  режим, при котором бумага, картон, кожа и клей переплетов лучше всего сохраняют свои свойства.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Основные требования

к оборудованию и помещениям архива

 

1. Создание оптимальных условий хранения документов

 

Оптимальные условия  хранения документов обеспечиваются:

-предоставлением для  архива помещения и проведением  планово-предупредительного ремонта  помещений;

-оборудованием помещения  архива средствами пожаротушения,  охранной и противопожарной сигнализацией;

-применением специального  оборудования для хранения документов (стеллажей, сейфов, коробок и т.д.);

-созданием оптимального  температурно-влажностного и светового  режима в помещении архива, проведением  санитарно-гигиенических мероприятий.

 

 

2. Требования к помещению архива

 

В соответствии с объемом  и составом хранящихся дел архиву предоставляется отдельное здание (или часть здания), специально построенное и оборудованное или приспособленное для хранения документов.

Строительство специального здания архива может проводиться  как по типовым проектам зданий государственных архивов, так и по индивидуальным проектам, согласованным с заинтересованными организациями.

Специальные помещения  для архива должны предусматриваться  при строительстве административных зданий для организаций, в структуре  которых действует архив. При отсутствии специального помещения для архива выделяется приспособленное помещение в административных зданиях организаций.

 

Оптимальные условия  хранения документов и работы с ними предусматривают предоставление следующих  помещений для архива:

- хранилище для хранения документов;

- помещения для приема, временного хранения, акклиматизации  документов;

- помещения для работы  исследователей (читальный зал);

- рабочих комнат для  сотрудников архива.

Рабочие комнаты для  сотрудников и помещения для  работы исследователей (читальный зал) должны быть изолированы от помещений хранилищ.

Помещения хранилищ, не имеющие  перегородок от рабочих комнат, изолируются  специально установленными перегородками. Посторонние лица допускаются в  хранилища только с разрешения заведующего архивом и в присутствии сотрудника архива.

  Хранилища архива должны быть удалены от лабораторных, производственных, складских и бытовых помещений, связанных с хранением или применением пищевых продуктов или химических веществ, и не иметь общих с ними вентиляционных каналов.

Хранилища должны быть безопасными  в пожарном отношении, гарантированы  от затопления и иметь запасный выход.

В помещениях хранилищ не должно быть газовых, водопроводных, канализационных  и других магистральных трубопроводов. Проводка труб немагистрального характера допускается при условии их изоляции в специальных защитных приспособлениях, исключающих проникновение выбросов из них в хранилище.

Наружные двери помещения  архива должны быть обиты металлическим  листом и иметь прочные засовы. В нерабочее время они опечатываются или пломбируются. Печать или пломбир хранят вместе с ключами у дежурного по организации или в установленном правилами внутреннего распорядка месте.

Помещения архива оборудуются  охранной сигнализацией. На окна, расположение которых позволяет доступ извне, устанавливаются распашные металлические решетки с замками, опечатанными пломбиром.

 

3. Электро- и противопожарное оборудование

 

В помещениях хранилищ архива прокладывается скрытая электропроводка; допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая. Светильники, электрощиты и распределительные устройства должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

В целях противопожарной  защиты все электрооборудование  обеспечивается заземлением.

По пожарной опасности  помещения архивов относятся  к категории "В". Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Основным противопожарным  оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются  из расчета не менее одного на каждые 50 кв. метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Помещение архива оборудуется  противопожарным водоснабжением. Пожарные краны устанавливаются на лестничных площадках. Каждый пожарный кран должен иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Хранилища и помещения  для работы с документами должны быть оборудованы пожарной сигнализацией.

В архиве на видном месте  вывешиваются: инструкции о мерах  пожарной безопасности, список пожарного  расчета и план эвакуации документов и имущества на случай пожара.

В пожарный расчет включаются все сотрудники архива, с которыми периодически, но не реже одного раза в квартал, проводятся занятия по мерам пожарной безопасности и практическим действиям во время пожара.

При возникновении пожара все сотрудники принимают участие  в его ликвидации, выполняя ранее распределенные обязанности.

В хранилищах запрещается  курение, применение электронагревательных  приборов, хранение продуктов питания, легковоспламеняющихся веществ  и взрывоопасных предметов.

 

 

4. Стеллажное оборудование

 

Процесс хранения документов является важным технологическим процессом в работе хранилищ. Выбор типа и количества средств хранения зависит от особенностей документов, принятой системы хранения, строительных характеристик здания.

На практике применяют  четыре основные системы хранения документов: вертикальная библиотечная, горизонтальная, вертикальная подвесная и вертикальная каталожная. В настоящее время разрабатываются также системы автоматического хранения документов.

Для хранения документов применяют стеллажи, шкафы, коробки, папки, а также сейфы, контейнеры. Одной из важнейших деталей оборудования хранилищ являются стеллажи. Для нормального функционирования хранилищ и обеспечения надлежащей сохранности документов прочность конструкций стеллажей и удобство пользования ими имеют существенное значение. Уже в процессе проектирования нового здания хранилища необходимо предусматривать, какой тип стеллажей будет в нем установлен. Гибкость планировки и помещений хранилища должна также позволять в будущем без особых сложностей заменить устаревшие конструкции на более современные и рациональные.

 Хранилища документов в большинстве случаев оснащены, как правило, стальными стеллажами. Деревянные стеллажи сохраняются лишь в административных помещениях и читальных залах только по соображениям эстетики.

Широко применяют неподвижные (стационарные) стеллажи, не связанные по своей конструкции с архитектурной структурой здания. Иногда арматуру самих металлических стеллажных конструкций используют в качестве арматуры архивных зданий. В этом случае бетонные плиты навешивают непосредственно на металлические столбы, которые одновременно служат вертикальными стойками для стеллажей. Преимущество стеллажей стационарного типа в том, что они прочные, твердые, особенно пригодны для хранилищ типа башни. В свою очередь, самонесущие стеллажные конструкции очень экономичны в производстве.

Для хранения наиболее ценных и секретных документов, а также  специальных видов документов (карты, планы, чертежи, рукописи и т.д.) применяются  стальные шкафы. Могут быть использованы также сейфы и контейнеры. Наряду со всеми перечисленными, разрабатываются также и автоматизированные системы хранения документов. Внедрение автоматизированных систем позволяет максимально полезно использовать площади и объем помещения, способствует уменьшению трудоемкости поискам выдачи документов, ограничивать доступ к хранимым документам.

 

5. Упаковка документов

 

Роль упаковки во время  хранения заключается в защите документов от влияния внешних факторов (солнечных  лучей, пыли, влаги, микроорганизмов) и  механических повреждений. Для обеспечения длительной сохранности документов в процессе хранения упаковка должна отвечать следующим основным требованиям: газо- и влагонепроницаемости; механической прочности; стабильности геометрических размеров; стойкости к солнечному свету; огнестойкости; химической инертности по отношению к материалу, на котором создан документ; низкой скорости старения.

Для изготовления упаковок документов применяют пять основных типов материалов: металлы, картон, ударопрочные пластмассы, полиэтилен и комбинированные материалы.

Различают следующие  виды упаковок: коробки, папки, футляры, контейнеры, пакеты. Документы на бумажной основе, как правило, хранятся в картонных  коробках и папках. Картонные коробки  являются наиболее дешевыми и распространенным видом упаковок документов во всех архивах. Однако при длительном хранении картонные коробки образуют пыль, которая, попадая на документы, может вызвать необратимые дефекты в виде царапин, потертостей и т.д. Кроме того, при длительном хранении из картона выделяется перекись водорода, которая убыстряет процесс старения документов.

Кинодокументы упаковывают  в стандартные металлические (жестяные) коробки, которые располагают в  горизонтальном положении стопками по 5-6 штук. В металлических коробках хранятся и микрофильмы. Металлические противокоррозийные коробки или ящики для рулонов кинолент и микрофильмов являются основным средством хранения в киноархивах и в специализированных хранилищах государственных архивов. Металлические коробки и контейнеры имеют высокую механическую прочность. При хранении в них магнитных лент они являются также своеобразным экраном, защищающим фонодокументы от воздействия магнитных полей. Наиболее оптимальным материалом для изготовления металлических коробок является сплав, состоящий из 20% железа и 80% никеля.

В настоящее время  разработаны новые типы коробок  для упаковки и хранения документов из ударопрочных пластмасс. Пластмассовые  коробки пыленепроницаемы, не подвержены влиянию влаги, удобны для серийного  производства. Для большей герметизации упаковки коробки могут быть снабжены мягкими резиновыми или пластмассовым уплотнителем между крышкой и основанием.

Заключение

 

В связи с быстрыми и глобальными изменениями, произошедшими  и происходящими в нашей стране и обществе, ростом и повышением научно-технического и организационно-экономического уровня неизмеримо возросла роль документационного богатства, четче определяются основные функции архивных и других информационных учреждений: хранение, необходимой обществу, ретроспективной информации и обеспечение пользователей этой информацией. С этой точки зрения  информационный центр, библиотека или музей, как хранилища ретроспективной информации, мало отличаются от архива. С другой стороны, организация читальных и выставочных  залов в архивных учреждениях и предоставление пользователям необходимой информации делает архивы похожими на информационные центры, библиотеки, музеи. Однако есть и принципиальные отличия архивов от других информационных учреждений. Архивы – это уникальные хранители "памяти человечества", государственные центры сосредоточения документальных памятников истории, науки и культуры.