Обеспечение сохранности документов в делопроизводстве

 

Государственное бюджетное образовательное учреждение

Среднего профессионального  образования

«Соликамский Политехнический  техникум»

 

 

 

Курсовая работа

Тема: «Обеспечение сохранности документов

в делопроизводстве»

 

 

 

 

                                                  Студенток: Куклиной Анастасии Сергеевны

                                                  Собяниной Вероники Геннадьевны

                                                  Группа 32ТД

 

                                                      Специальность: 034702

                                                      Документационное обеспечение управления

                                                      и архивоведение

 

                                                      МДК.01.01

                                                      Документационное обеспечение управления

 

                                                      Форма обучения: очная

 

                                                      Руководитель: И.В.Сентемова

 

 

К защите допущена _________________

Защита состоялась «__»________2012 г.

Отметка __________________________

Подпись руководителя ______________

 

Соликамск, 2012

Содержание

 

ВВЕДЕНИЕ....................................................................................................3

1. ОСНОВЫ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ФИЗИКО-ХИМИЧЕСКОЙ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.................................................................................................5              

1. Физико-химические факторы разрушения документов..........................5
2. Биологические факторы разрушения документов.................................6
3. Санитарно-гигиенические условия сохранности документов...............9
4. Температурно-влажностный режим сохранности документов.............9

2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ПОМЕЩЕНИЮ И ОБОРУДОВАНИЮ АРХИВА.........................................................................................................11                         

2.1 Создание оптимальных  условий хранения документов.........................11 2.2 Требования к помещению архива...........................................................11

2.3 Электро- и противопожарное  оборудование..........................................13

2.4 Стеллажное оборудование.......................................................................14

2.5 Упаковка документов...............................................................................15 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ.............................................................................................17     

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ....................................19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

В работе подробно рассматриваются  основы физико-химической сохранности  документов, факторы их разрушения, старения, угасания, режим и условия  их хранения. А также материалы, средства и оборудование для хранения и упаковки документов, применяемые в архивах. Рассмотрение и изучение этих вопросов является основной задачей этой работы.

Документы являются средством  закрепления различными способами  на специальных материалах информации о фактах, событиях, явлениях, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В государственных и ведомственных архивах, библиотеках, других центрах документации сосредоточен большой объем ретроспективной информации, используемой для диалектико-материалистического изучения истории государства, в народнохозяйственных, научных и культурных целях.

В соответствии с законом  «Об охране и использовании памятников истории и культуры» акты государственной власти и органов государственного управления, кинофотодокументы и звукозаписи, древние рукописи, а также редкие печатные издания отнесены к документальным памятникам истории и культуры. Обеспечение сохранности документов является крупной научной проблемой, имеющей важное политическое, народнохозяйственное и социально-культурное значение.

Российскими специалистами  проделана большая работа по улучшению  условий хранения документов и созданию вновь оборудованных архивохранилищ. В результате систематической работы, проводимой в архивах, библиотеках, научных институтах и лабораториях, стала более ясной картина физико-химического состояния документов и некоторых процессов изменения их первоначальных свойств под влиянием внешних факторов - света, температуры и влажности воздуха, его газового состава и др.

 

В различных хранилищах сконцентрированы весьма разнообразные  по времени происхождения, содержанию, оформлению, технике  и способу  воспроизведения документы. К ним  относятся древние и современные  рукописные и печатные материалы  в виде книг, отдельных государственных актов, планов, чертежей, рисунков и художественных репродукций, выполненных на различных сортах бумаги, коже и  пергаменте, посредством использования различных красителей органического и неорганического происхождения.

В основе данной темы лежит ряд нормативных актов, регламентирующих деятельность учреждений, хранящих документы – архивов. Основными документами в данной области являются "Основные правила работы государственных архивов организаций" и "Основные правила работы ведомственных архивов". В этих нормативных актах подробно описываются  условия хранения документов: температурно-влажностный режим, размеры помещений архива, размеры стеллажей и другое.

Цель работы – определить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов.

Задачи:

1. Выявить основные факторы разрушения документов;
2. Перечислить основные требования к помещению архива;
3. Создание условий для сохранения документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Основы обеспечения физико-химической

сохранности документов

 

Длительная сохранность документов зависит от создания оптимальных условий их хранения, связанных с благоприятными температурно-влажностным и световым режимами, а также от постоянного соблюдения санитарно-гигиенических требований.

 

1. Физико-химические факторы разрушения документов

 

Физико-химическим изменениям (старению) подвергаются все составные  части документов: бумага, красители (чернила, тушь, карандаш, машинописные красители), клей, картон переплетов. Бумага становится хрупкой и ломкой. Особенно неустойчива современная бумага сортов газетная и типографская № 3, которая уже через десять лет желтеет и становится хрупкой.

На физико-химическое состояние документов в хранилищах оказывает неблагоприятное воздействие  ряд факторов: резкие перепады температуры  и излишняя сухость воздуха отрицательно влияют на структуру бумаги, делая ее ломкой; прямые солнечные лучи влияют на структуру бумаги и обесцвечивают краситель, которым нанесен текст; наличие в воздухе вредных примесей (сернистого газа) в сочетании с повышенной влажностью также влечет за собой порчу текста: сырость вызывает развитие  плесени,  которая,  пропитывая бумагу, покрывает ее разноцветными пятнами, разрушает и иногда полностью уничтожает текст. Обесцвечивание текста называется угасанием текста документа. Солнечный свет является одним из факторов, губительно действующих на основу бумаги и красители. Под влиянием ультрафиолетовых лучей бумага желтеет и теряет механическую прочность, а большинство текстов выцветает, разрушаются также и кожаные переплеты. В связи с этим рекомендуется ставить стеллажи в хранилищах таким образом, чтобы документы были освещены минимально.

Мерами, препятствующими  старению бумаги и выцветанию текстов, являются вставка светорассеивающих  стекол, а при их отсутствии - окраска  стекол белилами или применение штор из плотной темной ткани, а также раздвижных ставней. Особенно благоприятно хранение документов в коробках и папках, изготавливаемых с учетом размеров документов. Дела размещают в коробках с таким расчетом, чтобы их можно было свободно вынимать и подкладывать, не повреждая обложек и листов документов. Если архив не имеет возможности закартонировать дела (уложить их в коробки или картонные папки с клапанами), то рекомендуется обертывать связки или обкладывать их бумагой.

Картонирование предохраняет документы и от другого отрицательно влияющего на них фактора - пыли. Пыль, попадая между волокнами бумаги, разрушает целлюлозу и тем самым снижает прочности, бумаги, способствует увеличению влаги, является средой для питания спор плесневых грибков, переносчиком яиц насекомых. В промышленных районах, где воздух загрязнен газами (сернистым, окислами азота и др.), лежащая на документах пыль способствует концентрации газов, а, следовательно, и активизации их старения.

 

 

 

2. Биологические факторы разрушения документов

 

Очень опасны для документов биологические вредители: растения (бактерии, грибы) и животные (насекомые, грызуны). Появление их в архиве - серьезная угроза сохранности документов. Поэтому необходимо иметь хотя бы элементарное представление о биологических факторах, влияющих на ускорение "старения" документов.

Бактерии являются низшими  одноклеточными организмами. Для их жизнедеятельности необходима высокая  влажность бумаги, возможная при  затоплениях хранилищ или постоянной подмочке дел из-за неисправности кровли, отопления, сырых стен.

На бумаге появляются пигментные пятна неправильной формы. Кожа и клей переплета разлагаются: на них появляется слизь, а с течением времени (если не бороться с бактериями и не улучшить режим хранения документов) отверстия на месте поражений.

Способы борьбы: дезинфекция, изменение условий хранения дел.

Основными  разрушителями  документов  в  архивохранилищах являются грибы, называемые в быту плесенью. Для документов характерно поражение  грибами-паразитами, живущими за счет мертвых органических остатков. Они появляются на бумаге, коже и картоне переплетов, клее, нитках. Известно свыше 200 видов грибов, обитающих в архиве и книгохранилищах. Грибы - многоклеточные растения, размножающиеся спорами. Споры легко переносятся потоками воздуха, особенно в запыленных помещениях, и могут быстро заразить здоровые документы. Как правило, грибы развиваются на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температурах 20 - 27°С, в тесно заставленных углах, не проветриваемых шкафах. Грибы очень чувствительны к действию газов, поэтому для борьбы с ними эффективна дезинфекция. Однако грибы, обитающие в хранилищах, очень жизнестойки: грибы, погибшие от недостатка влаги или низких температур, могут возродиться опять при возникновении благоприятных для них условий. В связи с этим необходимо сухую плесень удалять с бумаги и переплетов мягкими марлевыми или ватными тампонами.

Повреждение документов насекомыми встречается реже, чем  повреждение грибами, но ущерб документам ими может быть нанесен в более короткие сроки. Известно около 100 видов насекомых, повреждающих документы, но это не специфические вредители бумаги. В естественных условиях это - вредители древесины, муки, меха, кожи и т.д.

Наибольшее распространение  в архивохранилищах получили жуки: точильщики, притворяшки, кожееды.

 

Среди точильщиков (мебельный, хлебный, пестрый) самым опасным  и прожорливым является хлебный, который поражает переплеты, проклеенные  мучным клеем, а также прилегающие  к нему листы. Особенно прожорливы его личинки. И жук, и личинки живут в листах, делая в них ходы.

Личинки и жуки притворяшки-вора и шелковистого притворяшки повреждают все части переплетенных документов.

Кожееды постоянно в  документах не находятся, а лишь питаются ими. Могут уничтожить бумагу, пергамент, все части переплета. Чаще всего они обгладывают документы с поверхности, не делая ходов. В хранилищах встречаются кожееды: антренус, ветчинный и ковровый. Жуки и личинки кожеедов днем прячутся за плинтусами, под полом, в закрытых шкафах, книгах.

В архивохранилищах может  обитать моль двух групп: питающаяся только растительной пищей - зерновая, грибная и семенная моль (повреждает в основном переплеты и корешки, проклеенные мучным клеем), питающаяся веществами животного происхождения - шубная, мебельная, ковровая и платяная (повреждает документы и части переплета). Все виды моли связаны с продовольственными складами, складами древесины и гнездами птиц.

Тараканы не живут  в листах, а приходят питаться мучным клеем, вместе с ним они грызут бумагу, одновременно сильно загрязняя документы своими выделениями.

Для борьбы с биологическими вредителями необходимо проводить  систематическую профилактику (периодически просматривать дела, проверять состояние  полов, плинтусов, не вносить в хранилища  продукты, не входить в пыльной одежде). При обнаружении грызунов и насекомых обратиться в санитарно-эпидемиологическую станцию. Документы, пораженные насекомыми и плесенью, продезинфицировать. При появлении плесени на коробках или делах можно провести простейшую дезинфекцию.

 

 

 

3. Санитарно-гигиенические условия сохранности документов

 

Соблюдение санитарно-гигиенических  условий является одной из мер  сохранности документов. Для предохранения  документов от пыли наилучшим  средством  является  кондиционирование  воздуха  в архивохранилищах. Однако можно эффективно бороться с попаданием пыли в хранилища и с помощью приточно-вытяжной вентиляции с системой химических фильтров.