Обеспечение сохранности архивных документов

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как  правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные  копии (экземпляры) могут создаваться  на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал. 

Важен также выбор  типа носителя, его долговечность. Этот выбор зависит от: 

- вида хранимых  электронных документов и их  совокупного объема, 

- предполагаемого  срока хранения документов и  обеспечения к ним доступа, 

- характера производства  самих носителей и предполагаемых  режимов их хранения, 

- требований по  обеспечению аутентичности документов. 

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять  в случае возможного использования  электронных документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально придание документам юридической силы с помощью  электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать  на CD-R — оптические диски с однократной  записью информации. 

Создание нескольких экземпляров файлов не исчерпывает  комплекс работ по обеспечению их сохранности. Чтобы минимизировать затраты на поддержание этих экземпляров, необходимо создать оптимальные  условия для хранения носителей  информации. 

Специфика условий  и режима хранения во многом определяется типом электронных носителей. Например, для долговременного хранения магнитных  носителей необходимо специальное  оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или  же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей  — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей. 

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем  своих качеств тем больше, чем  ниже температура и относительная  влажность, при которой он постоянно  хранится. Например, хранение полиэфирных  магнитных лент при относительной  влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при относительной  влажности 50% и температуре +10C; для  дисков WORM — при относительной  влажности 50% и температуре +3C. 

Низкие температуры  способствуют сохранению электронной  информации, однако, они совершенно некомфортны для длительной работы человека. При этом также следует  учитывать, что если требуется извлечение носителей из хранилища для их использования в нормальных офисных  условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при считывании информации и  нарушение структуры (порча) самих  носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать  оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25C, потребуется  не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность  акклиматизации магнитной ленты  зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток25. 

Поэтому при выборе режимов хранения электронных носителей  следует учитывать множество  факторов и соотносить интенсивность  использования носителей, затраты  на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при  организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптических дисков +25C, при  относительной влажности 50%. «Основные  правила работы государственных  архивов» устанавливают следующий  температурно-влажностный режим  в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При  таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет. 

Заключение 

История развития архивов  в нашей стране насыщена частыми  случаями гибели документов. Причинами  этого явились как климатические  условия нашей страны, так и  безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную  ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение  о Федеральном архивном агентстве  от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты. 

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение  физико-химической сохранности документов; создание материально-технической  базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда  и фонда пользования; консервация  документов. 

Первым требованием  создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего по всем параметрам обеспечению  их сохранности. Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в Основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под  хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его  имеет значение для обеспечения  сохранности документов. Параметры  этой среды определяются соблюдением  режимов хранения. 

Существуют следующие  режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют  хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  температурно-влажностный режим. Благоприятный  микроклимат документов создается  при положительной температуре  и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания  температуры и влажности в  помещениях, так как это разрушает  носитель информации. Климатический  контроль осуществляется по трем климатическим  параметрам: температуре, относительной  влажности и абсолютной влажности  воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные  приборы. 

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может  быть причиной физического и химического  разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует  уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли. 

Охранный режим  распространяется на всё помещение  архива. В архиве должны строго соблюдаться  меры противопожарной безопасности. К техническим охранным мерам  относятся: средства наружного наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время. 

Важную роль при  организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах. 

Обязательным видом  работы по обеспечению сохранности  документов является проверка их наличия  и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния  документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет. 

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных  факторов, которые вызывают необратимое  изменение свойств материалов –  старение. Цель хранения – снизить воздействие неблагоприятных факторов и увеличить долговечность документов. Для этого необходимо выполнять все необходимые требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов. 

Примечания 

1.  Горфейн, Г.М. Архивоведение. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. 

2.  Охотников, А.В.  Документоведение и делопроизводство. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. 

3.  Алексеева Е.В.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов  архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003. 

4.  Алексеева Е.В.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов  архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское  дело. – 2003 - №4. – С. 58 

5.  Охотников, А.В.  Указ. соч. – М.: ИКЦ «МарТ», 2003. – С. 205 

6.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59 

7.  Крайская, З.В. Архивоведение. – М.: НОРМА, 1996. – С. 202 

8.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61 

9.  Крайская, З.В. Указ. соч. С. 203 

10.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 59 

11.  Крайская, З.В. Указ. соч. С. 205 

12.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 60 

13.  Академия наук  СССР. Лаборатория консервации и  реставрации документов. Руководство  по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 25 

14.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 61 

15.  Проблема сохранности  документальных материалов. – Ленинград:  Наука, 1977. – С. 54 

16.  Алексеева Е.В.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов  архива и организация их хранения. Секретарское дело. – 2003 - №5. –  С. 57 

17.  Там же. С.58 

18.  Руководство  по обеспечению сохранности документов. – Ленинград: Наука, 1978. – С. 37 

19.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 59 

20.  Сергазин Ж.Ф. Основы обеспечения сохранности документов. – М.: Высшая школа, 1986. – С. 51 

21.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №5. – С. 60 

22.  Горфейн, Г.М. Указ. соч. – Ленинград: Издательство ленинградского университета, 1971. – С. 24 

23.  Алексеева Е.В.  Указ. соч. // Секретарское дело. – 2003 - №6. – С. 55 

24.  Кузнецова,  Т.В. Делопроизводство. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – С. 325 

25.  Архивное хранение  электронных документов: проблемы  и решения. http://www.mainjob.ru/publications/?print=6462 

Библиографический список 

1.  Алексеева Е.В.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов  архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское  дело. – 2003 - №4. – С. 58-61. 

2.  Алексеева Е.В.  Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов  архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское  дело. – 2003 - №5. – С. 57-61. 

3.   Алексеева  Е.В. Архивоведческие аспекты  в делопроизводстве: обеспечение  сохранности документов архива  и организация их хранения / Е.В.  Алексеева // Секретарское дело. –  2003 - №6. – С. 55-60.