Обеспечение сохранности архивных документов

5.  в помещениях  хранилищ не допускается прокладка  труб водоснабжения и канализации,  а также технологические или  бытовые вводы воды; 

6.  помещение должно  быть как пожаробезопасным, так и гарантированным от затопления; 

7.  электропроводка  в помещениях хранилищ должна  быть скрытой, штепсельные розетки  герметичными или полугерметичными. Хранилища оборудуются общими или поэтажными электрическими рубильниками; 

8.  хранилища отделяются  от соседних помещений архива  несгораемыми стенами и перекрытиями  с пределом огнестойкости не  менее 2 часов; 

9.  вывода пожарного  водопровода должны находиться  на лестничных клетках; 

10.  размещение  хранилищ в помещении без окон  допускается только при наличии  вентиляции обеспечивающей 2-3-кратный  воздухообмен в час; 

11.  лабораторные  и производственные помещения  должны быть максимально удалены  от помещений хранилищ и не  иметь общих с ним вентиляционных  каналов10. 

Размещение документов в хранилище связано не только с обеспечением их сохранности, но и  возможного быстрого поиска в целях  использования. Хранить документы  на полу, подоконнике и в не разобранных  кипах не допускается. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические  стеллажи (возможны деревянные, обработанные огнеупорным составом), для хранения особо ценных дел и учетных  документов – сейфы и металлические  шкафы. Порядок установки стеллажей следующий: ширина главных проходов (между рядами стеллажей) – 120 см; проходы между стеллажами – 75-80; расстояние между стеной и параллельным ей стеллажом – 75; расстояние между стеной и торцом стеллажей – 45; расстояние от пола до нижней полки – 20; а в цокольных этажах – 30 см. Стеллажи устанавливаются перпендикулярно к стенам с оконными проемами и отопительной системой. Такой порядок установки стеллажей обеспечивает щадящий температурный и световой режимы хранения дел. 

Размеры стеллажа: высота – 220-240 см, ширина одностороннего стеллажа при горизонтальном хранении коробок  и связок – 35-40, расстояние между  полками по высоте – 40 см; при вертикальном хранении ширина одностороннего стеллажа – 25-30 см; расстояние между полками  – 35 см. 

Если помещение  архива имеет высоту более 4 м, то для  рационального использования площади  целесообразно устанавливать двухъярусные стеллажи с межъярусными перекрытиями и удобными лестницами с перилами, обеспечивающими безопасность работ. Для хранения документов большого формата (калек, карт, планов) изготавливают специальные стеллажи. 

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного  определения назначения служебных  помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. Для удобства и быстроты работы в  хранилищах применяются откидные и  легкие передвижные столики, устойчивые и легкие стремянки. 

Электропроводка в  хранилищах допускается только скрытая  или в газовых трубах, осветительная  арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища11. 

Эффективная эксплуатация помещений зависит от правильного  определения назначения служебных  помещений, помогающего в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах. 

Если хранилище  предназначено непосредственно  для сохранения документов, то в  архиве желательно отвести помещения  для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей  и исследователей. В помещениях должны быть расположены читальный зал  для работы с документами различных  размеров и видов, а так же следующие  основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования12. 

В каждом архиве разрабатывается  план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В  плане должна быть предусмотрена  первоочередная эвакуация особо  ценных документов и дел постоянного  хранения. 

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его  имеет значение для обеспечения  сохранности документов. Параметры  этой среды определяются соблюдением  режимов хранения. 

  

3.Режимы хранения  документов 

Под технологией  хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение  сохранности документов в процессе хранения. К числу этих мероприятий  относят физико-химическую обработку  документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий. 

Существуют следующие  режимы хранения: 

1.  световой; 

2.  температурно-влажностный; 

3.  противопожарный; 

4.  охранный. 

Световой режим 

Свет несет с  собой энергию, под влиянием которой  в освещаемых материалах протекают  фотохимические реакции, вызывающие изменение  их первоначальных свойств. Бумага под  действием света буреет и теряет механическую прочность, так как  в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет13. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается. 

Естественное освещение  в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью. 

Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра  не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16. 

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения  должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей  должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться  световой режим, как в хранилищах14. 

Температурно-влажностный  режим 

Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  для документов температурно-влажностный  режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный  режим определяет микроклимат данного  помещения. 

Микроклимат зависит  от климатических особенностей района расположения здания и характеристик  здания. Для микроклимата помещений  типичны погодно-климатические изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий температурно-влажностное состояние документов в условиях их хранения, использования, транспортировки15. 

Благоприятный микроклимат  документов создается при положительной  температуре и относительной  влажности воздуха 30-60%. В этих условиях: 

1.  появляются  оптимальные физико-механические  свойства бумаги, как носителя  информации (максимальная прочность,  хорошая гибкость, стабильность  размеров, наименьшая деформация); 

2.  наблюдается  стабильность бумаги как гигроскопичного  материала (слабая ответная реакция  на резкие изменения комнатного  климата); 

3.  исключается  возможность поражения бумаги  плесневыми грибами; 

4.  обеспечивается  оптимальная скорость химического  старения бумаги и текста; 

5.  резко снижается  скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов16. 

Оптимальный температурно-влажностный  режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих  в архиве. Например: 

1.  бумажные документы:  температура – 17-19С, относительная  влажность воздуха – 50-55%; 

2.  документы на  пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видеодокументы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%; 

3.  документы на  магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная  влажность воздуха – 50-65%. 

Область изменения  относительной влажности воздуха 0-30-0% соответствует условиям так  называемой сухой нестабильной климатической  зоны. При низкой влажности бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического  старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при  длительном высушивании бумаги. 

Область изменений  относительной влажности воздуха 60-100-60% называют влажной нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция  бумаги на любые изменения климата. Значительно возрастает скорость химического  старения бумаги и текста, наблюдается  расплывание водорастворимых текстов  и ослабление их контраста. При влажности  больше 65% создаются благоприятные  условия для плесневения документов: вероятность плесневения по мере повышения влажности от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно чтобы при постоянном хранении документы максимум времени пребывали в условиях нормальной климатической зоны и минимум – в сухой или влажной зоне. 

Не должно быть резкого  колебания температуры и влажности  в помещениях, так как это разрушает  носитель информации. Именно поэтому  архивные документы, поступившие после  длительной транспортировки, не сразу  размещают в хранилище, а оставляют  на некоторое время в специальном  помещении для акклиматизации17. 

Для того чтобы определить соответствует ли температура и  влажность в выбранном помещении  требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая  работа. Ее основная цель – получение  постоянной информации о климатических  условиях хранения. 

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим  параметрам: температуре, относительной  влажности и абсолютной влажности  воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные  приборы. 

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и  фиксируются в специальном журнале  раз в неделю, в помещениях с  нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения – эвакуация, затопление и  др. – ежедневно. 

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима – оборудование хранилища  системами кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением  технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального  проветривания и отопления хранилищ. 

Санитарно-гигиенический  режим. 

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей  появление плесени, грибка, пыли и  особенно насекомых и грызунов. Для  этого в хранилище следует  неукоснительно соблюдать следующие  требования: 

1.  Постоянная  циркуляция воздуха, исключение  непроветриваемых зон. 

2.  Защита окон  и вентиляционных отверстий сетками  с диаметром ячеек не более  0,5 мм. 

3.  В хранилище  нельзя находиться в верхней  одежде, мокрой и грязной обуви. 

4.  Недопустимо  хранение и использование продуктов  питания. 

5.  Систематически  проводить влажную уборку –  при этом вода не должна  попадать на документы. Однако  влажная уборка в хранилищах  с небольшой кубатурой может  существенно влиять на влажность  воздуха. Поэтому, приступая к  такой уборке, необходимо знать  влажность воздуха в хранилище.  При влажности ниже нормы влажную  уборку можно производить ежедневно.  При высокой влажности уборка  пола насухо отжатой тряпкой  допускается не чаще одного раза в неделю18. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения. 

6.  Не реже одного  раза в год обрабатывать растворами  антисептиков полы, подоконники,  плинтусы, цокольные части стеллажей  – при этом растворы не должны  попадать на документы.