Обеспечение сохранности архивных документов

7.  Два раза  в год документы выборочно  подвергать обследованию для  обнаружения насекомых и плесневых  грибков19. 

Пыль может быть причиной физического и химического  разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Можно выделить две основные причины образования пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты. 

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с  течением времени материалом. Не следует  допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль. 

Особое внимание следует уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при  трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью. 

Для общей уборки помещений хранилищ и регулярного  удаления пыли с документов на стеллажах  в большинстве архивов чаще всего  применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным  пылесосам разрабатываются специальные  устройства. Например, в Государственной  библиотеке им. Ленина установлена  конструкция пылевой камеры, применяемая  для обеспылевания книг. 

Неплохо предохраняют документы от пыли папки, картонные  коробки, ящики. 

Кроме применения средств  обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м3, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO220. 

Охранный режим. 

Охранный режим  предполагает: 

1.  Организацию  системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений  архива. 

2.  Закрытие хранилища  в рабочее время на ключ, а  в нерабочее – опечатывание  и опломбирование. 

3.  Разрешение  доступа в хранилище только  сотрудникам архива или, в экстренных  случаях, другим сотрудникам организации  в их сопровождении. 

4.  Наличие на  наружных дверях архива металлической  облицовки, а на окнах запираемых  металлических решеток, запашных  наружу. 

5.  Вынос документов  из архива только по специальным  пропускам. 

Технические меры защиты документов от хищений логически  увязываются с архитектурно-планировочными и административными решениями  в единую систему безопасности. К  техническим мерам относятся: 

1.  Средства наружного  наблюдения: электронные детекторы  повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую  волну разрушения и включающие  сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие  на увеличение зазора между  дверью и рамой двери при  ее открывании; следящая система  инфракрасного луча, реагирующая  на пересечение луча какими-либо  предметами и осуществляющая  контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п. 

2.  Средства внутреннего  наблюдения, используемые в нерабочее  время для обнаружения лиц,  незаконно присутствующих в помещении  здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны  измененной частоты при наличии  в зоне постороннего) микроволновые  приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой  частоты для уменьшения вероятности  ложных сигналов тревоги из-за  турбулентности воздуха; пассивные  датчики-контроллеры инфракрасного  излучения, реагирующие на повышенную  температуру в месте нахождения  злоумышленника (в том числе спрятавшегося  до закрытия здания). 

3.  Средства внутреннего  наблюдения в рабочее время,  к которым относятся системы  телевизионного контроля и системы  автоматической видеозаписи в  читальных залах, а так же  системы дифференцированного допуска  в помещения разного назначения  по личным магнитным карточкам;  средства защиты документов в  выставочных залах, ориентирование  на охрану витрин и сигнализирующие  о попытках их вскрытия. 

В последнее время  появляются системы охраны на микропроцессорах21. 

Охранный режим  распространяется не только на хранилище, но и на всё помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться  меры противопожарной безопасности. Во всех помещениях категорически запрещается  курение. Пожарная безопасность в зданиях  должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться  автоматической пожарной сигнализацией  и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных  документов рекомендуется устанавливать  газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных  залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспыливания документов – тепловые. 

 Запрещается применение  огня, электронагревательных приборов, в системах пожаротушения применяются  относительно безопасные для  документов вещества (фреон, углекислота  и др.) 

4.Топографирование  и учет движения документов 

Важную роль при  организации хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов. 

Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных  документах об их количестве и составе. 

Основными объектами  учета являются фонды и единицы  хранения. Все изменения в составе  документальных материалов немедленно фиксируются в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом  соответствии с правилами и инструкциями22. 

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди  причин хищения документов называют доступность архивов как центров  информации любому лицу, работающему  по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и  персоналом архива; огромные массивы  хранящихся фондов, периодически и  по неполному перечню проверяемых  на наличие; ослабленный контроль, нарушения  охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в  частности средств контроля, фиксирующих  перемещение конкретного документа  в пределах здания, негативное отношение  архивов к ужесточению мер  безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов. 

Для предотвращения хищений разработана детальная  система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах. 

При выдаче дел из хранилища на место выданного  дела кладется карта-заместитель. На ней  указывается архивный шифр дела (№  фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего дело. Возвращенные дела проверяются в присутствии пользователя. На все повреждения составляются акты, которые могут послужить  основанием для привлечения к  дисциплинарной, административной и  уголовной ответственности. 

Обязательным видом  работы по обеспечению сохранности  документов является проверка их наличия  и состояния. Это установление соответствия реального количества единиц хранения записям в учетных документах архива, а так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического состояния дел достигаются две цели: 

1.  учет количества  документов, выявление и устранение  недостатков в учете документов; 

2.  выявление документов  с угасающим текстом, механическими  и биоповреждениями, требующие реставрации,  консервации, профилактической и  технической обработки. 

Проверка наличия  и состояния документов должна проводиться  не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в  архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения  дел в другое помещение; после  чрезвычайных происшествий; при смене  заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки  о проведении розыска. 

Проверка наличия  и состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов. 

Использование компьютерных технологий и различных модификаций  принтеров также создает большие  проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного  хранения. Исследование принтерных текстов  на водостойкость и светостойкость, проведенное В.Ф. Приваловым и О.И. Любомировой показало, что многие из них не обладают достаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью, способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черные тексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом23. 

5.Хранение документов  в электронной форме 

Особенность электронного хранения состоит в направлении  документов в электронный архив  сразу по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет  обеспечить сохранность документов, их централизованное хранение, быстрый  поиск и распределенный доступ к  документам, как с помощью локальной  сети, так и с использованием удаленного доступа24. 

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три  вида: 

- обеспечение физической  сохранности файлов с электронными  документами; 

- обеспечение условий  для считывания информации в  долговременной перспективе; 

- обеспечение условий  для воспроизведения электронных  документов в так называемом  человекочитаемом виде. 

Обеспечение физической сохранности файлов — проблема практически  решенная, причем для всех видов  хранения. Это решение связано  не столько с созданием оптимальных  условий хранения носителей с  электронной информацией, сколько  с физическим размещением электронных  документов. Для того чтобы компьютерные файлы не были утрачены, необходимо их хранить в двух или более  экземплярах, размещенных на отдельных  электронных носителях (рабочем  и резервном носителях). Тогда  при утрате одного из носителей можно  быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.