Обеспечение сохранности архивных документов

Наименование организации КАРТОЧКА ПОФОНДОВОГО ТОПОГРАФИЧЕСКОГО УКАЗАТЕЛЯ ФОНД № _____________                                             ХРАНИЛИЩЕ № _____________ Название фонда __________________________________________________________ ________________________________________________________________________ ___________________________________________________________________________________ Опись № Дела с № _________ по № ____________ Стеллаж № Шкаф № Полка № Примечание 1 2 3 4 5 6

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8.Заключение

История развития архивов  в нашей стране насыщена частыми  случаями гибели документов. Причинами  этого явились как климатические  условия нашей страны, так и  безответственное отношение к документам. Чтобы исправить ситуацию с 1550 года в стране начали издаваться законы, которые предусматривали различную  ответственность за порчу и потерю документов. Законы такого же смысла издаются, по сей день, например Положение  о Федеральном архивном агентстве  от 17 июня 2004 года и другие нормативно-правовые акты.

Для того чтобы обеспечить сохранность документов необходимо знать следующие основы: обеспечение  физико-химической сохранности документов; создание материально-технической  базы хранения документов; учет движения документов; копирование документов с целью создания страхового фонда  и фонда пользования; консервация  документов.

Первым требованием создания оптимальных условий хранения документов является наличие здания, отвечающего  по всем параметрам обеспечению их сохранности. Требования, предъявляемые  к помещениям архива, зафиксированы  в современных нормативных и  методических документах, прежде всего  в Основных правилах работы архивов  организации, а также ряде ГОСТов и методических разработок. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений. В хранилищах устанавливаются стационарные металлические стеллажи. Не только само здание, но и средства внутри его имеет значение для обеспечения сохранности документов. Параметры этой среды определяются соблюдением режимов хранения.

Существуют следующие  режимы хранения: световой; температурно-влажностный; противопожарный; охранный. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Для защиты документов от света применяют  хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим. Благоприятный микроклимат документов создается при положительной температуре и относительной влажности воздуха 30-60%. Не должно быть резкого колебания температуры и влажности в помещениях, так как это разрушает носитель информации. Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные контрольно-измерительные приборы.

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты. Пыль может  быть причиной физического и химического  разрушения документов, а так же содержать споры грибов и яйца насекомых. Особое внимание следует  уделяться покрытию пола в хранилищах, он является основным источником пыли.

Охранный режим распространяется на всё помещение архива. В архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной  безопасности. К техническим охранным мерам относятся: средства наружного  наблюдения, средства внутреннего наблюдения используемые в нерабочее время, средства внутреннего наблюдения в рабочее время.

Важную роль при организации  хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Очень большое значение в обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе. Для предотвращения хищений разработана детальная система контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива. Проверка наличия и состояния документов должна проводиться не реже 1 раза в 5 лет.

При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение  свойств материалов – старение. Цель хранения – снизить воздействие  неблагоприятных факторов и увеличить  долговечность документов. Для этого  необходимо выполнять все необходимые  требования, предъявляемые к помещению, условиям хранения, движению документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

9.Список используемой литературы

1.  Алексеева Е.В. Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения / Е.В. Алексеева // Секретарское дело. – 2003 - №4. – С. 58-61.

 

2.  Кузнецова, Т.В. Делопроизводство / Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина, Т.А. Быкова. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359 с.

 

3.  Крайская, З.В. Архивоведение / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. – М.: НОРМА, 1996. – 224 с.

   

     4. http://www.bestreferat.ru