Обеспечение сохранности архивных документов

2.  Средства внутреннего наблюдения, используемые в нерабочее время для обнаружения лиц, незаконно присутствующих в помещении здания (ультразвуковой передатчик, генерирующий звуковые волны измененной частоты при наличии в зоне постороннего) микроволновые приборы ультразвукового пеленгования, совмещенных с детекторами сверхвысокой частоты для уменьшения вероятности ложных сигналов тревоги из-за турбулентности воздуха; пассивные датчики-контроллеры инфракрасного излучения, реагирующие на повышенную температуру в месте нахождения злоумышленника (в том числе спрятавшегося до закрытия здания).

3.  Средства внутреннего наблюдения в рабочее время, к которым относятся системы телевизионного контроля и системы автоматической видеозаписи в читальных залах, а так же системы дифференцированного допуска в помещения разного назначения по личным магнитным карточкам; средства защиты документов в выставочных залах, ориентирование на охрану витрин и сигнализирующие о попытках их вскрытия.

В последнее время появляются системы охраны на микропроцессорах²¹.

Охранный режим распространяется не только на хранилище, но и на всё  помещение архива. Так же в архиве должны строго соблюдаться меры противопожарной  безопасности. Во всех помещениях категорически  запрещается курение. Пожарная безопасность в зданиях должна обеспечиваться системой предотвращения пожара и системой пожарной защиты по ГОСТ 12.1.004-76. Помещения должны оборудоваться автоматической пожарной сигнализацией и автоматическими средствами пожаротушения. В хранилищах бумажных и пленочных документов рекомендуется устанавливать газовые и дымовые датчики, особенно ионизационного типа; в читальных залах, реставрационных лабораториях, помещениях электронно-вычислительной техники – дымовые; в помещениях обеспылевания документов – тепловые. 

Запрещается применение огня, электронагревательных приборов, в  системах пожаротушения применяются  относительно безопасные для документов вещества (фреон, углекислота и др.)  

5.Топографирование и учет движения документов

Важную роль при организации  хранения играет топографирование, то есть обозначение мест хранения конкретных описей и дел. Без топографирования поиск документов в лучшем случае исполняется слишком долго, а в худшем – в хранилище можно заблудиться. Все помещения архива, а так же стеллажи, полки нумеруются сверху вниз, слева направо. В целях закрепления места хранения документов в хранилищах создаются специальные справочники – топографические указатели. Как правило, указатель составляется в карточной форме. Наиболее распространенный вид указателя – постеллажный, то есть карточка составляется на каждый стеллаж. Карточки систематизируются по номерам стеллажей в пределах одного помещения хранилища. На карточке указывается название организации, № стеллажа и хранилища, № шкафа (секции стеллажа), № полки, № фонда, описи, и номера дел, хранящиеся на данной полке. При большом объеме фондов составляются пофондовые топографические указатели, где карточки систематизируются по номерам фондов.

Очень большое значение в  обеспечении сохранности архивных материалов имеет их учет. Учет архивных материалов включает в себя установление и регистрацию в специальных документах об их количестве и составе.

Основными объектами учета  являются фонды и единицы хранения. Все изменения в составе документальных материалов немедленно фиксируются  в учетной документации. Работа по учету ведется в строгом соответствии с правилами и инструкциями²².

Учет движения документов предполагает защиту их от хищения. Среди  причин хищения документов называют доступность архивов как центров  информации любому лицу, работающему  по найму или в качестве исследователя; возможность осуществления хищений, как посторонними лицами, так и  персоналом архива; огромные массивы  хранящихся фондов, периодически и  по неполному перечню проверяемых  на наличие; ослабленный контроль, нарушения  охранных процедур; отсутствие надежных средств безопасности документов, в  частности средств контроля, фиксирующих  перемещение конкретного документа  в пределах здания, негативное отношение  архивов к ужесточению мер  безопасности, сокрытие фактов хищений, отсутствие согласованных мер защиты документов.

Для предотвращения хищений  разработана детальная система  контроля за движением документов. Выдача документов из хранилища может быть осуществлена только для ограниченных целей и на строго определенный срок. При этом выдача документов из хранилища обязательно фиксируется в специальных учетных документах.

При выдаче дел из хранилища  на место выданного дела кладется карта-заместитель. На ней указывается  архивный шифр дела (№ фонда, описи, дела), кому оно выдано, дата возврата и подпись сотрудника, выдавшего  дело. Возвращенные дела проверяются  в присутствии пользователя. На все  повреждения составляются акты, которые  могут послужить основанием для  привлечения к дисциплинарной, административной и уголовной ответственности.

Обязательным видом работы по обеспечению сохранности документов является проверка их наличия и состояния. Это установление соответствия реального  количества единиц хранения записям  в учетных документах архива, а  так же выявление дел и документов, требующих улучшения физического  состояния дел достигаются две  цели:

1.  учет количества документов, выявление и устранение недостатков в учете документов;

2.  выявление документов с угасающим текстом, механическими и биоповреждениями, требующие реставрации, консервации, профилактической и технической обработки.

Проверка наличия и  состояния документов должна проводиться  не реже 1 раза в 5 лет. Кроме того, в  архивах проводятся единовременные проверки, если производились перемещения  дел в другое помещение; после  чрезвычайных происшествий; при смене  заведующего архивом или лица, ответственного за архив; при ликвидации или реорганизации архива. На дела, пути розыска которых исчерпаны, а так же на неисправно поврежденные составляются соответствующие акты, к которым прилагаются справки  о проведении розыска.

Проверка наличия и  состояния документов считается  завершенной после внесения изменений  в учетные документы проверяемого фонда. Кроме того, осуществляется полисный просмотр каждого дела, в ходе которого выявляется повреждения документов.

Использование компьютерных технологий и различных модификаций  принтеров также создает большие  проблемы с сохранностью текста документов постоянного и долговременного  хранения. Исследование принтерных текстов  на водостойкость и светостойкость, проведенное В.Ф. Приваловым и О.И. Любомировой показало, что многие из них не обладают достаточным для длительного хранения качеством. Тексты, полученные с помощью цветных и монохромных струйных принтеров, зачастую страдают недостаточной светостойкостью, способны частично или полностью выцветать на свету. Выцветающие струйные черные тексты оказываются обычно и водорастворимыми. Матричные черные тексты все без исключения водостойки, но с разной светостойкостью. Лазерные черные принтерные тексты отличаются водостойкостью и светостойкостью. Исследователи пришли к выводу, что распространение струйных принтеров вызовет поступление в архивы печатных чернильных цветных и черных принтерных копий с водорастворимым и выцветшим текстом²³.

   6.Хранение документов в электронной форме

Особенность электронного хранения состоит в направлении документов в электронный архив сразу  по завершению работы с ними в делопроизводстве. Это позволяет обеспечить сохранность  документов, их централизованное хранение, быстрый поиск и распределенный доступ к документам, как с помощью  локальной сети, так и с использованием удаленного доступа²⁴.

Процедуры по обеспечению  сохранности электронных документов условно можно разделить на три  вида:

- обеспечение физической  сохранности файлов с электронными  документами;

- обеспечение условий  для считывания информации в  долговременной перспективе;

- обеспечение условий  для воспроизведения электронных  документов в так называемом  человекочитаемом виде.

Обеспечение физической сохранности  файлов — проблема практически решенная, причем для всех видов хранения. Это решение связано не столько  с созданием оптимальных условий  хранения носителей с электронной  информацией, сколько с физическим размещением электронных документов. Для того чтобы компьютерные файлы  не были утрачены, необходимо их хранить  в двух или более экземплярах, размещенных на отдельных электронных  носителях (рабочем и резервном  носителях). Тогда при утрате одного из носителей можно быстро сделать дубликат файлов с оставшегося.

Повсеместная практика хранения электронных документов показывает, что их рабочие экземпляры, как  правило, размещаются на винчестере или сервере организации, а резервные  копии (экземпляры) могут создаваться  на резервном сервере или RAID-массиве, стримерных (магнитных) лентах, магнитооптических и оптических дисках (CD-RW, DVD-RW). Очень немногие владельцы электронных информационных ресурсов выделяют из них архивную часть и хранят ее исключительно на внешних носителях. Это естественно: темпы роста объемов хранимых ресурсов отстают от темпов снижения цен на жесткие диски, что позволяет организациям с большим запасом наращивать свой серверный потенциал.

Важен также выбор типа носителя, его долговечность. Этот выбор  зависит от:

- вида хранимых электронных  документов и их совокупного  объема,

- предполагаемого срока  хранения документов и обеспечения  к ним доступа,

- характера производства  самих носителей и предполагаемых  режимов их хранения,

- требований по обеспечению  аутентичности документов.

Особое внимание к выбору типа носителя следует уделять в  случае возможного использования электронных  документов в качестве письменных свидетельств или судебных доказательств. Если нереально  придание документам юридической силы с помощью электронной цифровой подписи (ЭЦП), то следует их своевременно скопировать на CD-R — оптические диски с однократной записью  информации.

Создание нескольких экземпляров  файлов не исчерпывает комплекс работ  по обеспечению их сохранности. Чтобы  минимизировать затраты на поддержание  этих экземпляров, необходимо создать  оптимальные условия для хранения носителей информации.

Специфика условий и режима хранения во многом определяется типом  электронных носителей. Например, для  долговременного хранения магнитных  носителей необходимо специальное  оборудование, которое бы защищало их от магнитных и электромагнитных воздействий окружающей среды, или  же размещать их подальше от мощных источников электромагнитных полей  — электродвигателей, обогревателей, лифтового оборудования и т.п. Кассеты (катушки) с магнитными лентами необходимо прокручивать каждые 1,5 года для снятия статического напряжения и предотвращения так называемого копирэффекта. Общими моментами при хранении любых электронных носителей являются размещение их в вертикальном положении, защита от механических повреждений и деформаций, загрязнения и запыления, воздействия экстремальных температур и прямых солнечных лучей.

Очень важно соблюдение температурно-влажностного режима хранения электронных носителей. Общие рекомендации таковы: срок сохранения носителем своих качеств тем  больше, чем ниже температура и  относительная влажность, при которой  он постоянно хранится. Например, хранение полиэфирных магнитных лент при  относительной влажности 50% и температуре +11C обеспечивает сохранность их свойств  в течение 50 лет. По грубым оценкам, тот же срок для оптических дисков CD-R обеспечивается хранением при  относительной влажности 50% и температуре +10C; для дисков WORM — при относительной  влажности 50% и температуре +3C.

Низкие температуры способствуют сохранению электронной информации, однако, они совершенно некомфортны  для длительной работы человека. При  этом также следует учитывать, что  если требуется извлечение носителей  из хранилища для их использования  в нормальных офисных условиях, то они должны будут пройти акклиматизацию. Иначе весьма вероятны ошибки при  считывании информации и нарушение  структуры (порча) самих носителей. Но для того, чтобы акклиматизировать  оптический диск с указанной выше температуры до +23 — 25C, потребуется не менее 3 ч. (лучше сутки). Продолжительность акклиматизации магнитной ленты зависит от ее ширины: чем шире лента, тем дольше следует ее акклиматизировать. Следует также иметь в виду, что ленты быстрее достигают температурного равновесия, нежели влажностного баланса. Например, для полудюймовых лент изменение температуры на 5С должно проводиться не менее 0,5 часа, а изменение относительной влажности на 10% — не менее 4 суток²⁵.

Поэтому при выборе режимов  хранения электронных носителей  следует учитывать множество  факторов и соотносить интенсивность  использования носителей, затраты  на поддержание режимов хранения (которые могут оказаться весьма существенными) с затратами на регулярное копирование документов на «свежие» носители. Как отмечалось выше, при  организации долговременного хранения электронных документов вполне допустим срок в 10 лет для хранения носителей, на которые они записаны. При этом допустимы «офисные» режимы хранения: для магнитных лент — температура +23C, для оптических дисков +25C, при  относительной влажности 50%. «Основные  правила работы государственных  архивов» устанавливают следующий  температурно-влажностный режим  в архивохранилищах: температура +17-19C, относительная влажность 50-55%. При  таких условиях можно рассчитывать на срок хранения дисков CD-R до 20 лет.

7. Практическая  часть

Форма карточки постеллажного  топографического указателя (оборотная  сторона)