Обеспечение сохранности архивных документов

Электропроводка в хранилищах допускается только скрытая или  в газовых трубах, осветительная  арматура – полугерметическая; распределительные щиты и отключающие рубильники устанавливаются вне хранилища¹¹.

Эффективная эксплуатация помещений  зависит от правильного определения  назначения служебных помещений, помогающего  в работе с документами, и от рационального  размещения документов в хранилищах.

Если хранилище предназначено  непосредственно для сохранения документов, то в архиве желательно отвести помещения для их использования. Они должны обеспечивать нормальную работу читателей и исследователей. В помещениях должны быть расположены  читальный зал для работы с  документами различных размеров и видов, а так же следующие  основные участки: выдачи документов исследователям; информационно-поисковых систем; временного хранения документов в период их использования¹².

В каждом архиве разрабатывается  план эвакуации документов при чрезвычайных условиях (пожар, затопление и др.). В  плане должна быть предусмотрена  первоочередная эвакуация особо  ценных документов и дел постоянного  хранения.

Не только само здание (помещение), но и средства внутри его имеет  значение для обеспечения сохранности  документов. Параметры этой среды  определяются соблюдением режимов  хранения. 

 

4.Режимы хранения документов

Под технологией хранения документов понимают комплекс мероприятий, направленных на обеспечение сохранности  документов в процессе хранения. К  числу этих мероприятий относят  физико-химическую обработку документов, создание оптимального режима их хранения, реставрацию документов, изготовление гарантийных копий.

Существуют следующие  режимы хранения:

1.  световой;

2.  температурно-влажностный;

3.  противопожарный;

4.  охранный.

Световой режим

Свет несет с собой  энергию, под влиянием которой в  освещаемых материалах протекают фотохимические реакции, вызывающие изменение их первоначальных свойств. Бумага под действием света  буреет и теряет механическую прочность, так как в ней протекаю значительные изменения. Выцветают от света и  многие тексты. Для материалов опасен как естественный, так и искусственный свет¹³. Постоянное хранение должно осуществляться в темноте. Освещение хранилищ и документов солнечным светом не допускается.

Естественное освещение  в хранилище допускается только при наличии светорассеивателей, автоматических регуляторов светового потока, защитных фильтров, жалюзи. Для защиты документов от света применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах. Для искусственного освещения в хранилищах применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой наружной поверхностью.

Уровень освещенности в диапазоне  видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола – 20-50 люкс (лк), на рабочих столах – 100 люкс. Освещенность измеряется специальным прибором – люксметром типа Ю-16.

Самым светлым местом архива должен быть читальный зал. Наименьшая освещенность помещений от общего освещения  должна составлять 300 люкс на расстоянии 0,8 м от пола в горизонтальной плоскости. Кроме того, на столах читателей  должны быть установлены настольные лампы. Однако в помещениях для временного хранения по возможности должен соблюдаться  световой режим, как в хранилищах¹⁴.

Температурно-влажностный  режим

Температура и влажность  – основные факторы, обеспечивающие сохранность архивных фондов. В помещениях хранилищ должен поддерживаться оптимальный  для документов температурно-влажностный  режим, учитывающий их специфику. Температурно-влажностный режим определяет микроклимат данного помещения.

Микроклимат зависит от климатических  особенностей района расположения здания и характеристик здания. Для микроклимата помещений типичны погодно-климатические  изменения и инерционность их проявления. Микроклимат документов – условный термин, характеризующий  температурно-влажностное состояние  документов в условиях их хранения, использования, транспортировки¹⁵.

Благоприятный микроклимат  документов создается при положительной  температуре и относительной  влажности воздуха 30-60%. В этих условиях:

1.  появляются оптимальные физико-механические свойства бумаги, как носителя информации (максимальная прочность, хорошая гибкость, стабильность размеров, наименьшая деформация);

2.  наблюдается стабильность бумаги как гигроскопичного материала (слабая ответная реакция на резкие изменения комнатного климата);

3.  исключается возможность поражения бумаги плесневыми грибами;

4.  обеспечивается оптимальная скорость химического старения бумаги и текста;

5.  резко снижается скорость механодиструкции бумаги при резких изменениях комнатных условий. Область изменений относительной влажности воздуха 30-60-30% называется нормальной стабильной климатической зоной и считается наиболее безопасной для длительного хранения бумажных документов¹⁶.

Оптимальный температурно-влажностный  режим зависит, прежде всего, от типа носителей информации преобладающих  в архиве. Например:

1.  бумажные документы: температура – 17-19С, относительная влажность воздуха – 50-55%;

2.  документы на пленочных носителях (фото-, кино-, фоно-, видео документы): температура – 15С, относительная влажность воздуха – 40-55%;

3.  документы на магнитных носителях (пленки, диски): температура – 15-20С, относительная влажность воздуха – 50-65%.

Область изменения относительной  влажности воздуха 0-30-0% соответствует  условиям так называемой сухой нестабильной климатической зоны. При низкой влажности  бумага становится излишне жесткой, сильно реагирует на изменение климата, разрушение от физико-механического  старения и износа увеличивается. Возможна необратимая частичная утрата при  длительном высушивании бумаги.

Область изменений относительной  влажности воздуха 60-100-60% называют влажной  нестабильной климатической зоной. С повышением влажности растет гибкость, но одновременно падает прочность бумаги на разрыв. Увеличивается активная ответная реакция бумаги на любые  изменения климата. Значительно  возрастает скорость химического старения бумаги и текста, наблюдается расплывание  водорастворимых текстов и ослабление их контраста. При влажности больше 65% создаются благоприятные условия  для плесневения документов: вероятность  плесневения по мере повышения влажности  от 65 к 100% быстро нарастает. Крайне важно  чтобы при постоянном хранении документы  максимум времени пребывали в  условиях нормальной климатической  зоны и минимум – в сухой  или влажной зоне.

Не должно быть резкого  колебания температуры и влажности  в помещениях, так как это разрушает  носитель информации. Именно поэтому  архивные документы, поступившие после  длительной транспортировки, не сразу  размещают в хранилище, а оставляют  на некоторое время в специальном  помещении для акклиматизации¹⁷.

Для того чтобы определить соответствует ли температура и  влажность в выбранном помещении  требованиям оптимального температурно-влажностного режима в архивах проводится контрольно-климатическая  работа. Ее основная цель – получение  постоянной информации о климатических  условиях хранения.

Климатический контроль осуществляется по трем климатическим параметрам: температуре, относительной влажности  и абсолютной влажности воздуха. Для измерений используются специальные  контрольно-измерительные приборы.

В кондиционируемых помещениях измерения проводятся и фиксируются  в специальном журнале раз  в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом – два раза в неделю, при нарушениях режима хранения –  эвакуация, затопление и др. – ежедневно.

Самый верный способ установления в хранилище фиксированного оптимального температурно-влажностного режима –  оборудование хранилища системами  кондиционирования воздуха, то есть использование кондиционеров. В  помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия  по оптимизации температурно-влажностного режима хранения документов с применением  технических средств увлажнения или осушения воздуха, рационального  проветривания и отопления хранилищ.

Санитарно-гигиенический  режим.

Санитарно-гигиенический  режим подразумевает под собой  комплекс требований направленных на поддержание чистоты, исключающей  появление плесени, грибка, пыли и  особенно насекомых и грызунов. Для  этого в хранилище следует  неукоснительно соблюдать следующие  требования:

1.  Постоянная циркуляция воздуха, исключение непроветриваемых зон.

2.  Защита окон и вентиляционных отверстий сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

3.  В хранилище нельзя находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви.

4.  Недопустимо хранение и использование продуктов питания.

5.  Систематически проводить влажную уборку – при этом вода не должна попадать на документы. Однако влажная уборка в хранилищах с небольшой кубатурой может существенно влиять на влажность воздуха. Поэтому, приступая к такой уборке, необходимо знать влажность воздуха в хранилище. При влажности ниже нормы влажную уборку можно производить ежедневно. При высокой влажности уборка пола насухо отжатой тряпкой допускается не чаще одного раза в неделю¹⁸. Не реже одного раза в год проводить обеспылевание стеллажей, шкафов, средств хранения.

6.  Не реже одного раза в год обрабатывать растворами антисептиков полы, подоконники, плинтусы, цокольные части стеллажей – при этом растворы не должны попадать на документы.

7.  Два раза в год документы выборочно подвергать обследованию для обнаружения насекомых и плесневых грибков¹⁹.

Пыль может быть причиной физического и химического разрушения документов, а так же содержать  споры грибов и яйца насекомых. Можно  выделить две основные причины образования  пыли в хранилище: внутреннюю (естественная эрозия стен, пола, бетонных перекрытий, упаковочных материалов) и внешнюю (проникновение пыли из вне). Соответственно этому для предотвращения ее появления следует применять различные средства защиты.

Для устранения внутренней причины образования пыли стены, потолок, перегородки и стеллажи необходимо покрывать особо прочным, огнеустойчивым, не распыляющимся с  течением времени материалом. Не следует  допускать в хранилищах сооружения балок, труб или других выступов, на которых осаждалась бы пыль.

Особое внимание следует  уделяться покрытию пола в хранилищах. Он является основным источником пыли, возникающей при трении о его поверхность различных средств транспортировки документов и других предметов. Рекомендуется укладывать в хранилище ровные гладкие полы, так как гранулированные (дробленые, зернистые) покрытия способствуют большому истиранию при трении о них различных предметов и быстро покрываются пылью.

Для общей уборки помещений  хранилищ и регулярного удаления пыли с документов на стеллажах в  большинстве архивов чаще всего  применяют обычные типовые электропылесосы. Иногда для удобства к обычным  пылесосам разрабатываются специальные  устройства. Например, в Государственной  библиотеке им. Ленина установлена  конструкция пылевой камеры, применяемая  для обеспылевания книг.

Неплохо предохраняют документы  от пыли папки, картонные коробки, ящики.

Кроме применения средств  обеспылевания необходимо регулярно осуществлять контроль запыленности воздуха и самих документов. Запыленность воздуха в архивохранилищах документов на бумажной основе должна составлять не более 4-6 мг/м³, при этом пыль не должна содержать более 10% SiO₂²⁰.

Охранный режим.

Охранный режим предполагает:

1.  Организацию системы охраны, пропускного режима, охранной сигнализации всех помещений архива.

2.  Закрытие хранилища в рабочее время на ключ, а в нерабочее – опечатывание и опломбирование.

3.  Разрешение доступа в хранилище только сотрудникам архива или, в экстренных случаях, другим сотрудникам организации в их сопровождении.

4.  Наличие на наружных дверях архива металлической облицовки, а на окнах запираемых металлических решеток, запашных наружу.

5.  Вынос документов из архива только по специальным пропускам.

Технические меры защиты документов от хищений логически увязываются  с архитектурно-планировочными и  административными решениями в  единую систему безопасности. К техническим  мерам относятся:

1.  Средства наружного наблюдения: электронные детекторы повреждения стеклянных поверхностей (разбивания окон), фиксирующие сейсмическую волну разрушения и включающие сигнал тревоги; детекторы вибрации, сигнализирующие о попытках разрушения (взлома) перекрытий (полов, потолков); магнитные детекторы, реагирующие на увеличение зазора между дверью и рамой двери при ее открывании; следящая система инфракрасного луча, реагирующая на пересечение луча какими-либо предметами и осуществляющая контроль по периметру здания, в коридорах, залах и т.п.