Нормирование документационных процессов в аппарате управления ИП Мухитдинова

Должностной состав.

Основным нормативным  документом, регламентирующим наименование должностей работников СДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1995, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники СДОУ по характеру труда делятся на три категории:

I. Руководители:

− заведующий службой  ДОУ;

−  заведующий протокольным отделом;

−  начальник  секретариата;

−  заведующий архивом;

−  заведующий копировальным бюро и т.д.

Основные функции руководителя:

1. Планирование  и распределение работы.

2.  Подбор  и расстановка кадров.

3.  Координация  деятельности подразделения, его  структурных звеньев и отдельных  сотрудников.

4. Контроль за  выполнением работы.

5. Количество  руководителей не должно превышать 20% от общего числа ДП персонала.

II. Специалисты:

−  документовед;

−  помощник руководителя;

−   референт;

−  редактор;

− архивист;

−  археограф;

−  инспектор;

−  секретарь  коллегии;

−  секретарь  руководителя;

−  корректор.

Основные функции:

1. Выполнение  технологических и оперативных  задач.

2. Выполнение  творческих операций по анализу  и обобщению информации.

3.  Разработка  нормативно-методической базы д/п.

4. Подготовка  проектов документов по заданию  руководства организации.

III. Технические  исполнители:

−  экспедитор;

−  делопроизводитель;

−  машинистка;

−  стенографистка;

−  технический  секретарь;

−  курьер;

−  оператор орг. техники.

Основные функции:

Выполнение  операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема, функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Структура службы делопроизводства должна определять оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь частично регламентировала названия служб ДОУ, которые типизированы в зависимости от принадлежности организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления (управление делами, секретариат, общий отдел, канцелярия и т.п.).

Наименование службы ДОУ, ее структура, должностной, численный  состав устанавливаются вышестоящими организациями в государственных  организациях, а в негосударственных - их руководством. В совместных предприятиях решение этого вопроса осуществляет правление, а в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативах - общее собрание членов кооператива.

В статьях «Организация службы документационного обеспечения управления (ДОУ)» и «Управление документацией: теория на практике», опубликованных в журналах «Секретарское дело» и «Кадровая служба», по моему мнению, очень подробно и четко определены формы и структура службы ДОУ. Согласно этим статьям, службы ДОУ рекомендуется создавать в зависимости от принадлежности к определенной группе организаций.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

• секретариат (в состав которого входят приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре, выполняющая функции контроля за исполнением правительственных документов, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
• канцелярия, в состав которой включают экспедицию, бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, машинописное бюро (компьютерный центр обработки текстов документов), копировально-множительное бюро, телетайпную, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив (Приложение А).

На различных предприятиях (государственных, негосударственных, научно-исследовательских, проектных, конструкторских), в высших учебных  заведениях создается отдел документационного  обеспечения или канцелярия. Их структурные подразделения - отдел, сектор, группа (по приему и обработке входящих и исходящих документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр с корректорской группой), копировально-множительное бюро, архив, по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств, секретари) [19, с. 13] (Приложение Б).

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления. В структуре общего отдела всегда создается протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структурных подразделений объясняется спецификой деятельности, управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях (Приложение В).

В Инструкции по делопроизводству сказано, что при небольшом объеме документооборота служба ДОУ может  не создаваться. В этом случае выполнение ее функций возлагается на специально назначенного работника (группу работников).

Служба ДОУ действует  на правах самостоятельного структурного подразделения, которое подчиняется  непосредственно руководителю организации. Деятельность этой службы устанавливается в положении. Служба ДОУ имеет круглую печать с обозначение ее наименования.

Однако на практике во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной  службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Но организация работы с документами - это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом. Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, необходимо чтобы она была самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2-3 человека), с подчинением непосредственно руководителю организации или одному из заместителей руководителя, курирующему вопросы информации и документации. На мой взгляд, это принципиально важно еще и потому, что служба ДОУ непосредственно работает с руководством, решает вопросы рассмотрения документов, контролирует их исполнение, ведет справочную работу по документам по заданию руководства, выполняет другие поручения руководства.

Таким образом, в учреждении любой формы собственности обязательно  должна быть создана специальная  служба, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ или канцелярия. При организации службы ДОУ необходимо разработать оптимальную для конкретного управленческого аппарата структуру.

Должностной и  численный состав службы ДОУ

Основным  нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общегосударственный классификатор Республики Беларусь «Профессии рабочих и должности служащих» (ОКРБ 006-96). Эти же наименования включены в Единый квалификационный справочник должностей служащих. Согласно этим нормативным документам по характеру труда работники службы ДОУ делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Категория «Руководители» включает заведующего  службой ДОУ (управляющего делами, заведующего канцелярией, заведующего общим отделом), заведующего протокольным отделом, начальника секретариата, заведующего архивом, центром подготовки документов, копировальным бюро и т.д. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения. Основная функция руководителя - планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников, контроль за выполнением работы. Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала.

В категорию «Специалисты» включены документовед, помощник руководителя, референт, редактор, архивист, археограф, инспектор, секретарь коллегии, секретарь руководителя, корректор. Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, по подготовке по заданию руководства организации проектов документов. Возможно устанавливать должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1.

Технические исполнители - экспедитор, делопроизводитель, машинистки и стенографистки, технические секретари, курьеры, операторы организационной техники. Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Проанализировав принятую в стране классификацию, видно, что преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Деятельность  работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые  закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации. По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

По  моему мнению, было бы эффективным  распространение требований к работникам организаций по знанию правил и порядка  оформления и работы с документами, основам делопроизводства. Так, в должностные инструкции не только работников служб ДОУ, кадровых служб, секретарей, но и работников других, в том числе производственных подразделений, предлагаю включать обязанности по овладению знаниями и навыками по оформлению документов, работе с ними в текущем делопроизводстве в соответствии с действующими государственными и локальными (в рамках конкретной организации) нормами.

Для эффективной организации  работы службы ДОУ и в целом  аппарата управления большое значение имеет определение оптимальной численности делопроизводственного персонала, которая, прежде всего, зависит от объёма выполняемых этим подразделением работ и принятой технологии (уровня автоматизации и механизации работы с документами).

Для определения численности  персонала службы ДОУ используются нормативные документы по труду и организации труда, например такие, как Межотраслевые нормы времени на работы по набору и верстке текста на персональных компьютерах, Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь и др.

Как правило, определение  численности подразделения не входит в обязанности самой службы ДОУ - эта работа проводится отделами труда  и заработной платы или экономическими подразделениями, но при необходимости  такие расчеты могут провести и работники службы ДОУ.

В статье Галины Кудряковой «Нормирование труда работников архива» довольно подробно изложен  комплекс мероприятий, необходимых  для расчета численности службы ДОУ и архива организации. К этим мероприятиям относят:

• составление перечня всех видов работ, выполняемых сотрудником;
• определение годового объема по каждому виду выполняемых работ;
• определение обшей нормативной трудоемкости выполняемых сотрудником работ (Тн) с учетом коэффициента К (К = 1,1 с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, включая физкультурные паузы, и личные потребности) исходя из норматива времени на единицу объема работ;
• определение трудоемкости не предусмотренных нормами и носящих разовый характер работ (Тнн) (определяется экспертным путем);
• расчет общей трудоемкости работ, выполняемых сотрудником  
  (Тн + Тнн).

Для определения численности работников, необходимо:

,

где Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год  исходя из календаря рабочего времени.

Таким образом, нормы  времени и выработки крайне важны  при определении общей нормативной  трудоемкости выполняемых сотрудниками работ.

Формирование штата  работников службы ДОУ в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой - необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. Поэтому, крайне необходимо четко и правильно рассчитать численность работников службы ДОУ для эффективного ведения делопроизводства и функционирования организации.