Нормирование документационных процессов в аппарате управления ИП Мухитдинова

Организационный аспект включает разработку оптимальной  для конкретного управленческого аппарата структуры службы делопроизводства, регламентацию разнообразных и сложных отношений и связей между подчинёнными и соподчинёнными структурными подразделениями, т.е. создание условий для разделения труда и его специализации.

Существуют  3 формы организации работы с документами.

1. Централизованная

2. Децентрализованная

3. Смешанная

 Централизованная  форма предполагает сосредоточение  всех технологических операций  по работе с документами в  ведении одного специализированного  структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив; приём и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является  наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счёт специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объёмом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная  форма организации документационного  обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение  одной организации создаёт свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщён, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма  организации работы с документами – самая распространённая. При этом часть операций (чаще всего приём и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. [5;65]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2 Нормативное обеспечение ДОУ

 

ДОУ основывается на нормативно-методической базе –  комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование ДОУ охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом “Об информации, информатизации и защите информации” от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. Государственное регулирование распространяется не только на сферу документирования, но и на организацию работы с документами, таким образом, оно охватывает всю область документационного обеспечения управления.

Нормативно-методическая база деятельности современного секретарей, как и других работников служб документационного обеспечения управления (ДОУ), включает целый ряд документов, которые регулируют различные аспекты делопроизводственного обслуживания. Нормативно-методические документы по ДОУ были разработаны в разное время. Так, например, Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти была принята совсем недавно и отражает современное состояние дел в области информационно-документационного обеспечения. Со времени принятия иных документов прошло немало лет, однако далеко не все из них могут считаться полностью устаревшими. К нормативно-методическим документам, ряд положений которых может применяться и в настоящее время, относятся Единая государственная система делопроизводства и Государственная система документационного обеспечения управления.

Единая государственная  система делопроизводства (ЕГСД) была одобрена постановлением Государственного комитета Совета министров СССР по науке и технике 4 сентября 1973 года.

Конечно же, за прошедшие с тех пор без малого тридцать c лишним лет многое изменилось. Широкое внедрение компьютерных технологий во многом изменило традиционные представления о документационных процессах. Однако целый ряд рекомендаций, заложенных в ЕГСД, может быть использован и в настоящее время. Это связано с тем, что, по сути, технологическая цепочка обработки документации не меняется, и в ЕГСД дается ее очень подробное описание, что, кстати, не характерно для многих более поздних методических изданий.

Что же собой представляет Единая государственная система делопроизводства, и какие нормы, правила и рекомендации можно использовать при работе с документами в настоящее время?

Основные положения ЕГСД состоят из общей части, 9 тематических разделов и приложений.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) – совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях. ГСДОУ была принята в 1988 году (последняя редакция – 1991 г.). В документе были учтены произошедшие изменения, прежде всего в области использования новых информационных технологий. В настоящее время это основной общегосударственный методический документ по организации документационных процессов. Хотя нельзя забывать, что за 10 последних лет в нашей стране произошли существенные изменения, что не могло не сказаться и на документации. Часть информации ГСДОУ устарела, однако большинство ее правил и рекомендаций может служить основой для организации рационального документационного обеспечения управления в учреждениях и на предприятиях различных уровней, сфер деятельности и форм собственности.

Общая часть определяет задачи разработки системы, устанавливает сферу ее применения и правовой статус документа. В разделе подчеркивается мысль о единых принципах работы с документами на всех уровнях управления и о совершенствовании документации и документооборота как условии разработки основ информационного обеспечения при автоматизации документационных процессов. Эта мысль не потеряла своей актуальности и сейчас.

Комплекс проблем, составляющих содержание тематических разделов, можно подразделить на четыре группы:

• Унификация и стандартизация документов;
• Рациональная организация документооборота;
• Организация труда делопроизводственного персонала;
• Механизация и автоматизация управленческого труда и делопроизводства.

Повседневная  деятельность службы ДОУ регламентируется:

• положением о  службе ДОУ;

• положениями  о структурных подразделениях (при  наличии последних в составе  службы ДОУ);

• инструкцией  по ДОУ;

• инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

• инструкцией  по организации рабочих мест персонала службы;

• нормами времени  на выполнение работ по ДОУ;

• документами  планирования и отчетности;

• должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых  случаях службой ДОУ разрабатываются  и другие документы  в частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ.

А также регламентирующих работу службы ДОУ, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение. Нормативная база  ДОУ включает: Конституцию РФ, ФКЗ, ФЗ, Указы и распоряжения Президента РФ, Постановления и распоряжения Правительства РФ, Законодательные акты субъекта РФ, Нормативные акты, издаваемые федеральными органами исполнительной власти, Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации, Унифицированные  системы документации, Нормативные акты органов исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы ДОУ, Государственные стандарты и др. Конституция РФ является главным документов государства и имеет высшую юридическую силу. Статья 90 Конституции РФ целиком посвящена документированию деятельности Президента РФ: Президент РФ издает указы и распоряжения. Указы и распоряжения Президента РФ обязательны для исполнения на всей территории РФ. Указы и распоряжения Президента РФ не должны противоречить Конституции РФ и Федеральным законам. Статья 115.

Правительство РФ издает постановления и распоряжения. Гражданский кодекс РФ устанавливает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их возникновения или прекращения, подтверждения правонарушений. Трудовой кодекс РФ устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов: коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных. В ТК РФ большая часть посвящена регулированию отношений между работником и работодателем организации, а в связи с этим и оформлению документации по персоналу при приеме на работу, перемещении работника в организации, расторжении трудового договора, командировании и т.д. 

Уголовный кодекс регулирует вопросы, связанные с хранением документов. В «Кодексе РФ об административных правонарушениях» к числу правонарушений относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. В РФ общие принципы организации работы с информацией и документацией определены ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ.

Закон устанавливает: термины и определения, связанные с информацией, документом, информационными ресурсами и их использованием и т. д. Также важными элементами нормативно – методического обеспечения ДОУ являются ФЗ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10 января 2002 года  и  ФЗ «О техническом регулировании» №184-ФЗ от 27 декабря 2002 года. Процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 51141-98 устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба РФ, распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к УСОРД. Важными средствами информационного обеспечения являются классификаторы технико-экономической и социальной информации. В зависимости от сферы применения классификаторы делятся на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К числу общероссийских относятся: Общероссийский классификатор стандартов (OKCО), Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор  предприятий  и организаций (ОКПО), Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (OKПДТР). 

Коды по ОКУД и ОКПО проставляются в унифицированных формах документов, утверждаемых министерствами РФ, в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30- 2003. На предприятиях для правильной организации ДОУ разрабатывается собственная нормативно-методической база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе:  положение о службе ДОУ,  должностные инструкции работников и т.д.

 

 

1.3 Организационная структура и численный состав службы

 

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения  оптимальной организационной структуры  службы ДОУ, в наибольшей степени  отвечающей потребностям конкретного  предприятия в документированной  информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ.

 В ассоциациях  и концернах состав и структура  службы ДОУ определяется руководством  организации. В совместных предприятиях (организациях) — правлением. В акционерных  обществах — учредительной конференцией. В кооперативах — состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций — общий отдел.

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо».

Квалификационный  состав.

Определение квалификационного  состава службы ДОУ производится исходя из совокупных потребностей предприятия в видах работ по ДОУ, выполнение которых предполагает наличие у сотрудников соответствующей квалификации. Окончательные результаты расчетов после тщательной проверки на предмет достоверности берутся за основу при подготовке проектов документов, определяющих квалификационный и численный состав службы ДОУ (важнейшим из них является штатное расписание).