Нормативные акты, регламентирующие документирование управленческой деятельности

В результате проведенного анализа учебников, учебных пособий         по делопроизводству разных авторов  выявлено несколько видов классификаций  документов.

Классификация, предложенная М. В. Стенюковым [37-43], строится       на следующих признаках.

1. По способу документирования:

– рукописные;

– электронные;

– графические;

– кино-, фото-, фонодокументы.

2. По сфере использования:

– организационно-распорядительные;

– финансово-бухгалтерские;

– научно-технические;

– по труду;

– отчетно-статистические.

3. По месту составления:

– входящие (поступившие  в организацию);

– исходящие (отправляемые из организации);

– внутренние (составленные и используемые в самой организации).

4. По ограничению доступа:

– открытые (несекретные);

– с грифом ограничения доступа.

5. Документы могут  иметь следующие грифы:

– «Для служебного пользования» (служебная информация, предназначенная  только для работников конкретной организации  или отрасли);

– «Секретно», «Совершенно  секретно», «Особой важности» (информация, содержащая государственную тайну);

– «Конфиденциально» (информация, доступ к которой ограничен законодательством  РФ);

– «Коммерческая тайна» (информация, используемая для достижения коммерческих целей, разглашение может  нанести ущерб ее обладателю).

6. По происхождению:

– официальные (служебные) (затрагивающие интересы организации,       составленные юридическим или физическим лицом, оформленные в установленном  порядке);

– личные (касаются интересов  конкретного лица, являются именными).

7. По юридической значимости:

– подлинники или оригиналы (первые или единичные экземпляры      официальных документов, собственноручно  подписанные автором);

– копии (документы, полностью  воспроизводящие информацию подлинного документа и все его внешние  признаки или часть их, не имеющие юридической силы);

– заверенные копии (копии  документов, на которых в соответствии               с установленным порядком проставляют  необходимые реквизиты, придающие  им юридическую силу);

– дубликаты (повторные  экземпляры подлинника документа, имеющие юридическую силу).

8. По форме изложения:

– индивидуальные (содержание излагается в свободной форме);

– трафаретные, когда  структура, часть документа, стандартные  фразы        заранее  подготовлены, а другая часть заполняется  при составлении (например, справка  с места работы);

– типовые, созданные  для документирования стандартных  ситуаций,       (например, командирования), используемые во всех организациях.

9. По срокам хранения:

– постоянного хранения;

– долговременного хранения (свыше 10 лет);

– временного хранения (до 10 лет).

Данная классификация  документов приведена на рис. 2.

В учебном пособии  «Курс делопроизводства» М. В. Кирсановой [19]         исключен из классификации признак ограничения  доступа к документам. Вероятно, на основании того, что реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» исключен из перечня основных реквизитов ГОСТ Р 6.30–2003 [6]. Однако были выделены дополнительные классификационные признаки:

– по наименованиям –  служебные письма, приказы, акты, докладные       записки, договоры и т. д.;

– по содержанию – простые и сложные;

– по срокам исполнения – срочные, требующие исполнения в определенный срок, и, несрочные, для  которых срок исполнения не установлен.

Несколько отличная классификация  была представлена в учебнике       «Делопроизводство» [26]. Данная классификация более объемная: использовано одиннадцать признаков классификации (в предыдущих – восемь-девять). Автором дополнительно введены следующие классификационные признаки:

– по назначению – организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические;

– по способу передачи документов – письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

– по сфере деятельности – управленческие, научные, технические,         производственные.

В учебном пособии  «Современное делопроизводство» [18] приведена классификация документов по пятнадцати признакам. В данной классификации дополнительно использованы следующие признаки:

– по стадиям создания – черновик, беловик, подлинник, копия, отпуск, дубликат, выписка, автограф;

– по степени гласности – обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ,       конфиденциально и др.);

– по юридической силе – подлинные, подложные;

– по роду деятельности – система банковской документации, система        отчетно-статистической документации, система внешнеторговой документации, система организационно-распорядительной документации и др.;

– по форме – табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и  др.

 

 

 

Заключение

 

Проблема документационного  обеспечения управления в настоящее  время не утрачивает своей актуальности. Объясняется это следующими причинами:

• существует явное отставание темпов научно-технического прогресса от темпов нарастания потоков информации вообще и информации управленческой в частности.

• Способы и методы обработки  документов, имеющиеся ныне в распоряжении сотрудников многочисленных предприятий, ежедневно пропускающих через себя тысячи распорядительных и иных деловых бумаг, по-прежнему остаются весьма далекими от совершенства.

Организация работы с документами  влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ – устав, протокол, приказ, справка и др., – имеет свои особенности и правила работы с ними.

Документы надо не только правильно  составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая  взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

От четкости и оперативности  обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

 

 

 

Список литературы

1 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

2 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — М.: Госстандарт России, 1998, с.2.

3 Федеральный закон Российской  Федерации «Об информации, информатизации  и защите информации» от 20 февраля  1995 г. № 24-ФЗ, ст.5.