Нормативные акты, регламентирующие документирование управленческой деятельности

ВВЕДЕНИЕ

1 Нормативные акты, регламентирующие  документирование управленческой  деятельности

2 Юридическая сила документов

3 Язык служебных документов

4 Виды классификации документов

Заключение 

Список литературы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Развитие и поддержание  в заданном режиме работы компании, в современных условиях, невозможно осуществлять без включения в  общую систему управления — управленческой документации. Сущность управленческой документации состоит в установлении правил, обязательных для выполнения и определяющих содержание и порядок организационной деятельности.

Основными целями управленческой документации компании, которая составляет элемент системы управления, являются следующие.

1. Сообщение информации - инструмент для передачи и переноса информации.

2. Подтверждение соответствий - обеспечение свидетельств того, что ранее запланированное было в действительности выполнено.

3. Распространение знаний - передача и сохранение опыта, накопленного компанией. Типичным примером являются стандарты компании, которые могут быть использованы как основа при разработке и проектировании новой продукции и направлений работы, так и в целях обучения нового персонала.

Организация документации должна соответствовать системе  процессов, функционирующих в компании. Однако, может применяться и любая другая организация, отвечающая потребностям компании, при решении нестандартных ситуаций.

Характер и глубина  документации должны отвечать требованиям, установленным законами и регламентами, потребностями и ожиданиями клиентов и других заинтересованных сторон, а также потребностям компании.

 

 

 

 

1 Нормативные акты, регламентирующие  документирование управленческой  деятельности

Взаимоотношения организаций, учреждений, деловое документное  общение на всех уровнях должно осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами в любой организации, независимо от ее организационно-правовой формы, должна строиться на основе законодательно-правовых и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы с документами.

В соответствии с ГОСТом Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документирование – это запись информации на различных носителях по установленным правилам. При этом с термином «документирование» непосредственно связано понятие «документ», определение которого было сначала закреплено в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а потом уже и в ГОСТе Р 51141-98.

Документ является результатом  документирования и определяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. В настоящее время в качестве носителя используется бумага, наряду с которой также широко применяются магнитные носители, позволяющие использовать для документирования компьютерную технику.

Документационное обеспечение  управления (ДОУ) – это деятельность аппарата управления компании, охватывающая вопросы документирования и организации  работы с документами в процессе осуществления ею управленческих функций.

Компании, особенно с  развитой иерархической и территориально-распределенной структурой управления, работающие в различных отраслях производства, имеют значительные различия в организации работы с документами, требующие специальной регламентации. Такие компании чаще всего испытывают постоянную необходимость в унификации документационных процессов, применении новых и устранении устаревших методов и приемов работы с документами. Поскольку документирование организационной деятельности аппарата управления выступает одной из существенных форм его работы, то нормативно-методическое обеспечение делопроизводства является неотъемлемой частью организации процесса управления любой компании.

Нормативное регулирование  вопросов ДОУ во многом предопределяется также необходимостью в существовании  «писаных правил» работы сотрудников в условиях внедрения информационных технологий. А эффективное внедрение систем электронного документооборота зависит от того, насколько правильно выполняются эти правила и требования, которые закрепляются в соответствующих нормативных и методических документах. При этом важно заметить, что чем более масштабные и многофункциональные системы автоматизации документооборота внедряются, тем более пристального внимания требуют вопросы нормативно-методического обеспечения. Эти вопросы наиболее существенны не только при внедрении информационных технологий, но и при создании методологической основы для организации работы с бумажными документами и проведения последующих мероприятий по совершенствованию ДОУ. Неизбежное сосуществование электронного и бумажного документооборота сегодня требует тщательного подхода к методологии организации и оптимизации документооборота – разработке и внедрению корпоративных стандартов, инструкций и регламентов.

В настоящее время  в Российской Федерации действует  ряд общегосударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих общие правила подготовки, оформления и организации работы с документами в организациях и учреждениях. Нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления разрабатываются различными органами государственной власти и управления в соответствии с их компетенцией.

Нормативно-методическое регулирование делопроизводства (или  документационного обеспечения  управления) позволяет грамотно организовать не только деятельность службы ДОУ, но и всю систему делопроизводства в целом.

Данное регулирование  осуществляется с помощью нормативно-методической базы делопроизводства, без знания которой невозможно:

- правильно создать  и оформить документы, придав  им юридическую силу;

- организовать документооборот;

- обеспечить хранение  и использование документов в  текущей деятельности.

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов  и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативную базу делопроизводства составляют:

- законодательные акты  Российской Федерации в сфере  документации и информации;

- указы и распоряжения  Президента Российской Федерации,  постановления Правительства Российской  Федерации в сфере делопроизводства;

- нормативные правовые  акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

- технические регламенты  и национальные стандарты в  области документационного обеспечения  управления;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- унифицированные системы  документации;

- нормативные правовые  акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

В нормативную базу делопроизводства входят также законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. Эти акты должны учитываться при организации делопроизводства, прежде всего органами представительной и исполнительной власти субъектов Федерации, а также организациями, учреждениями и предприятиями, действующими на их территории.

В федеральные законы включаются: Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о  защите информации»; Федеральный закон от 2 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»; Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»; Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»; Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов»; Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне».

К нормативным актам  Президента и Правительства РФ относятся: Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении  Правил делопроизводства в федеральных  органах исполнительной власти»; Распоряжение Правительства РФ от 5 января 2005 г. № 5-р «Об утверждении перечней федеральных государственных учреждений и федеральных государственных унитарных предприятий, подведомственных Росархиву, Роскультуре и Роспечати»; Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 г. № 290 «О Федеральном архивном агентстве»; Постановление Правительства РФ от 7 апреля 2004 г. № 177 «Вопросы Федерального архивного агентства»; Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 «О трудовых книжках»; Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;  Указ Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»; Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»; Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»; Постановление Правительства РФ от 4 сентября 1995 г. № 870 «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»; Распоряжение Правительства РФ от 21 марта 1994 г. № 358-р «О сохранности документов по личному составу высвобождаемых работников».

         К документам федеральных органов  исполнительной власти относится: Письмо Федерального архивного агентства от 18 ноября 2008 г. № 2/2062-К «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли»; Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»; Постановление Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; Приказ Минфина России от 22 декабря 2003 г. № 117н «О трудовых книжках»; Письмо Росархива от 24 ноября 2003 г. № 2/2047-А «О модернизации «Информационно-справочной системы архивной отрасли»;  Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»; Письмо Росархива от 7 апреля 2003 г. № 6/464-к «О присвоении тематическому комплекту «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО)» статуса «официальной базы данных Федеральной архивной службы России»; Постановление Минтруда России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении Норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти»; Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Росархива 6 октября 2000 г.; Приказ Росархива от 19 января 1995 г. № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия»;

Постановление Минтруда России от 25 ноября 1994 г. № 72 «Об утверждении  межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»; Приказ Росархива от 18 августа 1992 г. № 176 «О Примерном положении об архиве государственного учреждения, организации, предприятия»; Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33

ГОСТы: ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные  системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения; ГОСТ Р 50922-2006. Защита информации. Основные термины и определения; ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения; ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца; ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования; ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

К другим документам можно  отнести например «Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного  обеспечения управления. – М.: Гильдия  Управляющих Документацией, 2003».

В юридической литературе высказано следующее мнение о внедрении корпоративных стандартов, инструкций и регламентов. Корпоративная нормативно-методическая база ДОУ предполагает создание системы работы с документами, учитывающей специфику и особенности документирования деятельности конкретной компании. С этой целью разрабатываются документы, закрепляющие состав управленческой документации компании, требования к формам используемых в компании документов, правила и процедуры подготовки и оформления документов, технологические процессы организации работы с документами и способы, обеспечивающие эффективное и рациональное хранение документов, в т.ч. с применением информационных технологий, а также нормативные документы, которые закрепляют правовой статус, задачи и функции службы документации и регламентируют деятельность ее работников.

В состав разрабатываемых  корпоративных документов, как правило, включаются:

- классификаторы (справочники,  перечни) управленческой документации (документных систем, справочной  информации и других объектов);