Нормативные акты, регламентирующие документирование управленческой деятельности

- табель и альбом  форм документов;

- номенклатура дел  компании;

- стандарты, положения,  инструкции, методические рекомендации  по организации делопроизводства  и архивного дела, в т.ч. с  использованием автоматизированных  систем электронного документооборота (АСЭД);

- положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работников.

Корпоративный стандарт по управлению документами может  быть разработан на основе национального  стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному  и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Он, как правило, включает общие (основные) положения о политике, ответственности, процедурах, системах и процессах в области управления документами. Технологические операции работы с документами в компании могут закрепляться в инструкции по документационному обеспечению управления (делопроизводству).

Инструкция по делопроизводству определяет правила, приемы, процессы создания документов и порядок работы с ними, а также регулирует отдельные  сферы (моменты), относящиеся к специфике деятельности компании. В инструкции закрепляется форма организации документооборота, определяется порядок работы с документами сотрудников компании как исполнителей документов, закрепляются функциональные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях.

Реализация создания корпоративной нормативно-методической базы ДОУ позволит менеджменту компании:

1) создать рациональную  систему ДОУ, базирующуюся на  единой методологической основе  и представленной в разработанных  локальных нормативных документах;

2) повысить эффективность  системы управления компании  за счет улучшения качества  принимаемых управленческих решений  и эффективного контроля их  исполнения;

3) обеспечить управленческую  прозрачность и подготовить благоприятные условия для создания единого информационного пространства в компании;

4) повысить корпоративную  культуру персонала компании  в работе с документами за  счет методологического и нормативно-методического  обеспечения участников этих  процессов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Юридическая  сила документов

 

Юридическая сила документа  — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления [1]. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

· соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

· издавать документы только в пределах своей компетенции;

· соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической  силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

В управленческой практике принято различать документы  по степени их подлинности на черновые, беловые, подлинники, копии.

Черновой документ, изготовленный рукописным, машинописным способом или распечатанный с компьютера, отражает работу автора над его содержанием. Он может содержать только текст и не обладает юридической силой.

Беловой документ — это  рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Документ, в котором  содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авторе, времени  и месте создания) считается подлинным. Подлинник официального документа — это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

Копия документа —  это документ, полностью воспроизводящий  информацию подлинного документа и  все его внешние признаки или часть их [2]. Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки (содержащиеся в подлиннике реквизиты, включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимильная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи, принтеров. Для документов, изготовленных на пишущих машинках, факсимильной копией является второй и последующие экземпляры документов, полученные через копировальную бумагу. Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Все виды копий не имеют юридической силы, если они не получили специального удостоверения. Это, например, нотариально заверенные копии или дубликат документа — повторный экземпляр подлинника, имеющий юридическую силу, который обычно выдается при утере документа (свидетельства о рождении, диплома и т.д.).

Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, в соответствии с законом приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством Российской Федерации. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется в Российской Федерации на основе лицензии [3].

В управлении, как и  в других областях человеческой деятельности, существует разделение труда, которое приводит к тому, что различные специалисты управленческого аппарата или его структурные подразделения выполняют разные управленческие функции. Некоторые функции управления являются типовыми, присущими любому аппарату управления. К таким функциям относятся, например, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование и др. Другие функции могут выполняться каким-либо управленческим аппаратом частично или не выполняться совсем.

Все формы управленческой деятельности находят отражение  в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, соответствующих функциям управления и составляющих системы документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3 Язык служебных документов

 

Составление служебных  документов — трудный и сложный  процесс, который занимает много  времени служащих и ИТР. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

В работе по документированию большую роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что  язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

Традиции и обычаи в документировании оказались очень живучими. И сейчас еще встречаются устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы («коим образом», «прошу не отказать», «при этом направляем», «дана настоящая» и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

«Стиль законодательно-распорядительных документов, - отмечал академик Л.В.Щерба, — «язык законов» — требует прежде всего точности и невозможности каких-либо кривотолков; быстрота понимания не является уже в таком случае исключительно важной, так как заинтересованный человек безо всякого понукания прочтет всякую статью закона и два, и три раза».

Официально-деловой стиль  имеет специфические отличия  от разговорной речи и других стилей литературного языка. При подготовке текста документа должны соблюдаться следующие основные принципы: объективность содержания и нейтральность тона, полнота информации и краткость изложения, типизация речевых средств и стандартных терминов. Служебные документы, как правило, оформляются от имени юридического лица учреждения или его структурного подразделения. Формы выражения общественных интересов в служебном документе должны соответствовать нормам административного права.

Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения заменяются существительными (не «я прошу») а «институт просит», «Министерство не возражает»). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим  требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко  выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь — помочь», «допускать ошибку –ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся  преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий». «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3. Использование терминов  и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление  сложных отыменных предлогов,  выражающих стандартные аспекты  содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи»,

5. Ограниченное употребление  усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Одной из наиболее приметных  черт официально-делового стиля является непрерывно продолжающийся процесс  стандартизации деловой речи, прежде всего языка массовой типовой документации; широкое использование готовых, уже утвердившихся словесных формул, трафаретов, штампов. Например, «в целом», «в связи», «в соответствии с», «в интересах» (стандартные синтаксические модели с отыменными предлогами). Их использование в документах вполне закономерно, так как облегчает процесс составления типовых текстов.

Краткость изложения  достигается путем замены сложных  предложений простыми, а также  посредством устранения причастных и деепричастных оборотов и употребления общепринятых сокращений.

Стандартизированные обороты  требуют минимального умственного  напряжения и ускоряют процесс составления  документов. По данным инженерной психологии, стандартизированные обороты воспринимаются в 8-10 раз быстрее. Процесс прочтения  документа можно уподобить поиску информации. Этот поиск осуществляется посредством ключевых слов, определяющих вид документа (приказ, решение), и типизированных оборотов.

В наши дни одним из сильных средств воздействия  на язык масс является печатное слово. Из книг и журналов читатели черпают не только специальные знания, но и примеры правильного и образного изложения мыслей. Однако еще очень часто встречаются отклонения от литературных норм. Например. «приветствие в адрес», «упреки в адрес», «передовой форпост науки» и др.

Необоснованно много  встречается словесных штампов («надо отмстить», «особенно надо остановиться», «необходимо указать», «остановиться на вопросе», «учитывая вышеизложенное», «получить нижеследующее», «означенный инвентарь», «выдана данная справка» и т.д.).

К числу избитых речевых  штампов, употребляемых докладчиками и лекторами, относятся также: «начать борьбу за...», «увязать вопрос», «заострить внимание», «нацелить внимание», «поставить во главу угла», «в центре внимания», «мы имеем на сегодняшний день», «трудно переоценить значение» и т.п.

Стандартно звучат слова-спутники, критика — обязательно резкая, поддержка — всегда горячая и  т.п.

 

 

4 Виды классификации документов

 

Классификация документов – это распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и других      для организации и повышения эффективности работы с ними [5]. Классификация документов позволяет выработать определенные методы работы           с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях, организовать   документы в делопроизводстве. С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации документов, выработка правил их       составления и оформления, форм и методов работы с ними, была произведена классификация документов по определенным признакам.