Нормативное обеспечение делопроизводства организации

Разделы инструкции могут иметь  и другие названия, например, цели сотрудника; задачи сотрудника; ресурсы, предоставляемые для данной должности.

Как правило, должностная инструкция заканчивается указанием на порядок ее пересмотра. Условием пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, повлекшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, выполняемых секретарем, внедрение компьютерных технологий. Но значительно чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции. [8]

Должностные инструкции разрабатывают руководители структурных  подразделений; отделы кадров или специалисты по работе с персоналом. Текст согласуется с юридической службой, отделом труда и заработной платы. Утверждают должностные инструкции руководители организации или с помощью распорядительного акта. [9]

Изменения в должностную инструкцию вносит руководитель организации своим приказом или с помощью распорядительного акта.

Текст инструкции имеет  характер указаний. Рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами: «должен», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и так далее. Текст излагают от третьего лица или в безличной форме.

Должностную инструкцию подписывает автор-составитель, а  утверждает руководитель или специальный распорядительный документ.

Датой введения инструкции в действие является дата ее утверждения (если в тексте не указана другая дата). Инструкцию оформляют на общем бланке организации. Должностная инструкция может служить основанием для составления трудового договора и быть использована при разрешении трудовых конфликтов и споров.

Подлинники должностных  инструкций хранятся в отделе управления персоналом, а копии передаются в соответствующее подразделение. [6]

 

 

4. Инструкция по делопроизводству

 

Одной из функций службы ДОУ является разработка Инструкции по делопроизводству организации, устанавливающей единые правила документирования деятельности, организации документооборота, ведение учета, регистрации, контроля исполнения документов.

Инструкция по делопроизводству – это основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами на предприятии, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Она определяет организационного правовое положение работника в структуре учреждения и подразделения, его функциональные обязанности, права, ответственность и взаимоотношения с другими работниками и подразделениями. [3]

Назначение инструкции по делопроизводству является установление общих правил и единого порядка документирования и организации работы с документами в организации. Цель инструкции – совершенствование работы с документами, сокращение количества и повышение качества подготовки документов, упорядочение документооборота и оптимизация управленческого труда.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается на основе положений  Государственной системы документационного обеспечения управления, государственных стандартов на документы, основных правил работы ведомственных архивов. Федеральные органы исполнительной власти при разработке инструкции по делопроизводству используют типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить  действующему законодательству в области информации и документации. Если имеется типовая инструкция по делопроизводству для определенной категории учреждений, то при разработке конкретной инструкции следует руководствоваться положениями инструкции. Так федеральные органы исполнительной власти, разрабатывая собственные инструкции по делопроизводству, руководствуются положениями типовой инструкции. [3]

Нормативные акты в области  делопроизводства не определяют структуру  инструкции и ее типовое содержание, отсутствуют и методические документы по ее разработке, поэтому при отсутствии типовой инструкции работники службу ДОУ сталкиваются со множеством трудностей при разработке конкретной инструкции по делопроизводству для своего учреждения. Состав  разделов инструкции по делопроизводству, их последовательность, наличие приложений определяются ее разработчиками, но необходимо, чтобы положения инструкции последовательно отражали все стадии работы с документами от их создания или получения до исполнения, отправки и/или сдачи в архив. [1]

Инструкции по делопроизводству строятся по единой схеме и включают в себя общие положения, тематические разделы и приложения, она составляется с учетом специфики деятельности организации.

Отдельные положения Инструкции по делопроизводству могут дополняться  и конкретизироваться в других инструкциях, правилах и методических документах, посвященных отдельным направлениям и участкам работы с документами, например, специальной инструкции регламентируется порядок работы с документами ограниченного доступа.

Раздел «Общие положения» содержит информацию о сфере распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы организации», «инструкция распространяется на административные документы», «инструкция распространяется на все документы, кроме конфиденциальных» и др.), ответственности за ее соблюдение и методическом обеспечении этой деятельности. В разделе устанавливаются должности сотрудников, отвечающих за работу с документами. [3]

Раздел «Документирование» определяет вопросы деятельности организации, подлежащие документированию; перечисляет виды и разновидности документов, используемых для распорядительной, организационной, информационной и других видов деятельности; определяет общие правила подготовки, визирования, согласования и утверждения документов; указывает порядок изготовления и размножения документов, правила оформления и заверения копий и приложений, правила использования и хранения бланков, печатей, штампов. В этом же разделе дается описание работы исполнителей с документами.

Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения правил подготовки документов коллегиального органа, а также документов заместителей руководителя.

В следующем разделе  «Организация документооборота» определяются порядок приема, обработки, распределения входящих, исходящих и внутренних документов, организация их транспортировки, приема и передачи от одного подразделения другому; основные инстанции движения различных групп документов; порядок подготовки и отправки исходящих документов; правила учета объема документооборота.

Раздел «Регистрация документов» определяет организацию  и особенности регистрации отдельных групп документов, методику заполнения регистрационных форм, порядок индексации документов.

В разделе «Организация справочной работы» рассматриваются  принципы построения информационных баз документных данных и картотек, порядок систематизации и классификации справочных массивов и обеспечение их доступности; технологии информационно-поисковой работы. [3]

Раздел «Организация контроля исполнения документов» устанавливает категории документов, подлежащих обязательному контролю, порядок их постановки на контроль, технику контрольных операций (формы контрольных карточек, применение отметок на документах), обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения контрольных данных и информирование руководителей о результатах контроля, исполнительской дисциплине.

В разделе «Оперативное хранение документов» определяются правила хранения дел в службе делопроизводства и в структурных подразделениях, правила формирования отдельных категорий документов в дела, правила разработки и использования номенклатуры дел, порядок ее утверждения и использования, система индексации  и систематизации дел, ответственность определенных должностных лиц за сохранность документов.

Раздел «Подготовка  документов к сдаче в архив» устанавливает  порядок и организацию проведения экспертизы ценности документов (отбора документов для хранения или уничтожения), правила подготовки дел к архивному хранению, требования к описанию  и оформлению документов и порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться  в зависимости от условий работы и принятой технологии. В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, с документами с ограниченной сферой распространения, по техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.).

К инструкции обычно составляют приложения, которые должны содержать  максимум справочно-иллюстрационого  материала, систематизированного в порядке расположения разделов.

Приложения должны содержать  образцы бланков, перечень разрешенных  к применению форм документов, примеры  оформления отдельных видов документов, образцы регистрационных форм, перечни контролируемых документов, формы их учета, схемы документопотоков, примерные списки документов, подлежащих утверждению и заверению различными печатями (гербовой, учрежденческой, печатью службы ДОУ), списки документов, не регистрируемых централизованно в службе ДОУ, и т. п. [3]

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

В составлении инструкции по делопроизводству участвуют работники службы ДОУ и архива, она согласовывается с юридической службой, утверждается приказом руководителя организации и является внутренним нормативным документом, обязательным для исполнения всеми сотрудниками организации.

Первые экземпляры положения  о подразделении и должностных  инструкций хранятся в деле учреждения, копии – у руководителя службы ДОУ и на каждом рабочем месте.

 

 

5. Правила внутреннего трудового распорядка

 

Целью правил внутреннего  трудового распорядка является регламентация  норм трудовой дисциплины компании, регламентация  прав и обязанностей работника, прав и обязанностей работодателя, правил изменения положений трудового договора.

Через использование правил внутреннего  трудового распорядка формируется корпоративная культура, документ позволяет экономить время при адаптации нового сотрудника фирмы. Кроме того, разрешая трудовые споры и конфликтные ситуации между работником и работодателем, используют правила внутреннего трудового распорядка, ссылаясь именно на этот документ. Именно в правилах внутреннего трудового распорядка четко описаны корпоративные нормы, принятые в компании, что помогает однозначно понимать «законы» фирмы всем сотрудникам фирмы.

При отсутствии правил внутреннего трудового распорядка возникают проблемы: в организации действую двойные стандарты, сотрудники не понимают или неверно толкуют корпоративные нормы, а также отсутствует объективная информация при разрешении конфликтных ситуаций.

Правила внутреннего  трудового распорядка разрабатываются  службой персонала, утверждаются генеральным директором организации с учетом мнения представительства органа компании, а также обязательно согласуются с юридической службой. [6]

 

6. Табель форм документов

 

Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава  документов и унификацию форм документов. Унификация состава документов осуществляется через Табель форм документов. [3]

Положения о необходимости  разработки Табеля форм документов в федеральных органах исполнительной власти содержатся в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Табель унифицированных форм документов учреждения – это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения.

Разработка табеля позволяет  решить одновременно несколько задач, это:

• оптимизация состава применяемых в организации форм документов и их закрепление в едином нормативном документе;
• классификация применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);
• унификации состава и форм управленческих документов, сокращение применяемых форм документов, исключение из форм документов дублирующих показателей;
• унификация и нормативное закрепление процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;
• упорядочение в целом документационного обеспечения организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий и оптимизации документооборота организации.

В текущей деятельности табель форм документов выполняет функцию  справочника, содержащего в упорядоченном виде наименования форм документов, используемых в деятельности организации, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов, а также позволяет осуществлять контроль за деятельностью исполнителей, исключая возможность появления непредусмотренных форм документов.

В табель включаются документы  всех структурных подразделений организации, он является нормативным документом и утверждается руководителем организации.