Нормативное обеспечение делопроизводства организации

Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное  учреждение

среднего профессионального образования

 

 

Специальность: «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

 

 

 

 

 

 

 

 

НОРМАТИВНОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ОРГАНИЗАЦИИ

 

Курсовая работа

по дисциплине «Документационное  обеспечение управления»

 

 

 

 

 

 

 

Выполнил

студент группы АД – 32        

«__» ________ 2009 г.

 

 

Проверил

преподаватель         

«__» ________ 2009 г.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2009

 

Содержание

 

Введение …………………………………………………………………………………. 3

1. Служба документационного обеспечения управления  и ее нормативная база.….. 4

2. Положение о службе  ДОУ...………………………………………………………….. 5

3. Должностная инструкция работника  службы ДОУ..……………………………….. 8

4. Инструкция по делопроизводству  …………………………………………………...17

5. Правила внутреннего  трудового распорядка ………………………………………  21

6. Табель форм документов  …………………………………………………………….22

7. Альбом форм документов  ……………………………………………………………23

8. Заключение ………………………………………………………………………........24

9. Список литературы ………………………………………………………………….. 25

Приложение

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ. Поэтому любая страна, имеющая целью создать сильное государство, неминуемо создает и государственную систему работы с документами. И от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений, следовательно, общий результат деятельности государства, учреждения.

Для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера. Еще указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке, то есть с тех пор, как появился аппарат управления, существует стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата.

Сейчас каждая организация  разрабатывает свои нормативные документы, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о  работе с документами ограниченного доступа и другие.

Данная тема для меня является актуальной, так как по роду своей профессиональной деятельности мне придется с этим столкнуться, ведь именно в нормативных документах регламентируются права и обязанности каждого сотрудника, содержатся правила работы с документами, установлены нормы корпоративной культуры.

Цель курсовой работы заключается в исследовании нормативных документов, их значимости для организации и для работников службы ДОУ, особенностей их составления и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Служба документационного обеспечения управления

и ее нормативная  база

 

Документационное обеспечение управления – это важнейшая функция в деятельности любой организации. По ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» документационное обеспечение управления представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными  документами.

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует, вероятно, с тех самых пор, как этот аппарат появился. Ведь установление единых или весьма схожих правил работы с документами вытекает из самой сути производства дел, то есть письменно зафиксировать решение управленческих задач, придать этим решениям и их обоснованиям официальный характер (юридическую силу) и передать эту официальную информацию, зафиксированную в документах, как внутри своей локальной системы управления, так и в другие организации. [8]

Современное документационное обеспечение управления основывается на нормативно-методической базе – комплексе нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними. Нормативное регулирование документационного обеспечения управления охватывает все уровни управления. В Российской Федерации общие принципы организации работы с информацией и документацией определены Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Основным способом фиксации и передачи управленческой и иной информации в системе управления является документ, и от того, насколько эффективно организовано документационное обеспечение, во многом зависит качество принимаемых решений, следовательно, общий результат деятельности учреждения. В учреждениях для правильной организации документационного обеспечения разрабатывается собственная нормативно-методическая база – документы организационного, инструктивного, методического характера, используемые в деятельности служб ДОУ, подразделений и работников, в их числе: положение о службе ДОУ, должностные инструкции работников, инструкция по делопроизводству, Табель и Альбом унифицированных форм документов, применяемых в деятельности учреждения, правила подготовки и оформления управленческих документов, инструкции о порядке работы с обращениями граждан, о порядке приема посетителей, о  работе с документами ограниченного доступа и другие. [8]

В любой организации  должно быть четкое разграничение функций  и обязанностей между сотрудниками в соответствии с их квалификацией и служебным положением, в том числе и в сфере управления документацией. При этом должна быть учтена численность сотрудников службы документационного обеспечения управления по отношению к общей численности работников или по количественным нормам выработки в единицу времени. [1]

Подготовка собственных нормативных и методических документов по этому направлению руководства документацией, а также координация, экспертиза и утверждение работ сторонних организаций в течение последних десятилетий закреплены за Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда Российской Федерации.

 

 

2. Положение о службе ДОУ

 

Положение – это правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий. Это свод правил, регулирующих определенную отрасль государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни. [10]

Положения бывают:

• Индивидуальные – об отделах, цехах, подразделениях, включенных в схему организационно структуры управления предприятием;
• Типовые – о цехах основного производства, структурных подразделениях.

Примерное положение  о службе ДОУ, а также примерная  структура должностной инструкции для работников службы ДОУ содержится в изданном Росархивом в 1991 г. Государственной системе документационного обеспечения управления – наиболее полном общеотраслевом документе, устанавливающем единые принципы и правила документирования управленческой деятельности и организации работы с документами в учреждениях.

Положение о службе ДОУ  разрабатывается по указанию руководителей  предприятия руководством подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих как работу подразделения, так и учреждения в целом и утверждается руководителем организации. [2]

Положения применяются  как самостоятельные правовые акты, которые подписываются руководителем, или как акты, утверждаемые организацией; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. [10]

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает  руководитель структурного подразделения, согласовывается с юридическим отделом. Если проект вызывает возражения и замечания, их излагают на втором экземпляре или на отдельном листе, приложенном ко второму экземпляру проекта.

Проект положения представляют на утверждение руководителю предприятия.

Датой документа является дата утверждения документа, если в  тексте не указана другая дата.

Текст проекта положения  печатается на общем бланке организации и излагается от 3-го лица единственного или множественного лица.

Формуляр-образец положения  состоит из реквизитов:

• Наименование организации (наименование ведомства, структурного подразделения);
• Наименование вида документа – ПОЛОЖЕНИЕ;
• Гриф утверждения;
• Дата, регистрационный номер;
• Место издания (город);
• Заголовок к тексту;
• Текст;
• Подпись;
• Гриф согласования;
• Визы согласования. [5]

Положения является сложным  документом. Его структура и содержание, как правило, определяет учреждение-разработчик.

Структура текста положения  может состоять из следующих разделов:

Раздел «Общие положения» – точное название службы делопроизводства (канцелярия, отдел делопроизводства, управление делами, общий отдел и др.), ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы (кому подчиняется), наименование должности руководителя службы (кто возглавляет отдел), порядок назначения и освобождения начальника отдела от должности (кем назначается и освобождается), требования к его квалификации и стажу практической работы, перечисление всех звеньев организационной структуры службы (если они есть), перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных документов, которыми служба руководствуется, законодательные и общегосударственные нормативно-методические и нормативно-технические документы, организационные и распорядительные документы организации, описание печати, условия ее хранения и использования (если есть);

 Раздел «Цель и задачи» – формируется цель и основные задачи службы;

 Раздел «Функции» – включается детальное описание всех функций, выполняемые службой, в том числе и специфические для данной организации;

 Раздел «Права» – перечень прав, которые закреплены за службой для выполнения ее задач и функций, а также персональные права руководителя службы;

 Раздел «Ответственность» – основные позиции, за которые несет ответственность служба, а также персональная ответственность руководителя службы;

 Раздел «Взаимосвязи» – наименования и характер взаимосвязей службы с другими структурными подразделениями, которые возникают в ходе выполнения ее задач и функций (отношения с отделом кадров, секретариатом, коллегиальным органом и т. д.) [8]

 

 

3. Должностная инструкция работника службы ДОУ

 

Должностная инструкция – это организационно-распорядительный документ длительного или постоянного срока действия (до введения новой), в котором определены научно-технические, технологические, финансовые и другие стороны деятельности организации, ее подразделений и должностных лиц. [10]

Все инструкции можно разделить на две основные группы:

• Инструкции, регламентирующие порядок выполнения какого-либо процесса, в осуществлении которого принимают участие исполнители (должностные лица; подразделения);
• Должностные инструкции, определяющие функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Инструкции могут разъяснять порядок применения законодательных  актов и распорядительных документов (законов, постановлений, приказов).

Должностные инструкции разрабатываются на каждого работника  службы ДОУ. [5]

Основными целями составления должностной инструкции являются:

• Формирование единого стандарта разработки должностной инструкции сотрудника;
• Персонификация ответственности;
• Четкое описание прав и полномочий сотрудника;
• Описание и закрепление основных целей, задач, стоящих перед сотрудником, и вытекающих из них функций. [6]

Должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работников и обеспечивают условия для эффективной работы, они позволяют объективно оценивать деятельность работников и является нормативной основой для применения к работникам мер административного воздействия. Должностные инструкции позволяют реализовать основной принцип рациональной организации труда – принцип разделения и кооперации труда. Через использование должностных инструкций формируется корпоративная культура.