Нормативное обеспечение делопроизводства организации

При отсутствии в организации  такого рода документа происходит дублирование функций, превышение полномочий и, как результат, возникновение конфликтных ситуаций. [6]

Прежде всего, должностная  инструкция на секретаря – это документ индивидуальный, так как должность секретаря имеет много градаций. В маленькой организации секретарь-референт будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении. Есть секретари коллегии, ученые секретари научных советов.

У каждого секретаря, исходя из объемов и специфики  деятельности организации, требований руководителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, логических и технических видов работ. В то же время существует типовой набор управленческих операций по документному и бездокументному обслуживанию, который выполняют все секретари. 

Кроме того, особенность  и сложность составления должностной инструкции секретаря обусловлены многогранностью его деятельности. Секретарь небольшой фирмы выполняет все виды работ документационного обеспечения управления, только в меньшем объеме. Секретарь руководителя помимо обычных видов работ может ежедневно просматривать прессу, делать обзоры, готовить материалы для докладов. Характер работы секретаря сегодня во многом зависит и от степени автоматизации работы с документами в компании в целом. [4]

Для составления качественной должностной инструкции необходимо внимательно и глубоко проанализировать виды работ, выполняемые работником, занимающим определенную должность, иначе говоря, составить описание должности или рабочего места. Детальное описание выполняемых работником видов работ позволяет сформулировать комплекс требований, предъявляемых к конкретной должности или рабочему месту, требований к знаниям, которыми должен обладать работник, его навыкам, опыту и так далее.

При разработке должностной  инструкции работников службы ДОУ следует  руководствоваться «Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих» от 21 августа 1998 г. № 37. [4]

Основой для разработки индивидуальной инструкции являются:

1.Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документации и службам документационного обеспечения (1991);

2.Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (2000);

3. Типовые и примерные инструкции, выпускаемые министерствами и ведомствами для подведомственных организаций, например: Примерная инструкция по делопроизводству в высшем учебном заведении, Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях, утвержденные и введенные в действие Министерством образования РФ (2000);

4. Инструкция по делопроизводству, как в аппарате Президента, Государственной Думе, так и успешно применяемые в министерствах и ведомствах. [8]

Формуляр-образец инструкции состоит из реквизитов:

• Наименование организации (наименование министерства, ведомства, структурного подразделения);
• Наименование документа – ИНСТРУКЦИЯ;
• Дата, регистрационный номер;
• Место издания (город);
• Заголовок к тексту (в именительном падеже);
• Гриф утверждения (или отместка, что инструкция является приложением к распорядительному документу);
• Текст;
• Подпись;
• Гриф согласования;
• Визы согласования. [5]

Инструкция состоит  из нескольких разделов, каждый из которых является логически законченной частью документа:

 Раздел «Общие положения» содержит наименование должности в соответствии со штатным расписанием, место в системе управления, то есть название структурного подразделения, устанавливает область деятельности, квалификационные требования, подчинение, освобождение от должности и назначение на нее.

В крупных организациях, имеющих службу документационного  обеспечения управления, секретарь  имеет двойную подчиненность  – непосредственно своему руководителю и начальнику службы документационного обеспечения управления. Назначаются и освобождаются от должности секретари приказом руководителя.

 Сегодня отношение  к секретарю и требования к  нему изменились. Фирмы ищут секретаря  с высшим или средним специальным образованием, знающего иностранный язык, свободно работающего на компьютере. Предпочтение отдается кандидату, получившему высшее образование по специальности 350800 «Документоведение и документационное обеспечение управления». Таких специалистов в разных городах страны готовят более 70  вузов. Все чаще от секретаря, как за рубежом, требуется знание не одного, а двух и более иностранных языков, так как фирмы имеют многочисленные контакты с зарубежными партнерами, и секретарь осуществляет связь с ними. Кроме того, к требованию относят деловые и личные качества секретаря. [4]

 К деловым качествам относят:

• Профессиональные навыки – высокий уровень базового образования, умение работать с современной компьютерной техникой и оргтехникой, хорошее знание русского языка, культуры речи;
• Высокий уровень самоорганизованности (организаторские качества) – умение организовывать свою работу и работу офиса, рациональное ведение работ с документами;
• Ответственность и надежность – умение качественно и своевременно выполнять поставленные руководством задачи, нести ответственность за их выполнение;
• Инициативность – умение самостоятельно принимать решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководства;
• Пунктуальность , исполнительность – умение своевременно и точно исполнять документы и поручения руководства, вовремя доставлять информацию о встречах, переговорах;
• Преданность работе, умение хранить служебные тайны – чувство сопричастности ко всем делам фирмы, заинтересованность в успехе ее деятельности, умение проявлять такт и осторожность, не разглашать конфиденциальные сведения;
• Предвидение – умение интуитивно чувствовать напряженную ситуацию и детально планировать работу в этот момент, избегая негативных моментов.

К личным качествам можно  отнести:

• Умение адаптироваться – умение быстро переключаться с одного вида работ на другой, способность одновременно выполнять несколько поручений;
• Коммуникабельность и уравновешенность – способность легко устанавливать контакты и связи;
• Вежливость, доброжелательность, любезность – создание психологического комфорта в офисе, способность оказания моральной поддержки, понимание состояния другого человека;
• Внешний вид – гармоничное сочетание привлекательности и строго элегантного, классического стиля в одежде;
• Стремление к постоянному совершенствованию, самообразованию – постоянное пополнение и накопление общих и профессиональных знаний, интерес к усваиванию смежных областей работы, желание и умение расти творчески и интеллектуально. [7]

Последний пункт этого  раздела должностной инструкции содержит указания основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми секретарь руководствуется в своей работе. Начинать этот пункт раздела надо с Конституции Российской Федерации, Трудового кодекса РФ, федеральных законов, указов Президента РФ, постановлений Правительства, имеющих отношение к организации управленческого труда и делопроизводства, затем перечислить ГОСТы, определяющие порядок оформления документов, типовые инструкции и правила, нормативы времени. Завершает пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации: устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция. [4]

 Раздел «Должностные обязанности», сгруппировав по направлениям деятельности, перечисляют все виды работ, операции и технологии. [8]

Этот раздел сегодня требует как можно большей детализации. Виды работ должны быть разбиты на операции, и желательно с указанием технологии выполнения. Например, функция «информационно-документационное обеспечение» разбивается на две части: документирование и работу с документами.

 Документирование  в свою очередь может включать:

• Составление по указанию руководителя проектов писем, телеграмм;
• Печатание на компьютере документов руководителя;
• Проверку правильности оформления документов при представлении на подпись руководителю;
• Снятие и заверение копий с документов.

Работа с документами  может включать:

• Получение входящих документов;
• Прием факсов и электронной почты;
• Первичную обработку полученных документов в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству;
• Предварительный просмотр документов;
• Регистрацию документов по установленным в организации правилам;
• Доклад документов руководителю.

В функции «организационное обслуживание руководителя» также  перечисляются все виды работ, например:

• Организация телефонных переговоров;
• Организация и обслуживание совещаний;
• Организация приема посетителей;
• Организация командировок руководителя. [4]

Степень детализации  каждого пункта раздела «Должностные обязанности» может быть различна. Сейчас в разработке должностной инструкции появилась тенденция разбивать вид работы на процедуры, которые перечисляют в логической последовательности их выполнения со ссылкой на пункты соответствующих нормативно-методических документов. Например, секретарь обычно документы, работа с которыми закончена, раскладывает в дела. В его должностной инструкции будет указано, что эту работу он выполняет в конце дня и документы раскладывает в соответствии с номенклатурой дел и инструкцией по делопроизводству фирмы. При этом лучше назвать конкретные пункты инструкции, где описан порядок формирования дел.

 Раздел «Права» является самым главным разделом. Он подчеркивает место секретаря в системе управления, его значимость, положение в организации. Именно через права видны полномочия, делегированные руководителем секретарю, и степень его самостоятельности.

Этот раздел устанавливает  права работника, которые способствуют успешному выполнению работы. Грамотно составленный раздел дает возможность секретарю освободить время руководителя для решения основных стратегических и тактических задач.

В зависимости от степени  доверия руководителя секретарю  и его профессиональных знаний в инструкции записываются права:

• Предварительного просмотра документов и определения, какие из них могут быть переданы исполнителям, минуя руководителя.

Это важный пункт, так  как секретарю фактически делегируется право определить уровень рассмотрения документа. Конечно, у него должен быть перечень вопросов, решаемых в организации, с указанием исполнителей, согласованный с руководителем;

• Организации приема и определения приоритетности представления посетителя руководителю.

Этот пункт позволяет секретарю пропустить работника в зависимости от важности и срочности решения вопроса «вне очереди»;

• «фильтрации» телефонных звонков.

Это позволяет не соединять  руководителя с нежелательными для  него лицами и направлять звонки на уровень ниже, что дает возможность не только не отрывать его от работы, но и экономить время руководителя, более оперативно решать многие вопросы;

• Контроля за исполнением поручений руководителя и сроками исполнения документов;
• Контроля за правильностью оформления документов до предоставления на подпись и отправки и возвращения неправильно оформленных документов на доработку;
• Доступа к информации;
• Запроса информации и документов для руководителя;
• Представлять свою организацию и т.д. [4]

Раздел «Ответственность»  составляется в строгом соответствии с законодательством, в нем конкретно указывается на то, за что работник несет ответственность. [8] Обычно его излагают обобщенно, типа секретарь несет ответственность за невыполнение или ненадлежащее выполнение любого пункта должностной инструкции» или «секретарь несет ответственность за несоблюдение стандартов предприятия, касающихся работы секретаря».

Раздел «Взаимоотношения» также  очень важен в организации  работы любого сотрудника управленческого аппарата. Обычно в должностных инструкциях он излагается обобщенно, например: «секретарь в своей работе взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по сбору, обработке и передаче информации и документов».

Но с конца 1990-х годов требования к этому разделу изменились, и в первую очередь это связано с активным внедрением автоматизированных систем, которые требуют детального указания, какая информация, в каком виде, кому передается и от кого поступает. Раздел рекомендуе5тся представить в табличной форме, из которой наглядно видно, от кого и какие секретарь получает документы, с кем согласовывает, кому передает и в какие сроки. [4]

В настоящее время чаще стал появляться раздел «Оценка работы». В нем  обычно указываются критерии своевременности  работы и ее качество, например: отсутствие жалоб, претензий и нареканий; отсутствие ошибок в документах; соблюдение сроков исполнения поручений руководства и т.д.