Нормативная основа делопроизводства и архивного дела

Для архивных учреждений актуальными  являются справочно-информационные системы, обеспечивающие автоматизацию учета, анализа и технологии выполнения основных функций архивов, а также  автоматизированные информационные системы  и базы данных, оперирующие полнотекстовой информацией. Информационная поддержка  основных видов деятельности государственных  архивов осуществляется путем создания совместимого программного обеспечения  в виде комплекса взаимосвязанных  баз данных, его внедрения, практического  использования.

В оптимальном варианте эти  базы данных должны функционировать  в локальной вычислительной сети архивного учреждения как комплекс локальных или распределенных баз  данных. Ядром этого комплекса  является база данных, содержащая сведения учетного характера на уровне фонда  и описи о сохранности архивных материалов, о составе и содержании документов. Состав программного обеспечения  определяется существующими нормативно-методическими  документами, регулирующими деятельность архивных учреждений, и характером сложившихся внутриотраслевых информационных потоков. Вместе с тем, в случае необходимости, он может быть расширен.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем, который входит в структуру  Росархива.

Главными задачами отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем являются:

1.     разработка основных направлений развития информационно-поисковых систем;

2.     использование автоматизированных архивных технологий;

3.     создание баз и банков данных, выполнение оформительских и печатных работ.

Важным этапом работы отдела явилось внедрение в эксплуатацию программного комплекса «Архивный  фонд - 3» в 2003 году, рекомендованного Росархивом для информационного  обеспечения функций государственного учета и контроля за хранением  документов, их сохранностью.

Специалистами отдела разработано  и внедрено программное обеспечение:

1.     базы данных «Учет фондов», с основными сведениями о количестве и составе фондов, движении документов, научно-справочном аппарате;

2.     базы данных «Учет физического состояния дел», содержащей основные сведения о физическом состоянии дел;

3.     базы данных «Персоналии», включающей в себя биографические сведения о номенклатурных работниках региона.

Программа «Архивный фонд - 3» представляет собой автоматизированный информационный массив о составе  и содержании документов, состоянии  их сохранности и научно-справочного  аппарата на уровне фонда и описи. Программное обеспечение позволяет  автоматически формировать паспорт  архива, составлять тексты путеводителей  по фондам архива, статистические отчеты, осуществлять контроль за хранением  документов, развитием и совершенствованием научно-справочного аппарата.

Структура разделов базы данных организована в соответствии со структурой и группировкой основных показателей, описывающих объект. К ним отнесены характеристики научно-справочного  аппарата к документам фонда; классификация  документов по различным параметрам; физическое состояние документов фонда, а также показатели, характеризующие  виды архивных документов, их носители, язык, условия хранения, использования, форму организации материала; показатели, характеризующие объем документов фонда.

В комплексе с программой «Архивный фонд - 3» работает программа  «Фондовый каталог», предназначенная  для автоматизации централизованного  государственного учета архивных документов и контроля над сохранностью документов. Программа реализована в виде автоматизированного каталога архивных фондов. Это дает возможность передавать сведения в Центральный фондовый каталог Росархива в электронном  формате. Система автоматически  формирует сводные паспорта, сводные  статистические отчеты, перечни архивных фондов, статьи для подготовки структурных  и тематических межархивных путеводителей.

 

 

 

 

 

Заключение

 

Архивное строительство  в России имеет длительную историю. Архивное дело представляет собой отрасль  деятельности человеческого общества, охватывающую все теоретические, правовые и практические аспекты, являющиеся частью исторической памяти о прошлом.

Архивные документы являются важнейшим источником достоверной  информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно  обращаются как отечественные, так  и зарубежные исследователи.

Весь комплекс архивных документов именуется архивным фондом. Архивный фонд Российской Федерации представляет собой совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Архивный фонд Российской Федерации делится на две большие  части - государственную и негосударственную. Хранение государственной части  архивного фонда РФ осуществляется государственными и ведомственными архивами. Негосударственную часть  Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся  в собственности негосударственных  объединений и физических лиц.

В 2004 году был принят Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации». В законе детально проработаны вопросы организации архивной работы по всем направлениям. О хранении, комплектовании, учете и использовании архивных документов. Новый закон более чем в два раза расширяет содержание, определения, термины и характеристики различных вопросов работы с архивными документами по сравнению с Основами законодательства, но, несмотря на свой прогрессивный характер, все-таки содержит определенные противоречия и изъяны.

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и  точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной  информации, является степень автоматизации  архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета  и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета  использования фондов.

Разработкой и внедрением автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых систем занимаются специалисты отдела автоматизированных архивных технологий и информационно-поисковых  систем, которой входит в структуру  Росархива.

Сегодня основным нормативным  документом, устанавливающим общие  требования к функционированию служб  документационного обеспечения  управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами, является новая Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.  

Значительная часть требований к документационному обеспечению  управления зафиксирована в принятых Правительством РФ регламентах, среди  которых следует назвать Регламент  Правительства Российской Федерации, Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает также Государственный стандарт ГОСТ Р 6.30-2003 УСОРД “Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов”. Рекомендательный характер данного стандарта не принижает его значения.   В настоящее время сохраняет свою актуальность Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. 

Тем не менее, задача создания и дальнейшего развития законодательной  и нормативно-правовой базы ДОУ для  нашей страны остается важнейшей  государственной задачей. Особенно острое значение она приобретает  в связи с развитием электронного документирования и электронного документооборота – эти вопросы должны решаться с учетом опыта, накопленного отечественным  делопроизводством.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованных источников

 

1 Российская Федерация. Законы. Об архивном деле в Российской Федерации. [Электронный ресурс]: федер. закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ : [принят Гос. Думой 1 октября 2004 г, : одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г. : в ред. от 04.12.2006 N 202-ФЗ, от 01.12.2007 N 318-ФЗ, от 13.05.2008 N 68-ФЗ, от 08.05.2010 N 83-ФЗ, от 27.07.2010 N 227-ФЗ ]. – Электрон. дан. – Режим доступа : http://base.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW;n=101679 .

2 Алексеева, Е.В. Архивоведение [Текст] : учеб. пособие / Е. В. Алексеева, Л. П. Афанасьева, Е. М. Бурова ; под ред. В. П. Козлова.- 6-е изд., стер. - М. : Академия, 2007. - 272 с. - ISBN 978-5-7695-4405-7.

3 Козлов, В.П. Перспективы развития нормативной базы делопроизводства и архивного дела в РФ [Электронный ресурс] / В.П Козлов // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2006. - № 7.  Электрон. дан. – Режим доступа : http://e.sekretariat.ru/magazine/archive/rubric75/518/ .

4 Кузнецова, Т.В. Архив начинается с делопроизводства [Электронный ресурс] /  Т.В. Кузнецова // Делопроизводство. – 2009. - № 2. Электрон. дан. – Режим доступа : http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?65 .

5 Павлова, У. В. Организация работы, обеспечение сохранности и использование документов в ведомственных архивах [Электронный ресурс] / У.В. Павлова // Делопроизводство. – 2009. - № 1. Электрон. дан. – Режим доступа : http://www.top-personal.ru/officeworkissue.html?58 .