Нормативная основа делопроизводства и архивного дела

На сегодняшний день создана  и правовая основа государственного учета. В соответствии со ст. 19 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» документы Архивного  фонда Российской Федерации независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

 

4 Проблемы архивного дела, решаемые законодательным путем

 

Однако Федеральный закон Российской Федерации «Об архивном деле в Российской Федерации» не решил всех проблем, которые имеют место в архивном деле. Основные из данных проблем представлены на рисунке 1. Охарактеризуем каждую из них.

 

Рисунок 1 - Проблемы архивного дела на современном этапе, решаемые законодательным путем

Сегодня совершенно необходима кропотливая работа приведения существующей нормативно-правовой базы субъектов  Российской Федерации в соответствие с Федеральным Законом «Об  архивном деле». Проблема заключается  в том, что некоторые субъекты федерации имеют собственные  законы, которые до сих пор не приведены в строгое соответствие с нормами Федерального законодательства. К ним относятся законы таких  регионов как Татарстан, Башкортостан, Удмуртия, Новосибирская и Московская области, город Москва.

В архивном деле существует особо актуальная задача введения и  применения единых стандартов доступа, что является прямым требованием  Конституции РФ. Должны существовать единые правила учета и поиска информации, как и единые правила  работы всех публичных архивов: государственных, федеральных, всех субъектов федерации  и муниципальных. Здесь следует  особо подчеркнуть, что Единые правила  работы государственных и муниципальных  архивов – это подзаконный  акт, который должен быть выпущен  Министерством культуры и массовых коммуникаций РФ в ближайшие год-полтора. Этот документ должен стать нормативным  актом, по которому будут жить государственные  и муниципальные архивы страны.

Архивные документы со временем ветшают, приходят в неудовлетворительное состояние. Понятие «неудовлетворительное  физическое состояние документа» вводится архивистами главным образом  для того, чтобы сохранить подлинники документов, а не для закрытия архива для пользователя. Необходимо создание страхового фонда архивов и фонда  пользователя, чтобы этот последний  мог бы работать с микрофильмом документа (то есть его копией) и читать этот документ, пока нет возможности доступа  к подлиннику.

В соответствии с п. 2 ст. 25 закона «Ограничивается доступ к  архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и  иную охраняемую законодательством  Российской Федерации тайну, а также  к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам Архивного фонда  Российской Федерации, признанным в  порядке, установленном специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом  исполнительной власти, находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии».

Здесь уместно напомнить, что любой пользователь архива вправе подать в суд, если его законное требование не выполнено и ему отказывают в доступе к открытым документам на основании того, что последние  находятся в неудовлетворительном физическом состоянии. Такая формулировка на деле отражает тот факт, что в  архиве отсутствуют необходимые  мирофильмированные копии документов, а работники архива не выполняют  в полном объеме своих должностных  обязанностей.

Очевидно, что в компетенцию  Закона об архивах не входит установление ответственности за его нарушение  – такая ответственность устанавливается  административным, гражданским, уголовным  и иным законодательством РФ.

Согласно Статье 13.20 Кодекса  РФ об административных правонарушениях  граждане, виновные в несоблюдении законодательства, правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, могут быть привлечены к ответственности в виде штрафа на сумму от 1 до 3 минимальных размеров оплаты труда (МРОТ), должностные лица – на сумму от 3 до 5 МРОТ. В этой статье существует правовой вакуум относительно возникновения и объема ответственности  за несоблюдение законодательства об архивах юридическими лицами.

Очевидно, что совершенно необходимо изменение ответственности  за такие правонарушения на более  суровую, поскольку ценность многих утраченных документов и стоимость  реставрации сохранившихся значительно  больше предусмотренной данной статьей.

В Советском Союзе были созданы первые кино - и фоноархивы, благодаря которым мы сегодня можем увидеть и услышать давно минувшее. К сожалению, сейчас ситуация с пополнением этих архивов изменилась в не лучшую строну: даже государственные теле- и радиовещательные компании не считают нужным отправлять обязательный экземпляр своей аудиовизуальной продукции в соответствующие государственные архивы. И это - несмотря на то, что в начале 2004 года было принят новый вариант закона «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. Федеральных законов от 11.02.2002 N 19-ФЗ, от 22.08.2004 N 122-ФЗ, от 03.06.2005 N 57-ФЗ, от 18.12.2006 N 231-ФЗ, от 26.03.2008 N 28-ФЗ, от 23.07.2008 N 160-ФЗ, от 11.07.2011 N 200-ФЗ, с изм., внесенными Федеральными законами от 27.12.2000 N 150-ФЗ, от 24.12.2002 N 176-ФЗ, от 23.12.2003 N 186-ФЗ), предполагающий обязательную поставку в Федеральные архивы любого аудиовизуального произведения. Очевидно, что здесь большую роль играет широкая востребованность такого информационного продукта и значительная финансовая выгода от его продажи и существующая очень незначительная ответственность за нарушение архивного законодательства, и поэтому производители просто блокируют передачу документов такого рода на государственное хранение. Ведь, в случае наличия таких документов в архиве, они будут доступны для многих пользователей. Здесь происходит столкновение авторских прав на информационный продукт и названного Закона «Об обязательном экземпляре документов», что требует дальнейшего совершенствования законодательства в таких, на первый взгляд, далеких друг от друга областях.

Наши архивы во многом уникальны. Для многих зарубежных партнеров  огромный интерес представляет покупка  у России сырой архивной информации – копий, микрокопий, электронных  копий документов и т.д. Этот вопрос представляет собой предмет ожесточенных споров, хотя несомненно, что Россия не должна идти на масштабные проекты, связанные с продажей такой информации. Сегодня наша страна вышла из полосы кризиса начала-середины 90-х годов  прошлого века. И поэтому курс, который  был взят когда-то на такую форму  международного сотрудничества в архивном деле, уже не является оправданным.

 

 

5 Законодательное регулирование делопроизводства

 

В настоящее время регламентация  документирования, организации и  технологии документационного обеспечения  управления ведется в нескольких направлениях: законодательное регулирование, стандартизация, разработка нормативных  и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Высшей правовой значимостью обладают законы Российской Федерации.

Федеральный закон Российской Федерации  «Об информации, информатизации и  защите информации» закрепил обязательность документирования информации, установил  ряд терминов (информация, информатизация, информационные ресурсы, документированная  информация и др.), урегулировал отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установил обязательность предоставления информации государственным органам. Федеральный закон «О бухгалтерском учете», указав, что бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, и документального учета всех хозяйственных операций, специальной статьей (ст. 9) определил правила первичных учетных документов. В ней подчеркивается, что все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти служат первичными учетными документами. При этом закон допускает создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация должна изготовлять копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль.

Об обязательности документирования говорится и в других законодательных  актах. Так, Гражданский кодекс Российской Федерации определил правовые основы не только деятельности юридических  лиц, но и ее документирования. Например, ст. 184 и 185 определяют, что коммерческое представительство осуществляется на основании договора, заключенного в письменной форме, и доверенности, т.е. письменного уполномочия, выдаваемого  одним лицом другому.

В ряде статей установлены требования к составу информации (содержанию) документов и их оформлению, Так, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют  юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как  доверенность; в ст. 878 определен  формуляр чека и т.д.

Федеральные законы «Об акционерных  обществах» и «Об обществах с  ограниченной ответственностью» наряду с правовыми нормами создания, реорганизации, ликвидации обществ  значительное внимание уделяют порядку  документирования их деятельности, правилам составления и оформления ряда документов.

Статья 89 закона «Об акционерных  обществах» и ст. 50 закона «Об обществах  с ограниченной ответственностью»  определяют обязанности обществ  по хранению документов. Закон установил  обязательность хранения документов обществ  хождения их исполнительных органов. Общества отвечают упорядоченность документов, должны проводить работу по их сохранности  в соответствии с указаниями и  рекомендациями архивных органов Российской Федерации.

Эта норма тесно связана с  требованиями Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде  Российской Федерации и архивах, которые установили, что в Архивный фонд Российской Федерации входят документы, находящиеся на ее территории, независимо от формы собственности организаций, в которых они образовались. Поэтому  многие документы учреждений, организаций и предприятий по истечении определенного срока должны передаваться на хранения в государственные архивы в порядке, определенном нормативными документами.

Закон «О языках народов  Российской Федерации» (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ, от 11.12.2002 N 165-ФЗ) (ст. 16) определяет обязательность ведения делопроизводства на территории России на русском языке.

В Федеральным законе «Об  основах государственной службы Российской Федерации», посвященном  правовым основам организации государственной  службы и положению государственных  служащих, регламентируется порядок  документирования прохождения государственной  службы, оформления трудового договора и обязательность ведения личного  дела.

Постановлением правительства  Российской Федерации в 1997 г. утверждены «Правила подготовки правовых актов  федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации». В Правилах указан процесс подготовки проекта нормативно-правового акта, его согласования, подписания, утверждения, оформления, сроки подготовки. Определен  также порядок его государственной  регистрации в Министерстве юстиции  РФ (внесение в Государственный реестр нормативных правовых актов и  присвоение ему регистрационного номера). При нарушении требований, изложенных в Правилах, документ не вступает в  силу.

Законодательными актами Российской Федерации регулируются требования к документам, пересылаемым с помощью  разнообразных средств связи (почта, телеграф, факсимильные и электронные  сообщения), требования к защите информации на разных стадиях ее создания и  хранения, приданию документам официальности (юридической силы). В них также  содержатся основы регулирования процессов  информатизации. 3аконом установлены  право собственности на отдельные  документы и массивы документации, категории информации по уровням  доступа к ней.

Ряд правовых актов содержит нормы, которые необходимо учитывать при  составлении и оформлении управленческих документов. К таким актам относятся, например, закон РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров», который определяет порядок регистрации эмблемы предприятия, помещаемой на бланке; постановление Правительства РФ «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» и др.

Таким образом, в действующем законодательстве содержится значительное количество обязательных для исполнения норм, правил и требований к документированию различных направлений  деятельности государственных и  негосударственных организаций, к  оформлению тех или иных видов  документов, их содержанию и структуре  текста. Специалист в области делопроизводства обязан знать действующее законодательство страны и следить за его изменениями, так как эти знания составляют одно из важнейших профессиональных качеств, без которого невозможно заниматься делопроизводством на современном  уровне.

 

6 Автоматизация архивного дела

 

 

Одним из факторов, определяющих способность архивов полно и  точно удовлетворять все возрастающую потребность в ретроспективной  информации, является степень автоматизации  архивных технологий, охватывающих процессы комплектования архивных фондов, учета  и обеспечения их сохранности, работы с научно-справочным аппаратом, выполнения информационных запросов и учета  использования фондов.

В настоящее время, когда  реформированию подвергаются практически  все стороны общественного устройства, многократно возрастает ценность архивной информации. Удовлетворить потребность  общества в ней возможно лишь путем  информатизации архивной отрасли, то есть создания оптимальных условий для  этого. В связи с новым пониманием архива как части информационных ресурсов и информационной системы, важнейшей задачей архивной отрасли  становится развитие рациональной системы  формирования, обеспечения сохранности  и всестороннего использования  Архивного фонда России.