Міжнародні стандарти у сфері управління документацією

а) попереднє дослідження;

b) аналіз ділової діяльності;

с) встановлення вимог до службових документів;

d) оцінка наявних систем;

е) визначення стратегії  дій, що забезпечують виконання вимог  до документів;

f) розробка документаційної системи;

h) аналіз упровадження  системи.

Припинення функціонування документаційних систем запропоновано обов’язково документально оформляти, тому що службові документи до системи більше не додаються, а доступ до неї залишається відкритим.

У дев’ятому розділі “Документаційні процеси та їхнє контролювання” розглянуто визначення службових документів, які підлягають долученню до документаційної системи, та строки їхнього зберігання, а також долучання службових документів до документаційних систем, що включає перелік різних методів, таких як класифікування таіндексування, систематизування у логічній послідовності, незалежно від виду носія, реєстрація. Функціонування системи в процесі ділової діяльності має:

· забезпечити створення метаданих, що описують діловий контекст;

· засвідчувати місцезнаходження службового документа;

· виявляти, яка дія не виконана;

· виявляти, хто має доступ до службового документа;

· виявляти, коли цей доступ мав місце;

· забезпечувати свідчення дій, що здійснювалися зі службовим документом.

Реєстрація документів засвідчує  факт їхнього створення та долучення до документаційної системи і полегшує їхній пошук.

Велика увага приділяється класифікуванню напрямів службової діяльності, а також системам класифікації, які можна використовувати для операцій керування документаційними процесами.

У десятому розділі “Відстежування та здійснювання перевірення” наголошується на тому, що для того, щоб перевірити рівень задоволеності користувачів системою та ефективність її функціонування, потрібно регулярно проводити відстежування відповідності до політики та вимог організацій. У разі непридатності чи неефективності такої системи її модифікують.

В одинадцятому розділі “Навчання” вказується, що весь керівний склад та весь допоміжний персонал і всі працівники, які мають відношення, чи працюють з документаційними системами, повинні обов`язково навчатися, тамати програму навчання роботи зі службовими документами.

До першої частини стандарту  розроблено покажчик, що полегшує роботу зі стандартом.

Також у першій частині  стандарту є додатки, які носять довідковий характер:

· Додаток НА містить перелік стандартів України, на які є посилання в цьому стандарті.

· Додаток НБ містить порівняльну таблицю визначення понять, згідно зі стандартом ДСТУ 2732:2004 та згідно з цим стандартом.

· Додаток НВ містить перелік національних відхилів, що є в цьому стандарті та їхнє пояснення.

· Додаток НГ містить абетковий покажчик українських термінів, що значно полегшує роботу зі стандартом, а безпосередньо – з його першою частиною.

Друга частина стандарту  складається з національного  вступу, шести розділів, чотирьох додатків, покажчика і бібліографії.

У національному вступі йде  про те, що цей стандарт є переклад міжнародного стандарту ISO/TR 15489-2:2001, також до стандарту внесено зміни, які зумовлені вимогами до організації діловодства й архівної справи в Україні, а також внесені відповідні редакційні зміни.

У першому розділі другої частини стандарту, який має назву  “Сфера застосування”, вказується, що це настанови, які полегшать упровадження ISO 15489-1, і мають застосовуватися  фахівцями з керування документаційними процесами та організаціями, що керують службовими документами. Другий розділ “Політика та обов`язки” складається з кількох підрозділів. Друга частина стандарту “Настанови” має більш практичний характер. Якщо в першій частині “Основні положення” було подано у загальній формі, то в другій частині надаються додаткові рекомендації щодо політики керування документаційними процесами та їхнього впровадження. Зокрема організації зобов`язані розробити, задокументувати та забезпечити впровадження та дотримання політики керування документаційними процесами. Виклад цієї політики визначає, хто відповідатиме та здійснюватиме контроль за використанням програм і політики керування документаційними процесами. Формування політики має бути забезпечене відповідними інструкціями та номенклатурою справ. Політика керування документаційними процесами повинна зобов`язувати всіх працівників створювати та зберігати всі відповідні документи, що належним чином документують діяльність організації.

Політика визначає повноваження та обов`язки всіх категорій працівників, що беруть участь у керуванні документаційними процесами. Відповідно на вище керівництво покладено найвищий рівень відповідальності. Зокрема фахівці з керування документаційними процесами розробляють загальну політику, процедури та стандарти для організації і несуть основну відповідальність за впровадження ISO 15489-1.

У третьому розділі “Стратегія. Розробляння та впроваджування”  наведено рекомендації, що стосуються розробляння та впроваджування системи  керування документаційними процесами, які розписані поетапно. Охарактеризовано мету кожного етапу та здійснено його детальний опис. R

Етап А. Попереднє дослідження  допоможе визначити, які службові документи  треба долучати до документаційної системи та як довго зберігати, а також визначити сильні та слабкі сторони організації у сфері керування документаційними процесами, визначити головні чинники та потреби у створенні і зберіганні службових документів.

Етап В. Аналізування ділової  діяльності забезпечить розуміння  зв`язку службового документа з діяльністю організації та процесами цієї діяльності, допоможе розробити модель напрямів роботи організації та процедури  її виконання.

Етап С. Встановлення вимог  до службових документів. Цей етап забезпечує засади створення, зберігання та передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення, а також визначення вимог організації  до створення, одержування та зберігання службових документів.

Етап О. Оцінювання наявних  систем дає змогу визначити будь-які  розбіжності між вимогами, їхнім  виконанням і можливостями наявних  систем, щоб оцінити рівень їхньої ефективності.

Етап Е. Визначення стратегії  виконання вимог до службових  документів полягає у визначенні організацією політики, процедур, стандартів, засобів та методів, які потрібно запровадити для створення і  зберігання службових документів, необхідних для її діяльності. Пропонується брати до уваги історію, вид діяльності, технологічне забезпечення, зовнішні умови та інші чинники, які впливають на функціонування організації.

Етап F. Розробляння документаційної системи. Показано зв`язок усіх етапів на певному рівні їхнього запровадження. На цьому етапі відбувається залучення експертів та інших фахівців із керування документаційними процесами, до розробки інструкцій, які відповідають вимогам до документації.

Етап G. Впроваджування документаційної системи. На цьому етапі потрібно розробити стратегію шляхом системного дослідження, щоб упровадити план, який забезпечує загальний огляд, як діють разом різні складники системи.

Етап Н. Аналізування після  впровадження системи охоплює аналіз процесу розвитку системи, та оцінку її ефективності для того, щоб усунути  недоліки.

Четвертий розділ “Документаційні процеси та їхнє контролювання” містить вступ та кілька підрозділів, у яких розкрито певним чином операції з керування документаційними процесами, що стосуються документів, де інформація записана на паперовому носієві, та електронної документації. У цьому розділі приділяється увага основним засобам, які використовуються під час керування документаційними процесами, та класифікуванню напрямів діяльності організації. Обов`язковим є словниковий контроль – перелік санкціонованих заголовків. Це дає змогу контролювати термінологію, що використовується для назв службових документів в організації. Відповідно також розробляється тезаурус, який застосовується в разі класифікування конкретних службових документів.

У національному відхилі, який подається до цього підрозділу, вказано, що централізовано уповноважені архівні установи повинні розробляти перелік службових документів зі строками їхнього зберігання, що затверджуються нормативно-правовими актами, відповідно до яких розробляють номенклатуру справ, та погоджують її з уповноваженою  архівною установою.

Для того, щоб визначити, які службові документи потрібно долучати до документаційної системи та як довго їх зберігати, потрібно проаналізувати внутрішнє та зовнішнє середовище організації, її функції, діяльність та взаємозв`язки з цим середовищем.

Подається схема класифікації рівнів доступу та безпеки. Цей процес поширюється на визначення, які документи  потрібно долучати до документаційної системи та хто може мати до них доступ, і як довго їх зберігати. Доступ до службових документів обмежується для захисту інформації від будь-якого несанкціонованого доступу, збирання, використання, вилучання, змінення, знищування тощо. Процес долучання службових документів поширюється як на документи, які були створені організацією, так і на ті, які вона отримала. Формою долучання службового документа є результат визначення, до якого класу належить конкретний службовий документ відповідно до класифікації та його розміщення у визначеній послідовності серед інших службових документів.

Реєстрація свідчить, що службовий документ було створено або  долучено до документаційної системи, що охоплює запис інформації про службовий документ, та надання йому унікального умовного позначення. Службові документи також можна реєструвати на різних рівнях. Стосовно документів на паперових носіях, таке реєстрування може здійснюватися на рівні справи та на рівні документа або аркуша (аркуш бухгалтерської книги). У комп`ютеризованих системах пропонується розробити реєстрацію документів таким чином, щоб вони реєструвалисьавтоматично без втручання фахівця з керування документаційними системами, відповідно процес реєстрації в електронних документаційних системах може містити класифікацію і визначення статусу доступу.

У цьому розділі розкриваються  також загальні принципи класифікування, словниковий контроль, що передбачає визначення місцезнаходження окремих службових документів, та індексування, що розширює можливість пошуку документів за допомогою класифікування, категорій та носіїв.

Процес установлення статусу  службових документів для передачі їх на зберігання до архіву або вилучення  для знищення можна пов`язати  із класифікуванням напрямів діяльності, або автоматизувати як окрему функцію системи, що містить такі етапи:

а) визначення операції або  напрямку діяльності, які документує службовий документ;

b) визначення місця операції (дії) та службових документів  у відповідній категорії документів згідно з номенклатурою справ;

с) визначення строку зберігання та встановлення порядку дій із передачі службових документів до архіву або  вилучення їх для знищення;

d) документальне оформлення  в документаційній системі строків зберігання та майбутні дії з передачі службових документів до архіву або вилучення їх для знищення;

е) визначення строку, до якого  треба зберігати метадані про  документи, передані до постачальника  послуг зовнішнього зберігання або  до архівів, або документи, які мають  бути знищені.

Дуже важливим є вибір способу зберігання службових документів. Окрім фізичних умов зберігання, службових документів, що є особливо важливими, потрібно враховувати і вимоги до доступу та безпеки.

Вагомими чинниками, що впливають  на вибір умов зберігання та можливих варіантів збереження, є:

а) обсяг та рівень зростання  кількості службових документів;

b) користування документами;

с) вимоги, пов`язані з  убезпеченням та характером інформації службових документів;

d) фізичні характеристики;

е) вимоги до пошуку з точки  зору користування службовими документами;

f) відносна вартість варіантів  зберігання службових документів;

g) потреби доступу.

Відповідно для належного  зберігання та захисту службових  документів потрібно сховище, яке відповідає вимогам щодо зберігання документів. Для зберігання документів в електронній  формі, тут використовуються додаткові  засоби та стратегії зберігання.

Користування службовими документами та контроль за їхнім  обігом і виконанням – це міра безпеки, яка гарантує, що з документами  працюють лише користувачі з відповідними дозволами та повноваженнями.

У підрозділі, що стосується передавання службових документів до архіву або вилучення для знищування, приділяється велика увага тривалому  зберіганню документів, що передбачає копіювання, конвертування та переміщування  документів, а також, що стосується фізичного знищення документів та передавання  прав контролю за службовими документами  або власності на них.

У п`ятому розділі “Відстежування та здійснювання перевіряння” є кілька підрозділів, які розкривають причини відстеження та перевіряння документаційних систем, що передбачають перевіряння відповідності організації законодавству, політиці, принципам та процедурам, а також силу доказовості, коли службові документи надають до суду як доказ. Документи відстеження та перевіряння засвідчують, що система діяла відповідно до усталеної практики діяльності організації. Відстеження продуктивності праці показує кількість та якість процедурних обов`язків та відповідного забезпечення захисту та цілісності системи і процесів.

Шостий розділ, що має  назву “Навчання”, складається  з кількох підрозділів у яких розкриваються вимоги до навчальних програм, а також персоналу, який потрібно навчати. У підрозділі “Навчання  фахівців з керування документацій ними процесами” наголошується на розуміння саме характеру діяльності, цілі та робочі процеси організації.