Міжнародні стандарти у сфері управління документацією

Міжнародні стандарти у сфері управління документацією

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

План

1. Підстава розроблення ISO 15489 – 2001
2. Актуальність і необхідність розроблення
3. Загальна характеристика міжнародного стандарту ISO 15489
4. Терміни та поняття
5. Нормативна база діловодства в Україні
6. Досвід впровадження в окремих країнах
7. Шляхи впровадження

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Підстава розроблення

Концепція розробляється відповідно до плану науково-дослідної та методичної роботи Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства на 2004 р.

2. Актуальність і необхідність  розроблення

Глобалізація сучасних економічних  і суспільних процесів зумовлює необхідність міжнародної уніфікації та стандартизації інформаційних процесів. Зміни політичної та економічної ситуації в Європі із створенням Євросоюзу фактично привезли до створення єдиного економічного простору, єдиного ринку для більшості європейських країн. Певною мірою це змушує держави у складі Європейського Союзу відмовитися від деяких національних особливостей господарювання, у тому числі й від національних систем управління документацією. Діяльність сучасних корпорацій, компаній та фірм давно вийшла за межі національних кордонів, транснаціональні корпорації мають представництва у багатьох країнах, у тому числі й тих, де їм доводиться працювати за правилами національної економіки. Саме ці новіекономічні реалії зумовили потребу вироблення єдиного (міждержавного) стандарту з управління документацією, що й призвело до видання Міжнародною організацією стандартизації 15 вересня 2001 р. стандарту ІSО 15489-2001 "Інформація та документація - Управління документацією" (далі - Стандарт).

Україна не залишилися осторонь світових процесів. З 1998 р. діє затверджена  Президентом України Стратегія інтеграції України до Європейського Союзу. Мета стратегії - забезпечити входження нашої держави до європейського політичного, інформаційного, економічного і правового простору. Одним з основних напрямів інтеграційного процесу є адаптація законодавства України до законодавства ЄС ². Вона передбачає, зокрема, поступове приведення законодавства України у відповідність з європейськими стандартами.

У сучасній інформаційній інфраструктурі відбуваються суттєві зміни, зумовлені інтеграцією України в світовийінформаційний простір, впровадженням прогресивних інформаційних технологій (нових носіїв інформації, способів запису даних, відтворення, зберігання та пошуку інформації), автоматизацією канцелярської праці, що вплинуло нахарактер документів та діловодства в цілому. На часі - застосування у сфері діловодства міжнародних правил і технологій, спілкування мовою, що зрозуміла всім.

3. Загальна характеристика  міжнародного стандарту ISO 15489

Стандартизація управління документацією дозволяє більш ефективно  організувати роботу з документами  у галузі управлінської діяльності. Стандартизація політики та процедур управління документацією забезпечує наявність належної уваги процесам ведення документації та збереженості всіх документів, а використання стандартної методики і процедур - більш швидкий і ефективний пошук документної інформації.

Стандарт стосується управління документами всіх видів та на всіх носіях, створених або отриманих  організацією (державною і недержавною) в процесі її діяльності, а також фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), які зобов'язані створювати та використовувати документи. Він визначає обов'язки організації під час реалізації процесівдокументування, надає рекомендації щодо розроблення політики управління документацією в організації та пов'язаних з нею процедур, систем і процесів, а також щодо розроблення та впровадження систем документації.

Управління документацією  розглядається у міжнародному стандарті як частина системи управління якістю, що базується на вимогах стандартів ISO 9001 та ISO 14001. Стандарт ISO 15489 є викладом оптимальної методики управління документацією, яка призначена як для фахівців в галузі управління документацією, так і для спеціалістів з інших сфер діяльності, зокрема, розробників нових інформаційних програм і систем, щоб забезпечити відповідність цих програм та систем вимогам управління документацією. Загальний концептуальний характер стандарту робить його придатним для використання в будь-якій організації, незалежно від її статусу та напрямку діяльності, забезпечуючи при цьому сучасний підхід до управління документацією.

Стандарт складається  з двох частин. Частина 1 "Загальні положення" містить виклад загальних  принципів управління документацією  в державних і недержавних організаціях, що створюють документи. Ці принципи полягають у визначенні й документальному оформленні:

• основних правил та стандартів роботи з документами в організації (політика організації в сфері управління документацією);
• повноважень та відповідальності працівників організації у роботі з документацією;
• діловодних технологій і процедур. Крім того, управління документацією повинно включати створення та застосування спеціальних систем для управління документами, інтегрованих в загальну систему управління тауправлінські процеси організації.

У цій частині також  викладені загальні засади розроблення  та впровадження систем документації, подано описпроцесів управління документацією, наголошується на необхідності регулярного моніторингу відповідності цих процесів визначеним в організації правилам і стандартам та наявності постійної програми навчання роботі з документами.

Частина 2 "Методичні рекомендації" містить опис методики, що дозволяє реалізувати принципи управліннядокументацією, описані у першій частині Стандарту.

Частина 1 призначена для  використання менеджерами в організаціях, спеціалістами з управління документацією,інформацією та всіма іншими працівниками організації та фізичними особами (суб'єктами підприємницької діяльності), зобов'язаних створювати та використовувати документи у своїй діяльності. Частина 2 призначена для використання спеціалістами з управління документацією та працівниками, до обов'язків яких входить управління документацією в організації. Частина 2 забезпечує єдину методологію застосування частини 1 стандарту у всіх організаціях, що прагнуть налагодити процес управління документацією відповідно до вимог ІSО. Крім того, розробники стандарту підкреслюють, що стандарт призначається і для вищого керівництва організацій.

У Стандарті, зокрема, визначена відповідальність організацій за створювані ними документи та раціональну роботу з ними. Основні правила роботи з документами ("політика") в організації повинні бути визначені та зафіксовані у документі, підписаному вищим керівництвом організації. Обов'язки повинні бути розподілені між усіма працівниками організації, які в процесі своєї діяльності створюють документи, та відображені в їхніх посадових інструкціях.

Сумісність та узгодженість двох частин стандарту показана у  двох таблицях-додатках з перехресними посиланнями на статті цих частин. До кожної частини є алфавітний покажчик.

В умовах розвитку світової торгівлі організації, що застосовують даний стандарт, можуть бути впевненими у тому, що їх принципи та технології роботи з документами прийняті у  всьому світі. Для організації, що працює у кількох країнах з особливими національними системами діловодства, новий стандарт допоможе створити єдину функціональну систему управління документацією.

Стандарт схвалено Міжнародною  радою архівів, яка рекомендувала  його до застосування всім утворювачам  документів - як державним, так і  приватним ⁴.

4. Терміни та поняття

Термінологія стандарту ISO 15489 базується на термінах, регламентованих стандартом ISO 5127 "Документація таінформація - Словник" ⁵, що застосовується під час розроблення прикладних стандартів з різних видів інформаційноїдіяльності, у тому числі бібліотечної та архівної справи, управління документацією. Проте технічний комітет Міжнародної організації стандартизації, що розробляв стандарт з управління документацією, прийняв не всі визначеннятермінів, які пропонує стандарт ISO 5127, та визнав за необхідне стосовно окремих термінів дати свої формулювання. Це стосується, насамперед, базових понять - "документ" та "управління документацією". У стандарті ISO 15489 термін "документ" визначається як інформація, яку організація або фізична особа створює, одержує (отримує) і зберігає як свідчення та інформацію згідно правових зобов'язань або в процесі виконання дій з основної діяльності. Термін "управління документацією" у цьому стандарті трактовано як галузь управління, що відповідає за ефективний та систематичний контроль за створенням, прийманням, зберіганням, використанням, передаванням на зберігання та вилученням для знищення документів, включаючи процеси відбору та зберігання в документальній формі свідчень і інформації про ділову діяльність.

Терміни та поняття, що відрізняються від стандарту ISO 5127, подано в статті 3 ISO 15489:1 6.

5. Нормативна база діловодства  в Україні

Нормативну базу діловодства  України можна умовно розділити  на декілька груп. Першу групу становлять закони, які регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства  зокрема (закони України "Про інформацію" ⁷, "Про державну таємницю" ⁸, "Про Національний архівний фонд та архівні установи" ⁹, "Про електронні документи та електронний документообіг" ¹⁰, "Про електронний цифровий підпис" ¹¹ тощо).

Другу групу становлять правові  акти з діловодства, що мають міжвідомчий характер. Це насамперед "Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. №1153 (далі - Примірна інструкція) ¹², та "Інструкція з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", затверджена постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 р. № 348 (далі - Інструкція з діловодства за зверненнями громадян) ¹³. До цієї групи також відносятьсядержавні стандарти, що закріплюють класифікаційну схему управлінської документації та термінологію діловодства й архівної справи, визначають основні вимоги до систем документації, до оформлення документів (Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення: ДСТУ 2732:94, Державний класифікатор управлінської документації: ДК 010-98, Державнауніфікована система документації. Основні положення: ДСТУ 3843-99, Державна уніфікована система документації. Формуляр-зразок. Вимоги до побудови: ДСТУ 3844-99, Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003) ¹⁴.

Третю групу складають  різноманітні типові та примірні інструкції з діловодства конкретних органів  законодавчої та виконавчої влади, органів  місцевого самоврядування, розроблені на основі Примірної інструкції та Інструкції з діловодства за зверненнями  громадян.

Окрему групу становлять нормативні акти, що регламентують  спеціальне діловодство. Наприклад, у сфері юридичної діяльності Міністерство юстиції України затвердило Правила ведення нотаріального діловодства, Інструкцію з діловодства в районних, міських (міст обласного значення), районних у містах відділах державної виконавчої служби, Інструкцію з діловодства у відділах реєстрації актів цивільного стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції ¹⁵. Закон України "Про судоустрій" регламентує організацію роботи щодоздійснення діловодства в судах ¹⁶.

Отже, нормативно-правові акти, що регулюють організацію діловодства в Україні, мають обмежені сфери застосування і стосуються або окремих питань роботи з документами та окремих груп документів, або певних видів установ, організацій, підприємств. Документи ж створюють всі без винятку юридичні особи. В інтересах як держави і суспільства в цілому, так і окремих громадян організувати управління документацією так, щоб ведення і зберігання службової документації відбувалося належним чином, за єдиними для всіх без винятку правилами. Крім того, економічніметоди управління формують нові потреби фахівців та менеджерів у повній, оперативній та достовірній документованій інформації для прийняття кваліфікованих управлінських рішень.

Стандарт ISO 15489:2001 стосується всіх документів, які організація (державна чи приватна) створює або отримує  в процесі своєї діяльності. Він  описує процеси, методи і процедури, яких слід дотримуватися, щоб досягти  належної організації роботи з документами. Його можна використовувати як інструмент для оцінки узгодження з вимогами до ведення документів та формування відповідного регуляторного режиму. Це сприяє підвищенню якості роботи, змушуючи установи і людей працювати за певними правилами. Тому цілком доцільним вбачається впровадження норм міжнародному стандарту ISO 15489:2001 в Україні.

6. Досвід впровадження  в окремих країнах

Ряд країн вже розробили  на основі зазначеного міжнародного стандарту національні аналоги  або використали його під час  розроблення інших нормативних  документів, що регулюють управління документацією.

Так, уповноважений орган з питань стандартизації Великої Британії - British Standard Institution (BSI) уже до кінця 2001 р. видав національний стандарт BSI ISO 15489. Він має таку ж структуру як і міжнародний стандарт, тобто складається з двох частин - власне стандарту та методичних рекомендацій з його реалізації. В національному варіанті друга частина супроводжується додатками (зразки положень, правил управління документацією в організації), які не увійшли до міжнародного стандарту, щоб не збільшувати його обсяг. Також British Standard Institution видає серію посібників з різних питань, пов'язаних із впровадженням стандарту ¹⁷.

Австралія (її національний стандарт був основою для розроблення  міжнародного стандарту), у березні 2002 р. скасувала старий і видала новий  національний стандарт - AS ISO 15489, в основному  ідентичний міжнародному. Він також  складається з двох частин - Загальних  принципів та Методичних рекомендацій. Щоб не виникало плутанини під час застосування термінології, у передмові до AS ISO 15489 до деяких міжнародних термінів подано австралійські аналоги. Уповноважений орган з питань стандартизації Австралії - Стандарти Австралії - створив технічний комітет відповідності стандарту AS ISO 15489 для розроблення документів, що доповнюють стандарт. Зокрема, планується розробити стандарт, який описує практичні заходи щодо здійснення моніторингу та аудиту організаційної та системної відповідності організацій AS ISO 15489 ¹⁸.