Методологія та способи документування

Матеріальний об'єкт, спеціально призначений для запису, зберігання й передачі інформації, прийнято називати матеріальним носієм або носієм інформації. Існування документа поза матеріальним носієм неможливо.

Функція матеріальних об'єктів  обумовила їх особливу, специфічну матеріальну конструкцію (форму), представлену переважно у вигляді книг, брошур, журналів, газет, аркушів, буклетів, мікрофіш, магнітних дискет, оптичних дисків і т.п. Були також історичні форми документів у вигляді глиняних табличок, папірусних і пергаментних сувоїв і т.д. Така конструкція дає можливість документам бути зручними для переміщення, зберігання й використання їх (читання, перегляд, слухання) у соціальних документних комунікаціях. Однак спеціальна форма об'єкта також не може служити єдиним критерієм для того, щоб вважати його документом (чистий листок паперу, дискета або фотоплівка), така ідентифікація можлива лише при наявності зафіксованого на ньому спілкування, тексту [6, C. 14].

Отже, матеріальний об'єкт  стає документом тільки у випадку  єдності речовинного носія й  укладеної в ньому інформації. Двоєдина природа документа - одна з  основних особливостей його як відомої  системи. При відсутності однієї з перерахованих характеристик  немає єдності, а отже, і документа. Документ спеціально створюється з  метою зберігання й передачі соціальної інформації в просторі й часі. Саме тому його розглядають як джерело  інформації й засіб соціальної комунікації.

Існує також інтерпретація  поняття «документ», якої дотримується ІСО і яка відбита в ДСТУ 3017-95: це забезпечення взаєморозуміння  між основними соціальними інститутами  по зберіганню й організації користування документами - бібліотеками, архівами, музеями, інформаційними центрами.

Поняття «документ» виступає як родове для видових: опублікований, неопублікований, ізодокумент, кіно-, фоно-, фотодокумент і т.п. Із цього погляду різновидом документа є: рукопис, книга, журнал, газета, буклет, листівка, креслення, карта, ноти, фільм, грамплатівка, мікрофільм, магнітна стрічка, магнітний й оптичний диск і т.п.

Наявність узагальнюючого поняття  «документ» не виключає можливості існування  більше часток, вузькоспеціальних його трактувань стосовно до різних сфер суспільної діяльності й наукових дисциплін: історичному  джерелознавству, діловодству, дипломатиці, юридичній науці. Деякі фахівці  не вважають документами художні  твори, пам'ятники писемності минулих  років. Інші визнають такими лише об'єкти, що мають правове значення й т.п.

 

2 РОЗДІЛ. МЕТОДИ  ЗАПИСУ ІНФОРМАЦІЇ 

2.1. Кодування інформації

          У процесі документування відбувається перетворення соціальної інформації з однієї знакової форми в іншу, тобто кодування інформації, без якого неможлива реалізація основної функції документа – закріплення та передачі інформації в просторі та часі. [18, c.50]

Неодмінною умовою процесу  документування є кодування інформації.

Кодування інформації  - це спеціально вироблена система прийомів (правил) фіксування інформації. Основними  атрибутами кодування є код, мова, знак, за допомогою яких інформація фіксується і передається у просторі і часі.

Код - це набір знаків, упорядкованих  у відповідності з певними  правилами тієї чи іншої мови, для  передачі інформації. [2, c.15]

Мова - це складна система  символів, кожен з яких має певне  значення. Фото та символи, будучи загальноприйнятими і відповідно загальнозрозумілими  в межах цієї спільноти, в процесі  мови комбінуються один з одним, породжуючи різноманітні за своїм змістом повідомлення.

Знак - це позначка, предмет, яким позначається що-небудь (буква, цифра, отвір). Знак разом з його значенням  називають символом. Код, мова і знак дозволяють передавати інформацію в  символічному вигляді, зручному для  її кодування і декодування. [13, c.34] 

Системі кодування інформації властиві такі риси:

1. Код повинен добре  сприйматися, відтворюватися і  передаватися. Цим визначаються  особливості його форми - незмінність,  однотипність і визначеність.

2. Код повинен бути  однозначним, зрозумілим всім  учасникам комунікаційного процесу  - відправнику повідомлення і  його одержувачу. З цією метою  розробляється система правил, яка  дозволяє кодувати і декодувати  інформацію.

3. Кодів існує набагато  більше, ніж матеріальних носіїв.

4. Вибір коду залежить  від матеріального носія. 

5. Інформація не залежить  від обраного коду. Одне і те  саме повідомлення може бути  передано на різних мовах, різними  знаками. Повідомлення, передане  по телетайпу за допомогою  електромагнітних хвиль, може  бути перетворено в текст. При  перекладі з однієї системи  кодування в іншу з'являються  перешкоди, частково спотворюють  форму і зміст інформації.

6. Чим коротше код, тим  довше текст. Існують писемності, у яких код величезний. [13, c.35]

Існують такі види кодів: алфавітний (система букв), цифровий (система  цифр), алфавінто-цифровий (змішана система алфавітних і цифрових колів), рельєфно-точковий (система випуклих точок – шифр Браля), матричний (система заглиблень та отворів). Використовуючи букви як код, можна фіксувати слова різними мовами, зокрема, використовуючи різні коди. [2, c.15]

За час існування цивілізації  людство створило велику кількість  мов, які прийнято класифікувати  на природні(натуральні) та штучні (машинні, інформаційні) мови та мови посередники (при машинній обробці). Відповідно розрізняють коди та знаки, як природних  так і штучних мов. [18, c.52]

Вибір коду залежить від  матеріального носія. Паперовим  матеріальним носіям відповідають різноманітні варіанти графічного зображення кодів. Магнітна природа кодів матеріального  носія визначає використання такого способу кодування, який ґрунтується  на зміні залишкової намагніченості  окремих ділянок магнітного шару носія. [2, c.16]

Отже, мова – це особлива система різнотипних і разом  з тим об’єднаних між собою  структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, речень тощо), які  люди свідомо використовують у якості засобу спілкування. [18, c.52]

 

2.2. Поняття про  мови.

Мова - це особлива система  різнотипних і разом з тим  внутрішньо об'єднаних між собою  структурних одиниць (звуків, морфем, слів, словосполучень, пропозицій і  т. п.), які людина свідомо використовує і які служать йому засобом  спілкування з іншими, вираження  думок, почуттів, настрою. Мови - це мовні  системи, в яких зі знаків (літер, цифр, умовних позначень) за допомогою  граматичних правил будуються осмислені  лексичні одиниці і пропозиції. Мовний знак, на відміну від одиночного знака, завжди включає до свого складу просту або складну граматику. [14, c.34]

Особливості мови виявляються  в тому, що вона соціальна і свідчить про здатність людини створювати систему диференційованих знаків, відповідних  диференційованим поняттям. Одне і  те саме повідомлення, побудоване на основі якогось даної мови, може транслюватися  різними засобами. Такі, наприклад, літери українського алфавіту, азбука Морзе, рельєфний шеститочковий шрифт Л. Брайля для сліпих, навіть досить своєрідні способи імітації мови за допомогою свистка, дзвоника, гонгу і т. д. У всіх цих випадках живий потік мови підмінений образотворчими значками, сприйманими за допомогою зору і дотику. Отже, мова - це єдність позначуваного (предмет, думки) і означає (букви, зображення, звуки).

За час існування цивілізації  людство виробило безліч мов, які  прийнято ділити на природні (або натуральні) і штучні (машинні, інформаційні мови, мови-посередники при машинному  перекладі). Відповідно розрізняють  коди і знаки як природних, так  і штучних мов. [13, c.26]

Природна мова відрізняється  від штучного тим, що його мовні знаки  виникають стихійно, а штучні знаки  створюються навмисно. Природні мови історично виникли в процесі  розвитку людського суспільства. Найдавнішим  є мова міміки і жестів, що дістався людині у спадок від тварин і базується  на першій сигнальній системі. Друга  сигнальна система відповідальна  за створення і використання осмисленої членороздільної мови. Розвиваючись відособлено, групами, маючи свої територіальні, етнокультурні та інші ознаки в ході суспільного виробництва, люди історично  виробили національні мови - основний спосіб кодування інформації. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися позначати те чи інше поняття, предмет. З природною мовою пов'язаний код листа, поява якого викликало виникнення текстового документа, зокрема книги.[14, c.35]

Штучні мови - це спеціально розроблені коди для особливих видів  діяльності та передачі спеціальних  повідомлень. Прикладами можуть служити  різного роду шифри, азбука Морзе, азбука прапорців на флоті, міжнародні мови ідо й есперанто, мови машинного  програмування і т. д. Штучні мови створюються для якої-небудь мети і застосовуються тоді, коли природні мови використовувати скрутно. [18, c.52]

Основним речовим способом кодування інформації є вербальна  мова. Кожне слово тут не більше, ніж умовний знак, яким люди домовилися виражати те чи інше поняття, предмет. Із природними мовами пов’язаний код  письма, виникнення якого викликало  появу документа. [14, c.35]

 

2.3. Знаковий метод  фіксування інформації

Знаковий метод фіксування інформації використовується для створення  текстових, нотних, картографічних документів.

Знак – це позначка, якою позначається літера, цифра проміжок, точка, лінія. Знак разом із його значенням  називають символом. Від знаків і  способів їх нанесення залежить рівень сприйняття інформації, компактність зберігання документів. [2, c.16]

Документ містить соціальну  інформацію, виражену в знаковій формі. Знаковість - одна з основних його ознак. Документ - це оформлене у вигляді  сукупності послідовних знаків інформаційне повідомлення. Знаки можуть бути у  формі літер, отворів, крапок, ліній, цифр і т.п. Від форми знаків і  способів їхнього нанесення багато в чому залежать рівень подання й  сприйняття інформації, ступінь використання документів, компактність їхнього зберігання.

Вивченням знаків займається семіотика. Семіотика (від греч. semeion - знак, ознака) - наука, що вивчає загальні властивості знаків, їхніх систем і ситуацій у людському суспільстві [7, c.134].

 

 

Семіотика вивчається на трьох  різних рівнях:

1) синтактика;

2) семантика;

3) прагматика.

 

Синтактика розглядає способи сполучення знаків, що ведуть у кінцевому результаті до формування текстів. Семантика аналізує поняття значення й змісту. Знак не тільки позначає який-небудь предмет або явище, але має й своє значеннєве (змістовне), і експресивне (виразне) значення. Прагматика займається відношенням «людина - знак».

Знакові системи, як уже говорилося, можуть бути природними (природні, або  натуральні мови) і штучними (машинні, інформаційні мови, мови-посередники  при машинному перекладі).

У широкому змісті знак - це будь-яке фізичне явище, що має  загальноприйняту або суб'єктивну  інтерпретацію, що звичайно залежить від  навколишнього середовища. [14, c.35]

 

Основні типи письма:

 Ідеографічне;

 Словесно-складове;

 Силабічне;

 Буквенно-звукове;

 Нотне письмо. [2, c.16]

 

Знак має наступні основні  властивості:

1) має матеріальне вираження;

2) має значення;

3) інформує про щось  відмінне від нього;

4) використовується для  передачі інформації;

5) функціонує в певній  знаковій ситуації. [14, c.35]

Знак має зовнішні й  внутрішні структурні сторони. Зовнішня сторона - це матеріальна оболонка знака. Предмет, що виступає в ролі знака, обов'язково має певну форму, щоб бути сприйманим, здатним фіксувати й передавати інформацію в просторі й часі. Жест, світло світлофора, морський код прапора, звук мови не можуть служити знаками  для документа. Документування зв'язано  лише з фіксованими знаками, отриманими письмовим або іншим способом. Внутрішня сторона знака - і це його значення. Цим він відрізняється  від інших матеріальних знаків [4, c.56].

Між знаком і позначуваним предметом, як правило, немає подібності. Зв'язок між знаком і предметом  здійснює людина. Люди в більшості  випадків домовляються в застосуванні тих або інших знаків і знакових систем. Знак використовується для  передачі й зберігання інформації, служить засобом комунікації. Тому значення знаків повинні бути зрозумілі  всім учасникам комунікаційного  процесу. Поки знаки не зрозумілі (не розшифровані) реципієнтом, повідомлення не може бути сприйнято, а виходить, документ не може виконати свою сутнісну функцію - бути джерелом інформації й  засобом комунікації. [14, c.35]

Знак існує в певній знаковій системі. Будучи витягнутим з  її, він може втратити або поміняти своє значення.

 

2.4. Документ як  знакова система

Документ є знаковою системою, тобто матеріальний посередник, що служить обміну семантичною інформацією  між двома іншими матеріальними  системами. [2, c.18]

До властивостей документа  як знакової системи віднесені:

1) особливості форми знаків, в яких втілюється інформація;

2) способи нанесення (фіксування) знаків;

3) способи сприйняття  знаків.

Знакова система має певні  властивості:

1) знаки пов'язані в  ній між собою певними правіс. О. глаголиця і кирилиця граматики;

2) нові знаки вводяться  в систему не вільно, а на  основі правил,

3) значення знака в  системі залежить не тільки  від нього самого, а від його  місця в системі;

4) система складається  з кінцевого (хоча і не завжди  постійного) числа елементів (знаків), з яких може бути складено  словник; 

5) здійснимо переклад (заміна) однієї знайомої системи на  іншу;

6) знаки фіксуються одним  або декількома способами. [14, c.36]

Знаковістю володіє не лише інформаційна, але й матеріальна  складова документа, його речова основа і конструктивна форма. Взятий у  перспективні семіотики, документ –  це не просто «упаковка» для тієї або  іншої ідеї, а значущий предмет. Поки книжка лежить на складі, вона безмовна, та варто узяти її руки або поглянути  неї на бібліотечній полиці, як вона починає посилати сигнали, знаки, інформацію, повідомляє, хто її створив, який її зовнішній вигляд. Інформативність (знаковість) документа багато в  чому визначається його дизайном, структурою, вмістом науково-довідкового апарату, ілюстрованим супроводом або ілюстративною  інтерпретацією тексту. [14, c.36]