Методологія та способи документування

 

Зміст

Вступ………………………………………………………………………………3

1.РОЗДІЛ.ЗАГАЛИНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОКУМЕНТУВАННЯ………………..........................................................6

1.1 Сутність  поняття «документ»………………………………………… ….. 6

2 РОЗДІЛ. МЕТОДИ  ДОКУМЕНТУВАННЯ…………………………………11

2.1 Кодування інформації……………………………………………….............11

2.2 Поняття про мови………………………………………………….………...12

2.3 Знаковий метод фіксування інформації……………………………………14

2.4 Документ як знакова система…………………………………...…………..16

3 РОЗДІЛ. ОСНОВНІ СПОСОБИ  ТА ЗАСОБИ ДОКУМЕНТУВАННЯ………………………………………………….............19

3.1 Текстове документування…………………………………………………...19

3.2 Стенографія…………………………………………………………..............20

3.3 Технічне документування………………………………………....………...22

3.4 Фотодокументування, кінодокументування, відеозапис, фоно(аудіо)документування, його особливості та сфери застосування……………………………………………………………………...23

3.5 Документування із використанням  електронно-обчислювальної техніки…………………………………………………………………………....25

 исновки……………………………………………………………………..........26

Списки джерел та літератури…………………………………………………..................................28

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вступ

Існують різні визначення поняття «Документознавство», однак жодне з них не стало загальноприйнятим. Втім, як і поняття «документ». І це закономірно, оскільки «документознавство” - термін багатоаспектний, структурно-розгалужений, що стосується різних сторін документа й документно-комунікаційної діяльності - явищ не менш складних і багатопланових. З цієї причини термін слабко піддається однозначному тлумаченню, тим більше - короткому визначенню.

Документознавство — це наука про документ і документно-комунікаційну діяльність. Це наукова дисципліна, що вивчає закономірності створення й функціонування документів, що розробляє принципи побудови документно-комунікаційних систем і методи їхньої діяльності.

Документознавство досліджує документ як джерело інформації й засіб соціальної комунікації. Це комплексна наука про документ і документно-комунікаційну діяльність, що вивчає в історичному, сучасному й прогностичному планах процеси створення, поширення й використання документних джерел інформації в суспільстві.

Предметом документознавства є створення наукового знання про документ у єдності його інформаційної й матеріальної складових, про закономірності створення й функціонування документів у суспільстві.

Невід’ємною частиною знання про документ є обізнаність з  основними вимогами їх оформлення. Головні вимоги щодо оформлення документів містить Державний стандарт України. Актуальність даного дослідження полягає  у необхідності надання інформації про основи стандарту України  в галузі діловодства.

Протягом усього періоду  розвитку науки і культури йде  процес накопичення інформації та знань, які фіксуються в документах. Кількість  документів постійно збільшується. У  сфері інформації діють закони прискорення розвитку науки, внаслідок чого постійно зростає потужність документно-інформаційного потоку, відбувається концентрація та розпорошення публікацій у періодичних виданнях, старіння інформації. Усе це призводить до серйозних труднощів у роботі з документами й інформацією, яку вони містять. У той же час значення інформації в житті людей постійно зростає. Визначною рисою сучасної епохи є інформатизація всіх галузей людської діяльності. Інформаційні ресурси розглядаються як багатство, що не поступається за своїм значенням і потенційним ефектом природним ресурсам. Обсяг інформації різноманітного характеру в наш час настільки великий, що в деяких випадках простіше і дешевше заново провести дослідження, зробити винахід або навіть відкриття, ніж знайти відомості про нього в документах.

Об’єктом курсового  дослідження є теоретичні погляди та обґрунтування щодо визначень сутності і змісту понять «методи» і «способи» документування.

 Предметом курсового дослідження є порядок та методологічні аспекти розгляду основних методів і способів створення документа.

 Метою дослідження є розкриття поняття «документ», характеристика та аналіз методів, способів та засобів документування.

Завдання дослідження:

- вивчити теоретичні  погляди та обґрунтування щодо  визначення сутності та змісту  поняття «документ»;

-  розглянути обов’язкові  умови процесу документування;

- дослідити методи та  способи фіксування інформації;

Структура курсового  дослідження:

-загальна характеристика документування;

-методи документування;

-основні способи та засоби документування;

 Процес документування  здійснюється різноманітними методами  та способами, які визначають  специфіку знакової системи запису  інформації на носії. Саме способи,  засоби та інструменти створення  документа в своїй сукупності  є основою видового різноманіття  документів

Всяке наукове дослідження  – від творчого задуму до остаточного  оформлення наукової праці – здійснюється дуже індивідуально. Сучасне науково-теоретичне мислення прагне проникнути в сутність досліджуваних явищ і процесів. Це можливо за умови цілісного підходу до об’єкта вивчення, розгляду цього об’єкта у виникненні і розвитку, тобто застосування історичного підходу до його вивчення.

Відомо, що нові наукові результати і раніше накопичені знання знаходяться  в діалектичній взаємодії. Краще  і прогресивне зі старого переходить у нове і дає йому силу і дієвість. Іноді позабуте старе знову відроджується  на новій науковій основі і живе як би друге життя, але в іншому, більш довершеному вигляді.

Опрацювання літературних джерел дає змогу ознайомитися з матеріалами  за темою дослідження; класифікувати  їх і створити список використаних джерел; відібрати найцінніші дослідження, основні, фундаментальні роботи; скласти  загальну характеристику галузі дослідження, його значення для розвитку науки  і практики та актуальність теми; виявити  основне коло науковців, які досліджували тему, вивчити їх внесок в розробку проблеми; виявити найцікавіші, але  недостатньо висвітлені напрями  досліджень, які могли б стати  метою подальших досліджень.

Врахування всього спектру  існуючого доробку з поставленої  проблематики дозволить досягти  мети дослідження.

 

 

1. Загальна характеристика документування

1.1 Сутність поняття «документ»

Поняття «документ» є центральним, фундаментальним у понятійній системі  документознавства. Воно відбиває ознаки реально існуючих предметів, що служать об'єктами практичної діяльності по створенню, збору, аналітико-синтетичній обробці, зберіганню, пошуку, поширенню й використанню документної інформації в суспільстві.

Це поняття широко використовується у всіх сферах суспільної діяльності. Майже в кожній галузі знання є  одна або кілька версій його розуміння  у відповідності зі специфікою тих  об'єктів, яким надається статус документа.

Воно розуміється по-різному  в таких наукових дисциплінах, як інформатика, бібліотекознавство, бібліографо-, і музеєзнавство, а також у відповідних спеціальних галузях діяльності — бібліотечній, музейній, архівній справі й бібліографії. Звідси його багатозначність (полісемічність), що утруднює спілкування й взаєморозуміння між фахівцями документно-комунікаційної сфери. Визначення загального значення поняття «документ» є завданням теоретичного документознавства, названого документологією [11, C. 25].

На міжнародному рівні  найбільш загальним визнане визначення документа як записаної інформації, що може бути використана як одиниця  в документаційному процесі. Таке визначення розроблене й затверджене Міжнародною організацією по стандартизації (ІСО) при участі Міжнародної федерації бібліотечних асоціацій, Міжнародної федерації з документації, Міжнародної ради з архівів, Міжнародній організації з інтелектуальної власності. Відповідно до стандарту ІСО, інформація може бути записана будь-яким способом фіксування яких-небудь відомостей, тобто за допомогою не тільки знаків листа, але й зображення, звуку й т.п. Таке визначення дозволяє зарахувати до документів всі матеріальні об'єкти, які можуть бути використані для передачі інформації в суспільстві (включаючи експонати музеїв, архітектурні пам'ятники, зразки порід і т.п.).

В Україні офіційно прийняті три значення документа, зафіксовані  в ряді державних стандартів (ДСТУ):

ДСТУ 2392-94. Документ I. Записана інформація, що може розглядатися як одиниця  в ході здійснення інформаційної  діяльності.

ДСТУ 3017-95. Документ II. Матеріальний об'єкт із інформацією, закріпленої  створеною людиною способом для  її передачі в часі й просторі.

ДСТУ 2732-94. Документ III. Матеріальний об'єкт, що містить у закріпленому виді інформацію, оформлений установленим порядком і має у відповідності  із чинним законодавством правове значення.

Відношення між різними  значеннями документа будується  за принципом ієрархії — підпорядкування  одного поняття іншому, де кожне  більше широке поглинає, містить у  собі менш широке. Необхідність поетапного звуження обсягу поняття «документ» викликана практичними цілями визначення предмета діяльності тієї або іншої  галузі. Визначення Документа I обов'язково для використання у всіх видах  нормативної документації: у довідковій, учбово-методичній й іншій літературі, що відноситься до сфери інформації й документації. Значення Документа II прийнято в сфері книговидання й книгорозповсюдження. Сфера використання визначення Документа III - діловодство й архівна справа.

Для документознавства в цьому випадку найбільш прийнятним є визначення Документа II: він являє собою двосторонню одиницю — з'єднання матеріального об'єкта з інформацією, створеною людиною закріпленим способом. Без однієї із цих сторін немає документа. Вказівка такої ознаки, як створений людиною спосіб закріплення інформації, не дозволяє вважати документом, наприклад, ген: генетична інформація закріплена способом, створеним природою, а не людиною. Це визначення дозволяє обмежити коло основних документів - об'єктів документно-комунікаційної діяльності, зосередити увагу на понятті, яким оперують бібліотекознавство, бібліографознавство, книгознавство й деякі інші суміжні з ними галузі знання. У бібліотечній, бібліографічній, книготорговельній, інформаційній діяльності працюють зі спеціально виготовленими об'єктами, тобто документами, призначеними для одночасного виконання двох функцій, які є основними для документа, - це зберігання й передача інформації в часі й просторі. Існує безліч предметів, на яких зафіксована інформація, наприклад, предмети побуту, вивіски, рекламні щити, будинки й т.п. Вони також зберігають і передають її в часі, а деяких - верб просторі, але для них ці функції є вторинними. Значення Документа II виводить із числа документів предмети, які не можуть бути включені в певний документний фонд і не призначені для широкого поширення в суспільстві [5, C. 32].

Названі у визначенні ознаки документа припускають: 1) наявність  інформації, значного змісту; 2) стабільну  речовинну (матеріальну) форму, що забезпечує довгострокове використання й зберігання документа; 3) функціональне призначення  для передачі інформації в просторі й часі, тобто для використання в соціальних комунікаційних каналах.

Головною складовою документа  виступає інформація, тобто всілякі  дані, відомості, повідомлення, знання, призначені для передачі в процесі  комунікації. Інформація, що втримується  в документі, має певну специфіку, що виражається в наступному:

1. Документ є носієм соціальної інформації, створеної людиною для використання в суспільстві.
2. Документ припускає наявність семантичної (значеннєвої) інформації, що є результатом інтелектуальної діяльності людини. Наявність змісту — один з головних відмітних ознак документа. Безглузда інформація документом бути не може.
3. Інформація передається дискретно, тобто у вигляді повідомлень. Повідомлення, зафіксоване на якому-небудь матеріальному носії (папірусі, папері, пластмасі, фотоплівці), стає документом. Для документа характерна закінченість повідомлення. Незавершене, фрагментарне повідомлення не може бути повноцінним документом. Виключення становлять незакінчені літературні твори, ескізи, нариси, чернетки, що характеризують творчий процес їхнього творця (письменника, ученого, художника).
4. Як будь-який об'єкт, що має знакову природу, повідомлення являє собою закодований текст. Значення або зміст закодованого тексту можна зрозуміти, лише знаючи знакову систему кодування й декодування інформації.

Фіксоване повідомлення має  знакову форму тому, що тільки в  такому виді можна передати в повідомленні знання, емоції, вольові впливи автора (коммуніканта), надаючи читачеві (реципієнтові) можливість декодувати й опановувати відповідними знаннями. Знаковість - обов'язкова властивість будь-якого документного повідомлення.

5.Документ — це інформація, що зафіксована на матеріальному  носії способом, створеним людиною,  — за допомогою листа, графіки,  фотографії, звукозапису й ін. 6. Документ  має субстанціональність (речовністю). Для документа важлива стабільна  речовинна форма. Запис «вилами  по воді» документом не вважається.

Інформація може бути недокументною — не закріпленої — і документною — закріпленою на речовинному носії (папір, магнітна стрічка, дискета, лазерний диск, пергамент, папірус, глиняна табличка й т.п.), спеціально призначеному для її зберігання й передачі в просторі й часі.