Курс лекций по «Документированию управленческой деятельности»

 

 

Гарантийное письмо

Гарантийное письмо содержит обязательство оплаты работы, продукции, услуг, аренды,  выполнения работ, возврата кредита и т. п.

Гарантийные письма адресуются организациям.

В тексте гарантийного письма содержатся просьба в адрес корреспондента и юридически значимые устойчивые языковые обороты: «Оплату (предоставление услуг и т. п.) гарантируем», «Возврат кредита гарантируем».

 В гарантийном письме указываются банковские реквизиты автора.

Гарантийные письма всегда подписываются руководителем организации и главным бухгалтером и удостоверяются печатью организации.

Закрытое акционерное общество «ИНФОРМПРОЕКТ» Дорожная ул., 2, Москва, 117405 Телефон   383-28-13  Факс 383-64-91 ОКПО  00000000 ОГРН   0000000000000 ИНН/КПП  000000000/000000000   ________№_________________ на №_______от______________

Ректору Международного  университета экономики и права   г-ну В.М. Андрееву

О предоставлении аудиторий для проведения конференции   Уважаемый господин ректор! Просим предоставить пять аудиторий на 25-30 человек каждая на период с 20 по 23 сентября 2005 года для проведения Международной конференции «Документ и новые информационные технологии». Оплату гарантируем. Наши банковские реквизиты: …   Генеральный директор      В.А. Арефьев   Главный бухгалтер      Т.П. Колобова   Ф.Д. Славин 383-45-45

 

Информационное  письмо

Информационное  письмо - деловое письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Предшественниками информационных писем были так называемые «циркулярные письма» — документы, рассылаемые группе адресатов с целью сообщения какой-либо информации обязательного характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные положения законодательных и иных нормативных правовых документов, могут содержаться рекомендации и предложения по их применению или разъясняться правила поведения официальных лиц в определенных управленческих ситуациях.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до двух-трех страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации. Например:

Министерство энергетики Российской Федерации (Минэнерго России)   УПРАВЛЕНИЕ ПО КОМПЛЕКТОВАНИЮ И ПОДГОТОВКЕ КАДРОВ   Китайгородский пр., 7, Москва, 103074 Телефон   220-52-00  Факс 206-80-80 ОКПО  00000000 ОГРН   0000000000000 ИНН/КПП  000000000/000000000   ________№_________________ на №_______от______________

Руководителям кадровых служб ТЭК

О должностных  инструкциях Доводим до вашего сведения, что при подготовке должностных инструкций по должностям госслужащих следует руководствоваться Указом Президента Российской Федерации от 30.01.1996  № 123 «О квалификационных требованиях по государственным должностям федеральной государственной службы» и Рекомендациями по разработке должностных инструкций (должностных обязанностей) по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти (письмо Минтруда России от 13.03.1996  № 482-ВК).     Начальник управления       Б.И. Кузьмин   Н.Н. Горшкова 220-63-91

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рекламное письмо

Рекламное письмо — коммерческое письмо, предлагающее товары (услуги), стимулирующее интерес к товару и желание его приобрести.

Любой коммерческой организации  приходится заниматься рекламой своей  продукции или услуг. В практике коммерческой переписки используются самые разнообразные с точки зрения содержания рекламные письма. Условно их можно разделить на две группы:

- письма, предлагающие товары или  услуги;

- письма-презентации, содержащие сведения о фирме.

Кроме названных разновидностей, в рекламе широко используются информационные письма, проспекты, бюллетени, задача которых - давать подробную, иногда детальную, информацию о товарах и услугах. Эти материалы не являются рекламными письмами, но вместе с ними выполняют рекламную функцию. Рекламные материалы, как правило, предоставляются по запросу заинтересованной стороны, которая первичную информацию о фирме или товаре получила именно из рекламного письма или каким-либо иным способом.

При составлении рекламных  писем нужно соблюдать ряд  правил:

1. Рекламное письмо не должно быть длинным: письмо, занимающее более одной страницы текста, вряд ли кто-нибудь прочтет до конца.
2. Рекламное письмо должно быть лаконичным, ясным, понятным, информативным. В рекламном письме не нужно уходить в детальное описание фирмы, предлагаемых товаров или услуг, следует указать только самые важные моменты, то, что отличает вашу компанию от других, ваши товары - от товаров других производителей или поставщиков.
3. Одним из приемов привлечения внимания является отправка вместе с рекламным письмом красочно выполненных буклетов, проспектов с дополнительной информацией о деятельности организации или каталогов выпускаемой продукции.
4. Рекламное письмо должно быть убедительным, но ненавязчивым.
5. Рекламное письмо представляет вашу компанию, фирму, поэтому оно должно быть оформлено на бланке со всеми необходимыми для письма реквизитами. Не используйте при этом всякого рода украшения - цветочки, розочки, веточки и т. п. Рекламные письма часто передаются по факсу, и при плохом качестве передачи украшения превращаются в свою противоположность.
6. Рекламное письмо нельзя печатать мелким шрифтом с маленьким межстрочным интервалом (размер шрифта не меньше 13 или 14, интервал не меньше 1,5).

 

Нужно сказать несколько  слов о подписи в рекламном письме. На практике можно встретить рекламные письма, подписанные не только руководителями фирмы или отдела, но и рядовыми сотрудниками - менеджерами, старшими менеджерами, экспертами и др. Чтобы письмо вызывало больше доверия и оказывало более сильное воздействие на потенциального партнера, лучше, если письмо будет подписано должностным лицом не ниже руководителя отдела, а письма, представляющие фирму, должен подписывать руководитель или его заместитель.

 

 

Общество  с ограниченной ответственностью «КРОСВЭРО» Чонгарский  бул., 10, Москва, 117203 Телефон   111-28-93  Факс 111-64-91 ОКПО  00000000 ОГРН   0000000000000 ИНН/КПП  000000000/000000000   ________№_________________ на №_______от______________

Генеральному  директору Сети супермаркетов «Седьмой  Континент»   г-ну С.Н. Скакунову

Уважаемые господа! ООО "КРОСВЭРО" - это первая российская компания, специализирующаяся на предоставлении своим клиентам полного комплекса работ и услуг в области производства и размещения наружной рекламы. Компания  создана в середине 1990-х годов. За время нашей работы на рекламном рынке нашими клиентами были ведущие мировые рекламные агентства, такие как McCann-Erickson, Young & Rubicam и др. Мы рекламировали  товары ведущих западных фирм: Philip Morris Pro-ducts Inc, Briun & Williamson overseas и др. Компания  готова предоставить вам материалы по размещению сетевой рекламы от формата 6 х 3 м до city-light, включая конкретные адресные программы. Кроме сетевой  рекламы, мы можем предложить размещение неоновой рекламы. В случае вашей  заинтересованности мы готовы в самое  ближайшее время обсудить условия размещения рекламы. С уважением,   Генеральный директор     Д.Н.Певцов

 

Письмо-запрос

Письмо-запрос - деловое письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов. В коммерческой деятельности запрос - обращение покупателя к продавцу (импортера к экспортеру) с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах) или направить предложение на поставку определенной партии товара (оказание определенных услуг). В коммерческой деятельности письма-запросы используются на предконтрактной стадии.

Текст письма-запроса  содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса (просьбы). В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, т. к. организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные характером и содержанием ее деятельности.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации или официально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

В коммерческом запросе, как правило, указывают: наименование товаров (услуг), условия, на которых желательно получить товар (наименование товара, количество, качество товара, сроки поставки, модель, марка, цена, условия поставки и др.). В коммерческом запросе используются следующие выражения:

Просим Вас  сообщить о возможности поставки...; Просим сделать  предложение на поставку...; Просим Вас  сообщить подробную информацию о... и др.

Текст письма-запроса может содержать преамбулу, в которой излагаются причины, по которым запрашивается информация, или цели, в связи с которыми это делается.

Например:

Концерн «ВАМИТ» Варшавское шоссе, 25, Москва, 117416 Телефон   386-28-93  Факс 386-64-91 ОКПО  00000000 ОГРН   0000000000000 ИНН/КПП  000000000/000000000   ________№_________________ на №_______от______________

Генеральному  директору Закрытого акционерного общества «КОНВЕРСИЯ»   В.П. Калганову

Об оборудовании для  сушки древесины   Уважаемые господа! Концерн "ВАМИТ" специализируется на исследовании технологий сушки древесины. В связи с этим мы крайне заинтересованы в приобретении и монтаже сушильных камер производства российских предприятий. Просим вас выслать  рекламные проспекты и информацию о цене комплектов типовых проектов научно-технической документации на оборудование для сушки древесины.   С уважением,   Генеральный директор     А.Н. Григорьев   Т.И. Серова 386-44-25

Ответ на запрос также оформляется как коммерческое письмо, в котором подтверждается получение запроса, сообщается информация о товаре, интересующая покупателя. Ответом на запрос может быть и коммерческое предложение (оферта).

 

 

Организация документооборота

Основные  правила организации 

документооборота  в учреждениях.

Документооборот — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Госстандарт России, 1998).

Организация документооборота — это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверение, оформление и отправку.

Основные принципы организации документооборота:

1. Оперативное прохождение документа по наиболее короткому и прямому пути с наименьшими затратами времени и труда.
2. Каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
3. Единообразие в порядке прохождения и процессах обработки основных видов документов.

Рациональная  организация документооборота предполагает движение документов непрерывным потоком, без задержек и скоплений на рабочих местах. При этом важно добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. С этой целью на предприятии следует проектировать оптимальные маршруты прохождения документов, устанавливать конкретные сроки нахождения документов у каждого исполнителя.

Соблюдение  этих правил позволяет улучшить документационное обеспечение аппарата управления за счет:

• исключения дублирующих и повторных операций по подготовке и обработке документов;
• ритмичности движения документов, которая обеспечивает их равномерное поступление и способствует пропорциональной загрузке как специалистов аппарата управления, так и службы делопроизводства.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей — документопотоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Под документопотоком (потоком документной информации) понимается сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении.

Документопотоки различают  по направлению и по отношению  к управленческому объекту. По направлению выделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, руководящий орган власти и подчиненные ему учреждения и организации, центральный офис фирмы и филиалы.

Восходящие  потоки — это документы подчиненных организаций, направляемые в вышестоящие инстанции.