Курс лекций по «Документированию управленческой деятельности»

Приложение: на 10 л. в 3 экз

 

Если в  тексте документа приложения упомянуты, но не названы, в отметке о наличии приложения они должны быть указаны полностью. Например:

Приложения: 1. Положение об Управлении регионального кредитования   на 5 л. в 1 экз. 2. Правила подготовки  и оформления документов Управления  регионального кредитования   на 7л. в 2 экз.

Документы, которые  являются приложениями к другим, должны быть оформлены на стандартных листах бумаги и иметь в правом верхнем углу отметку, состоящую из слова «Приложение» (которое печатают без кавычек), наименования, номера, даты и других реквизитов основного документа.

Например:

Приложение к приказу ректора ИГЭА от 11.04.2005 № 243

Допускается слово «ПРИЛОЖЕНИЕ  №» печатать прописными буквами, а  также центрировать его, наименование документа, дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ  № 2  к приказу Минздрава России  от 05.06.2004№51

 

 

Реквизит 22 – «Подпись» включает: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, с указанием названия организации, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например:

Вице-президент Ассоциации

региональных предприятий       А.А. Борисов

При оформлении документа  на должностном бланке должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа  несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под  другой в последовательности, соответствующей  занимаемой должности, например:

Директор института       М.В. Ларин

Главный бухгалтер     Т.В. Марфина

При подписании документа  несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном  уровне, например:

Директор АО «Союз»	Директор ЗАО «Сигма»
_________       Ю.Г. Демин	_________       А.Н. Гордеев

При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан и.о. руководителя или его заместителем, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия.

Например:  И.о. директора  Личная подпись  А.Н. Скакунов

 

Реквизит 23 – «Гриф согласования документа»  состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Академии маркетинга

____________А.Г. Громов

дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук от 05.06.2004 № 430-162 

С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ подписан или утвержден.

Согласование документа может  быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.

Гриф согласования может  располагаться на отдельном листе  согласования, в этом случае в документе перед подписью делается отметка: «Лист согласования прилагается».

 

 

Лист согласования может  оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта Положения об общих принципах сотрудничества
СОГЛАСОВАНО Генеральный директор ЗАО «Партнер» _____ А.Г. Громов дата	СОГЛАСОВАНО Генеральный директор АО «Дон» _____ А.Г. Волков дата
СОГЛАСОВАНО Президент Ассоциации Региональных предприятий _____ К.И. Романов дата	СОГЛАСОВАНО Председатель Правления  банка «Прогресс» ______А.С. Лунев дата

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

 

Реквизит 24 – «Визы согласования документа». 

Согласование проектов документов в пределах одной организации (внутреннее согласование) оформляют визой, включающей в себя должность и подпись лица, визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

 

Руководитель юридического отдела

____________ А.С. Орлов

дата

Оформленная таким образом  виза означает согласие должностного лица с содержанием документа. При  наличии замечаний по документу  визу оформляют следующим образом:

 

Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

______А.С.  Орлов

дата

Документ визируется юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, и заинтересованными  в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе  по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование  нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Если в процессе визирования  в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию.

Реквизит 25 – «Оттиск печати».

Документы заверяют печатью  организации.

Печать является механическим приспособлением, устройством, содержащим клише печати для последующего проставления оттиска на бумаге. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. В ГОСТ Р 6.30-2003 изменилось название реквизита по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97, новое название — «оттиск печати», которое более соответствует существу реквизита. Оттиск печати в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 заверяет подлинность подписи на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

Каждая организация  для заверения подлинности подписи  должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписей должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербовую печать. Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 (с изменениями № 1 к ГОСТ Р 51511-2001) «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Кроме того, в  организации могут использоваться печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.

 

Реквизит 26 – «Отметка о заверении копии».

При заверении соответствия копии документа (включая ксерокопию) подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

ВЕРНО

Инспектор отдела кадров  ______________  Т.С. Левченко

дата

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

 

 

 

Реквизит 27 – «Отметка об исполнителе»  включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Рекомендуется указывать также код города для убыстрения и упрощения связи.

Отметку об исполнителе  располагают на лицевой или оборотной  стороне последнего листа документа  в левом нижнем углу, например:

В.А. Жуков

224 45 67 — 095

 

Реквизит 28 – «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».  Отметка об исполнении документа включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении: слово «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Например:

Отправлен факс от 01. 07. 2004 № 127 В дело №01-1 5  __________ Т.И. Ткачева Дата

или

Издан приказ от 01. 06. 2004 № 12 «О создании экспертной комиссии» В дело №01-02 _____________Т.И. Ткачева  Дата

 

Реквизит 29 – «Отметка о поступлении документа  в организацию»  содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости — часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа или от руки в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте.

Название организации 00.00.0000 №________ 00 ч 00 мин

 

Реквизит 30 – «Идентификатор электронной копии  документа»  представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации. Отметка для автоматического поиска и контроля информации проставляется в момент подготовки документа.

 

Тема: Особенности оформления текста документа

Текст - главный реквизит документа

Текст документа отражает основное смысловое содержание документа — управленческое действие, решение. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее по тексту — национальном) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на государственном (русском) языке. Тексты документов, направляемых зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на государственном (русском) или английском языке.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Документ призван побудить к  какому-либо действию, убедить.

Это достигается аргументированностью и логичностью приводимых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объективности информации, фиксируемой в документе, максимальной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оценка событий.

Полнота информации предполагает, что  в документе изложена вся информация, необходимая для решения вопроса, поставленного в документе. Именно неполнота информации чаше всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.